Korrespondenz: Mit den vier W zu den gewünschten Antworten

Im Folgenden ein Trick von einem E-Mail-Marketer: Wollen Sie eine schnelle Antwort oder Reaktion auf Ihr Schreiben, berücksichtigen Sie die vier „W“.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, geben Sie dem Empfänger das Was, Warum, Wie und Wann vor.

In Ihrem Schreiben soll für den Empfänger also klar sein:

  1. WAS er tun soll
    Beispielsweise: antworten, zustimmen, abstimmen. Oder auch: nicht antworten, wenn Ihr Schreiben nur „zur Info“ dient. Ein kurzer Vermerk im Betreff der E-Mail reicht: „Zur Info: …“
  2. WARUM der Empfänger es tun soll
    Beispiel: “… damit bei der nächsten Besprechung keine Zeit verloren geht, …”
  3. WIE er es tun soll
    Beispielweise “… gern auch telefonisch, per Fax, E-Mail …“, „ Telefonisch erreichen Sie mich am Besten gegen …“
  4. WANN er es tun soll
    Geben Sie immer ein konkretes Datum bekannt, z. B. “noch heute”.

Sie werden feststellen, dass Sie damit schneller und eher die (gewünschten) Antworten erhalten.



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