Dateiname und Speicherort in der Fußzeile – wozu das?

Manchmal sind es die unscheinbaren Dinge, die das Leben vereinfachen. Zu dieser Kategorie zähle ich auch die Angabe des Speicherorts und des Dateinamens in einem Dokument – beispielsweise in der Fußzeile.

Suchzeiten reduzieren …

Suchzeiten gehören mit zu den größten Zeitdieben im Büroalltag. Diese Suchzeiten resultieren in der Regel aus fehlender Ordnung. Diese wiederum ist häufig auf eine schlechte bzw. fehlende Ablageorganisation zurückzuführen.

Das gilt sowohl für die Ablage von Dokumenten in Papierform als auch für die EDV-Ablage.

Aber auch mit einer gut organisierten EDV-Ablage ist man nicht vor Suchzeiten gefeit. Vor allem dann, wenn man mit dem Ablagesystem nicht vertraut ist, wie das beispielsweise bei neuen Mitarbeitern der Fall ist.

Aber es ist mir auch schon passiert, dass ich ein selbst erstelltes Dokument in die Hand genommen habe und es nochmals ändern wollte – und ich wusste nicht mehr, wo ich es abgespeichert hatte. Oder ich habe einen Aktenordner im Büro durchgeblättert, bin auf ein Dokument gestoßen und wollte wissen, wo mein Kollege dieses abgespeichert hat. Aber glücklicherweise reichte ein Blick in die Fußzeile des ausgedruckten Dokuments.

Ich habe es mir nämlich zur Gewohnheit gemacht, in die Fußzeile immer den Dateinamen und den Speicherort einzutragen. Damit habe ich mir schon einige Minuten – übers Jahr gerechnet sogar Stunden – an Suchzeit erspart.

Diese Vorgangsweise sollte in jedem Büro Standard sein.

Dateinamen und Speicherort in das Dokument einfügen

Und so gehen Sie vor – als Beispiel in MS Word 2007:

  1. In die Fußzeile doppelklicken – geht auch, wenn Sie noch keine Fußzeile angelegt haben.
  2. Dann in der Multifunktionsleiste unter Einfügen auf die Schaltfläche Schnellbausteine klicken:

    word fußzeile

  3. Darauf den Befehl Feld auswählen. Es öffnet sich dieses Dialogfeld:

    word fußzeile

  4. FileName auswählen und ein Häkchen bei Pfad zum Dateinamen hinzufügen. Das war’s!
  5. In die Fußzeile wird nun der Dateiname mit dem Speicherort eingefügt:
    fußzeilen

In MS Excel funktioniert das ähnlich

  1. Auf Einfügen, dann Kopf- und Fußzeile.
  2. Und aus der Übersicht im Feld Kopf- und Fußzeilenelemente auf die Schaltfläche Dateipfad und Dateiname klicken.

    excel fußzeile

In der MS Word 2003-Version und Vorgängerversionen

  1. Klicken Sie auf Ansicht > Kopf- und Fußzeile.
  2. Fußzeile wählen.
  3. Dann auf AutoText einfügen.
  4. Schließlich noch Dokumentenname und Speicherort auswählen.

Ein Aufwand von wenigen Sekunden, der sich auf alle Fälle lohnt.

Zum Weiterlesen:

Word:

Excel:



Kommentare

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!