Outlook-Aufgaben mit Dokumente ergänzen – auch das geht!

MS Outlook ist hervorragend zur Verwaltung von Aufgaben geeignet. Wie Sie in Outlook neue Aufgaben anlegen und delegieren, habe ich bereits in einem anderen Beitrag beschrieben. Heute zeige ich Ihnen, wie Sie Aufgaben mit Dokumente verknüpfen können.

Sie kennen das sicher: Häufig ist für die Erledigung einer Aufgabe ein Dokument bzw. eine Datei erforderlich. Oft kommt es vor, dass wir nach diesem Dokument suchen. Und Suchzeiten sind die größten Zeitfresser.

Um spätere Suchzeiten zu vermeiden, verknüpft man die Aufgabe am besten mit den für die Erledigung erforderlichen Unterlagen.

Das ist in MS Outlook kein Problem. Im Grunde haben Sie dafür drei Möglichkeiten:

  1. Für die Erledigung einer Aufgabe ist ein Dokument in Papierform notwendig: Hier ergänze ich im Aufgabenbetreff den Ort in Großbuchstaben, wo ich das für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Dokument finde bzw. abgelegt habe.outlook aufgabe

    Wenn ich dann die Aufgabe angehe, weiß ich sofort, wo ich das für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Dokument finde und brauche nicht lange zu suchen.

  2. Für die Durchführung der Aufgabe ist eine Datei erforderlich:
    Um die Aufgabe mit der Datei zu verknüpfen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Datei einfügen oder im Menü Einfügen auf Datei. In der Aufgabenliste erkennen Sie eine solche Aufgabe am Klammer-Symbol.outlook aufgaben
    Achtung: Beim Einfügen einer Datei in eine Aufgabe wird diese kopiert. Wenn Sie bis zur Fälligkeit der Aufgabe die Datei noch verändern, entspricht diese Datei in der Aufgabe nicht dem aktuellen Stand.
    Wenn Sie also wissen, dass die Datei bis zur Fälligkeit öfter aktualisiert wird, wählen Sie die nächste Variante.
  3. In einer Aufgabe einen Verweis zu einer Datei einfügen:
    Manchmal ist es erforderlich, dass Sie eine Aufgabe mit einer Datei verknüpfen müssen, die Sie bis zur Erledigung der Aufgabe noch öfter bearbeiten. In so einem Fall verknüpfen Sie die Aufgabe mit einem Verweis auf die Datei. So greifen Sie bei Fälligkeit der Aufgabe immer auf den aktuellsten Stand der Datei zu.

Beispiel: Sie schicken Herrn Rumpelstilzchen eine Aufstellung der aktuellen Verkaufszahlen. Hierfür legen Sie eine Serienaufgabe an mit Fälligkeitsdatum am 1. jedes Monats und einer Verknüpfung mit der Datei „Verkaufszahlen“.

Wenn Outlook Sie an die Aufgabe erinnert, klicken Sie einfach auf den Link im Aufgabenfenster. Es öffnet sich die Datei mit den aktuellen Verkaufszahlen, die Sie dann direkt an Herrn Rumpelstilzchen weiterleiten.

Und so verknüpfen Sie eine Aufgabe mit einem Verweis:

  1. Legen Sie eine neue Aufgabe an (Strg + N).
  2. Klicken Sie wie vorher in der Symbolleiste auf das Symbol Datei einfügen.
  3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie dann auf das kleine Dreieck neben der Schaltfläche Einfügen.outlook organisation
  4. Wählen Sie nun in diesem Dropdownmenü den Befehl Als Hyperlink einfügen.

Mein Tipp:

Der Link zu der Datei wird im Notizfeld der Aufgabe eingefügt. In der Aufgabenliste selbst sehen Sie nicht, dass die Aufgabe mit einer Datei verlinkt ist.

Oft vergeht zwischen dem Anlegen der Aufgabe und der Fälligkeit längere Zeit. So habe ich oft vergessen, dass die Aufgabe mit einer Datei verlinkt wurde und habe diese umständlich gesucht. Um dies zu vermeiden, ergänze ich den Aufgabenbetreff mit „DATEILINK“ (Sie können natürlich einen eigenen Begriff wählen):
aufgabenverwaltung outlook

So weiß ich beim Lesen der Aufgabe sofort, dass ich diese mit einer Datei verlinkt habe und erspare mir durch Klick auf den Link im Notizfeld Zeit für das Suchen der Datei.

Sie haben nun gesehen, welche Möglichkeiten Sie für die Aufgaben in Outlook haben.



Kommentare

  • Günter

    Soweit ganz hilfreich. Das Einfügen eines Hyperlinks geht aber schneller über “Einfügen”, dann Hyperlink etwas weiter rechts in der Menüleiste.

    Ich habe immer sehr viele kleinere und größere Aufgaben zu erledigen, die zum Teil auch länger dauern. Ich habe mir deshalb in Outlook ein Feld Lfd.Nr., in das ich die Zahlen 1-40 eingegeben habe. Für die Unterlagen zu den einzelnen Aufgaben, habe ich mir ein Hängemappensystem ebenfalls mit 1-40 angelegt. Da kommen alle relevanten Unterlagen rein. So habe ich einen freien Schreibtisch (so ziemlich jedenfalls) und immer alle Unterlagen auf einen Griff parat.

    Günter antworten

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