Die Grundregel für die Büroorganisation

Ein organisiertes Büro ist die Basis für das effiziente Arbeiten.

Zuerst gilt es, alles zu entsorgen, was nicht mehr benötigt wird. Damit schaffen Sie Freiräume. Haben Sie einmal Platz geschaffen, geht es im nächsten Schritt darum, das Büro so zu organisieren, dass Sie stets schnell Zugriff auf die benötigten Unterlagen haben.

Das bringt die Grundregel für die Büroorganisation auf den Punkt:

Je häufiger der Zugriff zu einem Utensil oder Dokument, desto kürzer der Zugriffsweg.

Was bedeutet das nun in der Praxis?

Diese Tabelle soll die Zugriffsregel für die Büroorganisation veranschaulichen:

Vorgänge in Bearbeitung, also Unterlagen zu aktuellen Vorgängen Griffbereit vom Arbeitsplatz aus: im Ordnerregal in greifbarer Nähe zum Schreibtisch, auf handlichen Beistellmöbel, auf dem Schreibtisch
Erledigte oder in Überwachung befindliche Vorgänge Innerhalb des Büros: Regale, Schränke in Abteilungs- oder Zentralregistratur
Abgeschlossene Vorgänge Separate Aufbewahrung bzw. Archiv

 
Setzen Sie das so um, werden die Zugriffs- und die Suchzeiten kürzer und die Arbeitsabläufe im Büro effizienter.



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