Im MS Outlook Ablenkungen unterbinden

In MS Outlook gibt es die sogenannte Desktopbenachrichtigung. Diese Funktion blendet ein kurzes Benachrichtigungsfeld (eine Ansicht der eingegangenen E-Mail) ein, wenn im Hintergrund Outlook geöffnet und man selbst in einem anderen Programm aktiv ist.

Durch diese Desktopbenachrichtigung kann man beispielsweise einen Brief in Word tippen und trotzdem wird man über den Eingang einer E-Mail informiert, ohne dafür ins Outlook wechseln zu müssen.

Diese Benachrichtigung kann recht praktisch sein, beispielsweise wenn man auf eine bestimmte E-Mail wartet und zur Eingangsüberprüfung nicht ständig ins Outlook wechseln möchte. Nichtsdestotrotz zählt diese Benachrichtigungsfunktion auch zu den Ablenkungen erster Klasse.

Natürlich können Sie diese Desktopbenachrichtigung jederzeit deaktivieren oder einfach Outlook schließen. Dann werden Sie nicht weiter durch eingehende Nachrichten abgelenkt.  Aber es gibt noch eine Möglichkeit, die ich bevorzuge:

Automatisches Empfangen deaktivieren

Ich habe das automatische Abrufen neuer E-Mails unterbunden. Damit hole ich die E-Mails nur mehr dann ab, wenn ich dafür auch die Zeit habe. Ich werde also nicht mehr zwischendurch ständig durch eingehende Nachrichten abgelenkt.

Vielleicht wollen Sie die Auswirkung dieser Maßnahme auch auf Ihre Produktivität testen? Dann gehen Sie so vor:

  • Wechseln Sie zu den E-Mail-Optionen über das Menü Extras > Optionen.
  • Dann ein Klick auf die Registerkarte E-Mail-Setup und dort auf die Schaltfläche Senden/Empfangen:
    outlook desktopbenachrichtigung
  • Nun noch das Häkchen bei der Automatischen Übermittlung entfernen:
    desktopbenachrichtigung

Das war es! Natürlich können Sie auch das Intervall für die automatische Übermittlung erhöhen – wie auch immer.

Wenn Sie hingegen diese automatische Übermittlung nicht unterbinden möchten, können Sie die Desktopbenachrichtigung – den Feind für konzentriertes Arbeiten – deaktivieren.

Desktopbenachrichtigung deaktivieren

  • Klicken Sie hierfür im Menü Extras > Optionen im Register Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen:
    outlook desktopbenachrichtigung
  • Dann im sich öffnenden Dialogfeld auf Erweiterte E-Mail-Optionen. Nun können Sie hier entweder die Benachrichtigung deaktivieren (s. gelber Pfeil) oder mit Klick auf die Schaltfläche Desktopbenachrichtigungseinstellungen beliebig anpassen.
    desktopbenachrichtigung deaktivieren

Noch ein allgemeiner Hinweis zur Desktopbenachrichtigung:

„Seltsam, meine Desktopbenachrichtigung funktioniert nicht für alle Nachrichten!“

Diese Aussage habe ich schon öfter gehört. Dazu muss man wissen:

Für Nachrichten, die per Regel automatisch in einen Ordner verschoben werden, wird diese Desktopbenachrichtigung nicht eingeblendet.

Beispielsweise habe ich für alle abonnierten Newsletter eine Regel eingerichtet, die diese Nachrichten automatisch in meinen E-Mail-Ordner „Newsletter“ verschiebt. Wenn ich dann mal Zeit und Muße habe, lese ich mir die Newsletter-Nachrichten in diesem Ordner durch. Für diese E-Mails ist es durchaus sinnvoll, keine Desktopbenachrichtigung zu erhalten.

Nun kann es aber sein, dass man für die Nachrichten eines bestimmten Absenders auch eine Regel eingerichtet hat, mit der diese automatisch in den entsprechenden E-Mail-Ordner abgelegt werden. Und für diese Nachrichten soll die Desktopbenachrichtigung funktionieren.

Damit das gewährleistet wird, muss die Regel entsprechend angepasst werden.

  • Dafür gehen Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen. Öffnen Sie in der Regel-Liste mit einem Doppelklick die entsprechende Regel.
  • Mit einem weiteren Klick auf Weiter gelangen Sie zum Dialogfeld, wo Sie die Aktionen für die Regel festlegen können. In der Liste mit den definierten Aktionen finden Sie ganz unten Desktopbenachrichtigung anzeigen.
    desktopbenachrichtigung deaktivieren
  • Hier einen Haken setzen. Schon erhalten Sie eine Desktopbenachrichtigung bei Nachrichten, für die diese Regel zutrifft.


Zum Weiterlesen:



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