So schützen Sie Ihre Office-Dokumente vor neugierigen Augen

Viele nutzen MS Word, um Texte zu schreiben oder MS Excel für Berechnungen und Tabellen – so auch ich.

Aber nicht jeder Text oder jede Tabelle ist für jedermanns Auge bestimmt. Man will ja nicht alles der Öffentlichkeit preisgeben. Weniger bekannt ist die Möglichkeit, in Word und Excel Dokumente mit einem Passwort vor fremden Zugriff zu schützen.

So schützen Sie Ihr MS Word-Dokument mit einem Passwort

Ich will den Vorgang anhand eines Beispiels erläutern. Ist ganz einfach. Hier am Beispiel von Word 2007.

  • Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und tippen dort Ihre „Geheimnisse“ hinein.
  • Gut, Geheimnisse geschrieben, jetzt geht’s ans Sperren. Drücken Sie die Taste F12. Alternativ gelangen Sie auch über die Office-Schaltfläche rechts oben zum Befehl Speichern unter:
    word passwort schützen
  • Es öffnet sich das Speichern-unter-Dialogfenster. Dann klicken Sie unten auf Tools und wählen dort den Befehl Allgemeine Optionen.
    dokumente mit passwort schützen
  • Nun öffnet sich ein weiteres Fenster mit einem Kennwort-Eingabefeld:
    ordner passwort schützen

Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten:

  1. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand Ihre Datei öffnen kann, dann geben Sie in das erste Feld ein Kennwort ein.
  2. Wenn andere Personen Ihr Dokument öffnen, aber nicht überschreiben dürfen, dann geben Sie in das untere Feld ein Kennwort ein. Dadurch können andere zwar Ihre Datei öffnen und auch bearbeiten, müssen diese aber unter einem neuen Namen abspeichern. Ihr Original bleibt also unverändert.

Das Ganze in der Vorgängerversion von MS Word 2007

Wenn Sie eine Vorgängerversion von Word 2007 nutzen, gibt es diese Schutzfunktion natürlich auch.

  • Gehen Sie dafür ins Menü Datei > Speichern unter.
  • Es öffnet sich das bekannte Dialogfenster und oben rechts finden Sie das Menü Extras > Sicherheitsoptionen. Hier können Sie die gewünschten Sicherheitseinstellungen vornehmen.

Die gleiche Vorgehensweise können Sie nutzen, um beispielsweise Excel- oder Powerpoint-Dokumente vor neugierigen Blicken zu schützen.

Wenn Sie hingegen Dokumente ohne Schutzfunktionsmöglichkeit oder ganze Ordner mit mehreren Dateien wegsperren wollen, ist dafür ein zusätzliches Tool nötig. Ein solches habe ich hier beschrieben.

Zum Weiterlesen:



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