Erfolgreiche Geschäftsreise – das gilt es zu beachten!

Mobilität ist in unserer globalisierten Leistungsgesellschaft gefragt. Es gibt immer mehr international ausgerichtete Unternehmen. Geschäftsreisen stehen somit vielfach auf der Tagesordnung.

Eine günstige Gelegenheit für so manchen Unternehmer bzw. Mitarbeiter, um den Horizont zu erweitern und ein vielleicht fremdes Land kennenzulernen. Auch wenn das bei einer Geschäftsreise in der Regel nur in sehr eingeschränkter Weise möglich ist.

Wie jede Reise bedarf auch eine Geschäftsreise einer gründlichen Planung. Um vor unliebsamen Überraschungen gefeit zu sein, empfiehlt es sich, damit möglichst frühzeitig zu beginnen.

Beginnend mit den erforderlichen Formalitäten

Denken Sie rechtzeitig an ein Visum, falls Sie dieses für die Einreise in das betreffende Land benötigen. Außerdem brauchen Sie stets einen gültigen Personalausweis bzw. einen Reisepass.

Wenn Sie erst einige Tage vor dem Abreisetermin merken, dass der Personalausweis in Kürze abläuft, wird es schwierig. Denn die Ausstellung der Ausweispapiere kann einige Wochen in Anspruch nehmen.

Außerdem ist häufig der Antrag eines Auslandskrankenscheins bei der Krankenkassa erforderlich, da die herkömmliche Krankenversicherungskarte in vielen anderen Ländern nicht gilt.

Informieren Sie sich rechtzeitig

Information ist alles. Deshalb unbedingt rechtzeitig über die Unterkunftsmöglichkeiten, aufzusuchende Geschäftsstätten und Verkehrsmittel informieren.

Besser vorab einige Infos mehr besorgen, als später vor Ort zu wenig haben.

Ein häufiger „Anfängerfehler“: Vorschnell wird ein Flug oder Hotelzimmer gebucht, ohne daran zu denken, dass man auch irgendwie zum „Einsatzort“ – z. B. Tagungsort – kommen muss.

Dann kann es schon mal passieren: Die Unterkunft liegt zu weit vom Einsatzort entfernt, die Verkehrsanbindung ist schlecht, Verspätungen und Stress sind vorprogrammiert. Deshalb Transfermöglichkeiten und -zeiten inklusive Puffer stets in der Geschäftsreiseplanung einfließen lassen.

Denn mit einer rechtzeitigen und gründlichen Planung lassen sich viele Pannen vermeiden.

Andere Länder, andere Sitten

Insbesondere im Businessbereich und im Umgang mit den Geschäftspartnern spielt die Etikette eine wesentliche Rolle und kann sogar mitentscheidend für den erfolgreichen Geschäftsabschluss sein.

Was im eigenen Land Usus ist, kann in einem anderen Land als grober Fauxpas gelten.

Ausreichende Vorab-Information ist hier das Um und Auf. Einige Institute bieten sogar Vorbereitungskurse an, was die Business-Etikette in einem bestimmten Land anbelangt.

Sorgen Sie für den Notfall

Wertgegenstände getrennt aufbewahren

Die Gefahr des Diebstahls oder eines anderweitigen Verlusts des Eigentums gibt es wohl auf jeder Reise. Schützen Sie sich vor einem Totalverlust Ihrer Wertsachen, indem Sie Ausweise, Kreditkarten und Bargeld getrennt aufbewahren.

Bei einem Verlust des Bargeldes haben Sie dann immer noch Ihre Kreditkarte und umgekehrt. Außerdem ist es sinnvoll, sich vor Beginn der Reise die wichtigsten Notfallnummern zu notieren, um im Falle eines Kartenverlustes sofort die Sperrung des Kontos bzw. der Kreditkarten und des Mobiltelefons zu veranlassen.

Impfplan berücksichtigen

Bei der Einreise in manche Länder, vor allem in Asien und Afrika, sind unter Umständen Impfungen erforderlich. Ihrer Gesundheit zuliebe ist es ratsam, sich darum frühzeitig zu kümmern, da manche Impfstoffe erst nach einer gewissen Zeit wirken.

Die Impfung muss deshalb häufig mehrere Wochen vor Abreisetermin erfolgen. Sinnvoll zu den verpflichtenden Impfungen können vorbeugende Impfungen beispielsweise gegen Cholera, Hepatitis oder Malaria sein. Nähere Informationen diesbezüglich bietet das Gesundheitsamt. Hier können Sie auch die allgemeinen Gesundheitsrisiken erfragen.

Erreichbarkeit einschränken

Geschäftstermine wie Verhandlungen, Konferenzen etc. erfordern Konzentration. Lassen Sie sich daher nicht durch Belanglosigkeiten stören. Kollegen, aber auch Ihre Familie sollte informiert sein, dass Sie nur in dringenden Fällen erreichbar sind. Können Sie sich während Ihrer Geschäftsreise nicht um die elektronische Post kümmern, dann sorgen Sie für eine entsprechende automatische Abwesenheitsmeldung.

Eine Checkliste für die Planung Ihrer Abwesenheit im Büro habe ich hier zusammengestellt.

Zum Weiterlesen:



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