Mit dem Junk-E-Mail-Filter in Outlook die Spam-E-Mails im Griff
In Outlook werden die Spam-E-Mails als Junk-E-Mails bezeichnet. MS Outlook hat einen Junk-E-Mail-Filter integriert. Eingehende E-Mails werden nach Kriterien geprüft, die eine Spam-E-Mail vermuten lassen. Verdächtige E-Mails werden dann automatisch in den Ordner Junk-E-Mail verschoben.
Nun haben Sie in MS Outlook mehrere Möglichkeiten, die Spam-E-Mails in den Griff zu bekommen. Dabei geht es nicht darum, die Anzahl der Spam-E-Mails zu reduzieren, sondern diese soweit wie möglich aus dem Posteingang herauszufiltern. Denn wenn im Posteingang täglich zahlreiche Spam-Nachrichten einlangen, verliert man nicht nur die Übersicht, sondern benötigt auch täglich wertvolle Zeit, diese E-Mails aus dem Posteingang zu entsorgen.
Sie können Absender von Spam-E-Mails zu einer Versenderliste hinzufügen, damit deren E-Mails beim Eintreffen in Zukunft automatisch in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben werden. Dadurch bleibt Ihr Posteingang übersichtlicher.
Absender in Junk-E-Mail-Liste aufnehmen
Wenn eine Spam-E-Mail in Ihrem Posteingang landet und Sie wollen dessen Absender zur Junk-E-Mail-Versender-Liste hinzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Markieren Sie diese Spam-E-Mail mit der rechten Maustaste.
- Wählen Sie im Kontextmenü Junk-E-Mail und klicken Sie dann auf Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen.
Beim nächsten Eintreffen einer E-Mail von diesem Absender wird diese automatisch in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben.
Da es gerade ein Merkmal von Spam-E-Mails ist, dass gleiche Inhalte mit ständig wechselnden dynamischen Absendern verschickt werden, ist die Junk-E-Mail-Liste von Outlook leider nur von begrenztem Nutzen.
Sie bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie von eindeutig bestimmten Domains Spam-E-Mails erhalten. Der Aufwand lohnt sich allerdings nicht, jeden Absender einer unerwünschten Werbemitteilung in die Liste der Junk-E-Mail-Versender aufzunehmen.
Personen als sichere Absender aufnehmen
Ab Outlook 2003 haben Sie die Möglichkeit, einen Absender zur Liste der sicheren Absender hinzuzufügen. Dadurch verhindern Sie, dass beispielsweise die E-Mail eines Geschäftspartners unabsichtlich in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben wird.
So fügen Sie einen Absender zur Liste der sicheren Absender hinzu:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail im Posteingang und wählen Sie im Kontextmenü Junk-E-Mail > Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen.
Mein Tipp:
Nehmen Sie alle Ihre Geschäftspartner in die Liste der sicheren Absender auf. So vermeiden Sie, dass eine wichtige E-Mail unabsichtlich im Junk-E-Mail-Ordner landet. Für Personen, die Sie bereits in Ihren Outlook-Kontakten angelegt haben, ist dieser Vorgang nicht erforderlich. Denn diese Personen zählt MS Outlook automatisch zu den sicheren Absendern.
Bearbeiten der Junk-E-Mail-Listen
Wenn Sie die Liste der Junk-E-Mail-Versender ansehen bzw. bearbeiten wollen, so sind folgende Schritte notwendig:
- Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen > Einstellungen.
- Klicken Sie auf den Begriff Junk-E-Mail.
- Mit einem Klick auf das entsprechende Registerblatt (Sichere Absender, Sichere Empfänger, Blockierte Absender) können Sie die gewählten Listen bearbeiten.
Grad des Junk-E-Mail-Schutzes ändern
In MS Outlook gibt es vier Stufen des Junk-E-Mail-Schutzes. Standardmäßig ist der Grad auf Niedrig eingestellt. Sollte Ihre Spam-Belastung zunehmen, können Sie den Grad auf Hoch ändern. Dies bedingt aber, dass Sie regelmäßig Ihren Junk-E-Mail-Ordner auf Nachrichten kontrollieren, die kein Spam sind.
So ändern Sie den Grad des Junk-E-Mail-Schutz:
- Klicken Sie im Menü Aktionen auf den Befehl Junk-E-Mail und wählen im Untermenü den Befehl Junk-E-Mail-Optionen.
- Holen Sie im Dialogfeld die Registerkarte Optionen nach vorne und wählen dort den Grad Hoch aus.
- Mit einem Klick auf OK übernehmen Sie die neue Einstellung.
Eine zusätzliche Spam-Regel einrichten
Mit einer eigenen Anti-Spam-Regel können Sie die Anti-Spam-Funktionen von MS Outlook erweitern. Und so erstellen Sie in wenigen Schritten eine Anti-Spam-Regel:
- Klicken Sie im Menü Extras – Regeln und Benachrichtigungen – auf Neue Regel oder auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste Erweitert:
- Wählen Sie im nächsten Schritt Regel ohne Vorlage erstellen und den Punkt Nachrichten bei Ankunft prüfen. Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie aus der Auswahl die Variante mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text aus.
- Klicken Sie nun unten bei bestimmten Wörtern im Betreff oder Text auf den Link, damit Sie die Wörter erfassen können. Da einige Anti-Spam-Software bei Erkennen von Spam-E-Mails diese mit dem Wort „Spam“ im Betreff versehen, geben Sie hier SPAM ein und klicken auf Hinzufügen – sollten Sie eine solche Software besitzen. Weitere typische Wörter im Betreff von Spam-E-Mails sind: sex, money, viagra, cum, fuck, cash, teen, penis, enlargement, $ etc.
- Geben Sie diese Wörter ein und mit einem Klick auf Hinzufügen nehmen Sie diese in die Liste auf. Bestätigen Sie nach Eingabe der Wörter mit OK.
- Wählen Sie nun aus der Auswahl die oberste Option diese in den Ordner Zielordner verschieben.
- Klicken Sie im unteren Feld auf Zielordner und wählen Sie den Ordner Junk-E-Mail. (Sollte es diesen Ordner nicht geben, müssen Sie vorab einen Ordner anlegen, in den die Spam-E-Mails verschoben werden sollen.)
- Klicken Sie dann auf Fertig stellen und schließen Sie den Regel-Assistenten mit einem weiteren Klick auf OK.
Überprüfen Sie gelegentlich den Junk-E-Mail-Ordner, ob sich nicht eine E-Mail darin befindet, die kein Spam ist.
Das war früher mit dem Icon (das ist ein Spam) wesentlich einfacher; wurde das mit einem Update gelöscht?
Diese Spam-Markierung über das Icon war nie eine Standardfunktion von MS Outlook selbst, sondern ein Add-in von einer Anti-Viren-Software, z. B. von Kaspersky (s. hier ein Lösungsansatz).