Gilt nicht nur für Outlook: Deaktivieren Sie die automatische E-Mail-Benachrichtigung!

Geht es Ihnen auch so, dass Sie durch jede E-Mail-Benachrichtigung abgelenkt werden? Bei mir war es früher so. Egal, woran ich gerade gearbeitet habe, ich habe immer sofort nachgesehen, wer mir die E-Mail gesendet hat. Und meist habe ich die E-Mail auch gleich gelesen. Und weil ich schon dabei war, falls notwendig,  gleich beantwortet.

Auch wenn das Öffnen der E-Mail, das Lesen und Antworten nicht länger als eine Minute dauert, etwas bleibt oft unberücksichtigt: Immer wenn man eine Arbeit unterbricht – z.B. für das Lesen einer Mail – muss man sich danach in die unterbrochene Tätigkeit wieder „einarbeiten“. Die Länge dieser Einarbeitungszeit hängt von der Art der Tätigkeit ab. Bei der Unterbrechung von Routinearbeiten spielt sich diese Einarbeitungszeit meist im Sekundenbereich ab, bei anspruchsvolleren Aufgaben dauert sie wesentlich länger.

So setzt sich also die Dauer der Unterbrechung aus der Unterbrechung selbst und aus der Einarbeitungszeit zusammen.

Wieder zurück zu den E-Mails: In Summe sind das während des Tages viele kleine Zeitfresser, die unsere Arbeit erheblich stören können. Als kleines Beispiel: Wenn ich für eine Aufgabe normalerweise eine Stunde benötige, kann sich diese – abhängig von der Anzahl und Dauer der E-Mail-Unterbrechungen – schon mal auf zwei Stunden ausdehnen. Am Ende des Arbeitstages fragt man sich dann, wieso wieder so viel wichtige Arbeit liegen geblieben ist.

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Man kann noch so ein guter „Zeitmanager“ sein, wenn man die Zeitdiebe nicht in den Griff bekommt, dann bewegt man sich auf der Stelle. Um den großen Zeitdieb „E-Mails“ in Zaum zu halten, sollten Sie deshalb unbedingt die automatische E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren.

Automatische Benachrichtigung deaktivieren

Am besten gehen Sie so vor:

  • Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung.
  • Legen Sie feste E-Mail-Bearbeitungszeiten fest, und schauen Sie nur zu diesen Zeiten in den Posteingang.
  • Arbeiten Sie in diesen Phasen konsequent Ihre eingetrudelten E-Mails ab.

Meine E-Mail-Zeiten sind so eine halbe Stunde vor der Mittagspause und eine halbe Stunde vor Arbeitsschluss. Diese E-Mail-Zeiten haben sich für mich bewährt und zwar aus folgendem Grund:

Ich möchte pünktlich in die Mittagspause gehen und auch nach Hause. Um dies zu schaffen, arbeite ich meine E-Mails entsprechend effizienter ab, als wenn ich meine E-Mail-Zeiten irgendwann zwischendurch einschiebe.

Zwei Mal am Tag reicht vollkommen

Zwei Mal am Tag die E-Mails „checken“ reicht vollkommen. Meist ist sogar ein Mal ausreichend. Vielleicht gibt es ganz spezielle Anwendungen (Support etc.), wo man innerhalb kürzester Zeit auf eine Mail reagieren muss, aber mir sind solche nicht bekannt.

Ein Teilnehmer in meinem Outlook-Kurs erzählte mir von seinem Vorgesetzten, und wie dieser Aufgaben delegiert: „Mein Chef, der in einer anderen Filiale sitzt, schickt mir seine Anweisungen ständig per Mail. Und er erwartet auch immer prompte Reaktion darauf. Also kann ich meine E-Mail-Benachrichtigung nicht deaktivieren.“ Wenn auch Sie einen solchen Chef haben, dann können Sie trotzdem die automatische E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren. Und nur für die E-Mails von Ihrem Chef können Sie eine Benachrichtigung-Regel einrichten.

Das bedeutet: Alle E-Mails, die nicht von Ihrem Chef kommen, landen in Ihrem Posteingang, ohne dass Sie es merken – also keine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Diese werden dann in den fixen E-Mail-Zeiten abgearbeitet.

Sollte dazwischen eine Chef-Mail eingehen, werden Sie durch die Regel benachrichtigt und können gleich reagieren.

Und so deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung in Outlook:

  1. Holen Sie im Menü Extras – Optionen – die Registerkarte Einstellungen nach vorne.
  2. Klicken Sie auf E-Mail-Optionen – Erweiterte E-Mail-Optionen und deaktivieren Sie alle Optionen bei Eintreffen neuer Elemente im Posteingang.
  3. Klicken Sie dann auf den Button Erweiterte E-Mail-Optionen und deaktivieren Sie alle Optionen im Bereich Beim Eintreffen neuer Elemente.
    outlook email-benachrichtigung
  4. Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK.

Diese winzige Maßnahme hat bei mir eine erhebliche Effizienzsteigerung bewirkt. Damit wurde mir bewusst, wie viel Zeit  ich früher nur durch E-Mail-Unterbrechungen vergeudet habe.



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