Die neuen und praktischen QuickSteps in Outlook 2010

Eine sehr praktische Neuerung in Outlook 2010 sind die QuickSteps. Damit haben Sie die Möglichkeit, mehrere Arbeitsschritte bzw. Befehle zusammenzufassen, sodass sie mit einem Klick durchgeführt werden können.

Um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, müssen Sie also nicht jeden einzelnen Befehl wählen, sondern können die einzelnen Befehle mit einem Klick automatisch nacheinander ausführen lassen.
Genug der Theorie. Folgend zeige ich Ihnen einige Möglichkeiten, wie selbstangelegte QuickSteps zur Steigerung der Effizienz beitragen können.

QuickSteps können aber nur für den Ordner E-Mail angelegt werden. Für die anderen Outlook-Ordner (Kalender, Aufgaben etc.) steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe

Hat eine E-Mail erst zu einem späteren Zeitpunkt eine Aktion zur Folge, erstellen Sie daraus am besten eine Aufgabe mit einer Erinnerung und verschieben die E-Mail danach in den entsprechenden Ablage-Ordner. Und das Ganze können Sie mit einem QuickStep automatisieren:

  • Klicken Sie im Start-Register des Ordners E-Mail auf Neu erstellen:
    quickstep outlook
  • Als Namen für den QuickStep habe ich Aufgabe anlegen und die dazugehörige Aktion Eine Aufgabe mit Anlage erstellen gewählt:
    outlook quicksteps
  • Mit Klick auf Aktion hinzufügen können Sie noch weitere Aktionen ergänzen, die dann automatisch ausgeführt werden – z.B. einer Kategorie zuordnen, in einen Ordner verschieben etc.
  • Wenn Sie in Zukunft den QuickStep über eine Tastenkombination starten wollen, können Sie eine der vorgegebenen auswählen.
  • Mit Klick auf Fertig stellen ist der neue QuickStep angelegt und findet sich nun in der Auswahlliste:
    quickstep ms outlook

Wenn Sie nun eine eingegangene E-Mail markieren und dann auf den neuen QuickStep klicken, öffnet sich automatisch eine Aufgabe mit der E-Mail im Anhang. Nun können Sie die Aufgabe mit allen relevanten Informationen und Einstellungen (Erinnerung etc.) versehen und speichern.

Auf dieselbe Weise lassen sich E-Mails beispielsweise

  • automatisch einer Kategorie zuordnen und in Folge in einen gewählten Ablageordner verschieben
  • in einen Termin umwandeln (wie am gezeigten Beispiel mit der Aufgabe)
  • an eine bestimmte Person oder Personengruppe weiterleiten etc.

Praxistipp:

Experimentieren Sie mit dieser neuen Funktion, bis Sie die für Sie optimalen QuickSteps gefunden haben. Gehen Sie aber sparsam um. Bei zu vielen QuickStepsverliert man leicht den Überblick.

Zum Weiterlesen:



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