Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Diese sollten Sie unbedingt kennen!

Das mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist so eine Sache: Was muss wie lange archiviert werden? Hiermit sind oft vielen Unsicherheiten verbunden.

Ich habe Ihnen hier mal die wichtigsten Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.

Was muss wie lange aufbewahrt werden?

Unterteilt nach Ländern:

Deutschland

6 Jahre:

Alle Handels- und Geschäftsbriefe (das gilt für die empfangenen sowie für die Kopien der versandten), ebenso müssen sonstige steuerlich relevante Unterlagen 6 Jahre aufbewahrt werden.

10 Jahre:

Für Buchungsbelege, Handelsbücher, Lageberichte, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz etc. gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Weitere Aufbewahrungsfristen:

Zu den erwähnten Fristen gibt es noch zahlreiche berufsrechtliche Vorschriften, die zum Teil kürzere, manchmal aber längere Aufbewahrungsfristen für Dokumente normieren. Solche abweichende Fristen gelten z. B. für die Architektenpläne, die Krankenakte beim Arzt oder die Handakte des Rechtsanwalts.

Aber Achtung: Diese Fristen entbinden die Unternehmen jedoch im Zweifel nicht von der Frist der AO (Abgabenordnung).

Österreich

7 Jahre:

Geschäftsbücher, Belege und Geschäftspapiere müssen 7 Jahre aufbewahrt werden.

12 Jahre:

Für Aufzeichnungen und Unterlagen, welche Grundstücke betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 12 Jahren. Bei bestimmten, gemischt genutzten Grundstücken kann sich diese Frist sogar auf 22 Jahre ausdehnen.

Schweiz

10 Jahre:

Eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz.

20 Jahre:

Dokumente in Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind hingegen 20 Jahre aufzubewahren.

Generell gilt für alle Länder:

Bei anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren sind die entsprechenden Unterlagen länger zu archivieren.

Wann beginnt eine Frist?

Die genannten Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Sie enden in der Regel also auch mit einem Kalenderjahr.

Wo sind die Aufbewahrungsfristen verankert?

Hier ein Überblick über die Quellen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Länder:

Deutschland

In der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen verankert.

Österreich

  • Die Archivierungsfristen für Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und Aufzeichnungen sind im § 132 der Bundesabgabenordnung geregelt.
  • Die Fristen für Unterlagen und Aufzeichnungen, welche Grundstücke betreffen, sind im § 18 Abs. 10 UStG enthalten.

Schweiz

  • Die Quelle für die Aufbewahrungsfristen ist das Obligationenrecht.
  • Die Fristen für Unterlagen in Zusammenhang mit Grundstücken sind im MwStG 58 Ziff. 2 verankert.

Welche Folgen sind mit der Nichtberücksichtigung der Aufbewahrungsfristen verbunden?

Wenn Sie Unterlagen bedenkenlos vernichten, ohne die Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen, kann das für Ihr Unternehmen unangenehme Folgen haben. Im ungünstigsten Fall führt das zu Ordnungsgeldern, den Verlust von Steuervergünstigungen und Zwangsschätzungen.

Aber es bringt auch nichts, wenn Sie Dokumente länger aufbewahren, als dies durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgesehen ist. Sie kennen das sicher: Die Papierflut lässt sich ohnehin sehr schwer in den Griff bekommen. Deshalb:

Weg mit jedem Papier, dass nicht mehr benötigt wird und welches auch von den Fristen nicht länger archiviert werden muss.



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