In MS Outlook eine Aufgabe delegieren – kein Problem!

Wussten Sie, dass Sie mit MS Outlook eine Aufgabe auch delegieren können? Wenn nicht, möchte ich Ihnen hier zeigen, wie das geht. Denn es ist wirklich eine feine Sache.

Für uns alle hat der Tag nur 24 Stunden, daran können wir nichts ändern. Aber etwas können wir tun, um „mehr Zeit zu gewinnen“: Wir können die Anzahl der selbst zu erledigenden Aufgaben verringern, und zwar durch delegieren.

Um mit Outlook eine Aufgabe delegieren zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie haben einen Internetanschluss oder hängen mit Ihrem Computer in einem (internen) Netzwerk,
  • die Person, an der Sie die Aufgabe übertragen wollen, arbeitet auch mit Outlook.

Wenn Sie in einem großen Büro arbeiten und/oder mit mehreren Mitarbeitern, die räumlich getrennt sind und deshalb nicht täglich persönlichen Kontakt haben, bietet sich diese Möglichkeit des Delegierens förmlich an.

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, dass man den Erledigungsfortschritt der delegierten Aufgabe verfolgen kann. Damit verlieren Sie nicht den Überblick und Terminverzüge lassen sich leichter verhindern.

Denn wenn ich in meinem Outlook sehe, dass meine delegierte Aufgabe an Rudi Gernbequem noch nicht mal zur Hälfte erledigt und diese bis Morgen fällig ist, werde ich Rudi mal ein bisserl Feuer machen.

Und so delegieren Sie in MS Outlook eine Aufgabe

Aufgaben delegieren Sie in Outlook mit einer sogenannten Aufgabenanfrage.

  1. Klicken Sie bei den Aufgaben im Menü Aktionen auf den Befehl Neue Aufgabenanfrage.

outlook aufgabe

Alternativ können Sie mit Strg + N eine neue Aufgabe öffnen und dort im Menü Aktionen > Aufgabe zuordnen. Diese Vorgangsweise gilt auch für bereits angelegte Aufgaben, die Sie delegieren möchten. Dann öffnet sich entsprechendes Aufgabenfenster:

outlook aufgabe übertragen

  • Im Feld An geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie die Aufgabe delegieren. Wenn Sie die E-Mail-Adresse bereits in Ihrem Adressbuch haben, können Sie diese durch Klick auf die Schaltfläche An übernehmen.
  • Nun können Sie die Aufgabe mit weiteren Informationen für die zuständige Person ergänzen, beispielsweise mit Fälligkeitsdatum, Priorität, Notizen.
  • Damit Sie den Erledigungsstatus der Aufgabe verfolgen können, müssen die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktiviert sein. Diese Optionen sind standardmäßig aktiviert.
    In Ihrer Aufgabenliste wird dann eine Kopie der Aufgabe gespeichert, wo auch die Statusinformationen angezeigt werden, falls die beauftragte Person welche versendet.
  • Mit Klick auf die Schaltfläche Senden wird die Aufgabenanfrage per E-Mail an die zuständige Person gesendet.

Delegierte Aufgaben erkennen Sie in der Aufgabenliste am Handsymbol.

aufgabe übertragen in outlook

Aufgabenansicht anpassen

Nehmen wir an, Sie haben nun mehrere Aufgaben delegiert. Jetzt möchten Sie natürlich in Ihrer Aufgabenliste auch sehen, an wen Sie welche Aufgabe delegiert haben, zu wieviel Prozent die Aufgabe erledigt ist, welche Aufgabe schon erledigt und wann welche Aufgabe fällig ist. Nur dann können Sie auch wirklich Aufgaben effizient weiterverfolgen.

Um das zu ermöglichen, müssen Sie in die Ansicht Übertragene Aufgaben wechseln.

aufgaben delegieren in outlook

So, nun haben Sie die Übersicht auf alle delegierten Aufgaben.
Diese Ansicht können Sie dann noch beliebig anpassen, z. B. indem Sie zur besseren Übersicht noch einige Spalten einblenden. Auch das geht ganz einfach. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, beispielsweise auf Betreff. Dann erscheint das Kontextmenü mit dem Befehl Feldauswahl:

delegieren in outlook

Einfach draufklicken und es öffnet sich das Feldauswahlfenster. Dort noch im Pulldown-Menü Alle Aufgabenfelder auswählen.  Nun können Sie Ihre aktuelle Aufgabenansicht Übertragene Aufgaben mit zusätzlichen Spalten ergänzen. Das geht, indem Sie ein Feld mit gedrückter linker Maustaste in die Spaltenüberschrift ziehen.

Sobald dort der rote Doppelpfeil erscheint, können Sie die Maustaste loslassen und die neue Spalte wird eingefügt:aufgabenanfrage outlook

Ich habe auf diese Weise in meiner Ansicht Übertragene Aufgaben noch die Felder % erledigt und Erledigt am ergänzt.

aufgabenanfrage

Indem ich auf die Spaltenüberschrift Fällig am klicke, werden die Aufgaben nach dem Fälligkeitstermin sortiert.

So sehe ich sofort, welche der delegierten Aufgaben als nächstes fällig sind und zu wie viel % diese erledigt sind und kann bei Bedarf rechtzeitig reagieren.

Reaktion auf eine Aufgabenanfrage

Wenn Sie nun eine Aufgabenanfrage verschicken, dann hat der Empfänger die Möglichkeit, die Aufgabe abzulehnen, anzunehmen oder diese einer anderen Person zu übertragen. Ja, ja, die Delegationskette. :-)

Auch wenn diese Aufgabe weiter übertragen wird, erhalten Sie trotzdem den Erledigungsstatus per E-Mail. Also egal, an wie viele Personen die Aufgabe weiter übertragen wird, sie wissen immer über den Erledigungsfortschritt Bescheid, egal, wer schlussendlich die Aufgabe erledigt.

So wie Sie Aufgabenanfragen per E-Mail verschicken können, können Sie auch Terminanfragen versenden. Das gleiche Prinzip – das ist schon eine feine Sache.

Noch ein Hinweis:

Immer wieder kommt es vor, dass Aufgaben- bzw. Terminanfragen, welche übers Internet versendet werden, beim Empfänger fehlerhaft eintreffen, z. B. kann dieser die Anfrage weder bestätigen noch ablehnen. Der Grund liegt darin, dass solche Anfragen Skripte enthalten, die auf dem Weg zum Empfänger durch Spamfilter, Virenscanner oder Firewalls geblockt oder beschädigt werden. Darauf hat man leider wenig Einfluss.

Sodala, jetzt haben Sie gesehen, dass MS Outlook auch bei der Aufgabendelegation ein starkes Tool ist. Nutzen Sie es, wenn Sie die Möglichkeit haben. Vor allem dann, wenn Sie in der Regel viele Aufgaben delegieren. Damit behalten Sie den Überblick.

Lassen Sie nun mal einen Blick über die Aufgaben in Ihrer Liste schweifen und fragen Sie sich bei jeder einzelnen, ob Sie diese delegieren können und dadurch mehr Zeit für Wichtigeres gewinnen.



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