Ein Formular selbst erstellen oder kaufen?

0 Kommentare | Burkhard Heidenberger schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Formulare sind tolle Organisationshilfen. Sie helfen, “Zeit zu sparen” und schaffen Übersicht.

Ein Formular selbst erstellen oder auf eine gekaufte Fertiglösung zurückgreifen? Wenn Sie vor dieser Frage stehen, sollte vorab Grundsätzliches geklärt werden.

Wird es als externes oder internes Formular verwendet?
Welchen Zweck soll das Formular erfüllen?

Aber eins nach dem anderen.

Externes oder internes Formular?

Zuerst muss also geklärt werden, wo das Formular zur Anwendung kommt. Wird es nur intern verwendet oder gelangt es auch nach außen, also z. B. an Lieferanten oder Kunden? Die Beantwortung dieser Frage hat Einfluss auf die Gestaltung.

Typische Beispiele für interne Formulare sind:

Aktennotiz
Telefonnotiz
Spesenabrechnung
Fahrtenbuch

Wie jedes nach außen gehende Dokument transportiert auch ein externes Formular ein Bild von Ihrem Unternehmen. Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, gehören auf alle Fälle das Firmenlogo und -kontaktdaten auf das Formular. Handelt es sich um ein geschäftliches externes Formular, müssen zusätzlich folgende Daten vorhanden sein:

Firmenanschrift
Name des Geschäftsführers
Bankverbindung
Handelsregister-Nummer

Beispiele für externe Formulare:

Lieferschein
Auftragsbestätigung
Bestellung
Kurzbrief

In weiterer Folge gilt es, den Zweck des Formulars zu klären.

Der Zweck des Formulars

Für den Aufbau des Formulars ist es wichtig, dass Sie vorab folgende zwei Fragen klären:

Was genau soll mit dem Vordruck erreicht werden?
Welche Informationen soll der Empfänger aus dem Dokument entnehmen und in welcher Reihenfolge?

Auf Basis dieser Antworten geht es an die Gestaltung des Formulars. Versetzen Sie sich dabei in die Lage des Empfängers. Je eindeutiger und einfacher das Ausfüllblatt ist, desto eher bekommen Sie damit die richtigen Informationen. Und bedenken Sie: Ein gut gestaltetes Formular motiviert zum Ausfüllen.

Formulare selber erstellen oder kaufen?

Vordrucke kaufen

Im Fachgeschäft sind verschiedene Formulare in Büchern, Blöcken oder als Einzeldrucke erhältlich. Bevor Sie ein Formular selber erstellen, sollten Sie erst mal einen Blick auf dieses sehr umfangreiche Angebot werfen. Am schnellsten bekommen Sie im Internet einen Überblick über das Angebot fertiger Formulare.

Für gekaufte Fertigformulare spricht, dass Sie sich damit Zeit und Mühe für das Erstellen sparen.

Nachteile gekaufter Vordrucke:

Sie können nicht an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden,
das Firmenlogo fehlt (kann eventuell mit einem Firmenstempel ergänzt werden),
insbesondere bei einem hohen Verbrauch fallen erhebliche Anschaffungskosten an.

Um trotzdem ein individuelles, aber professionelles und damit repräsentatives Formular zu erstellen, können Sie auch eine Druckerei beauftragen. Das ist aber die teuerste Lösung. Und die Vorarbeit für die Gestaltung bleibt trotzdem bei Ihnen.

Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, holen Sie am besten mindestens drei Angebote ein. Lassen Sie einen Jahresvorrat drucken. Dafür müssen Sie vorab überschlägig berechnen, wie oft das Formular verwendet wird.

Eine gute Kompromisslösung

Der Fachhandel bietet aber auch Formulare auf Datenträger (CD-ROMs, …) an, die Sie beliebig Ihren Anforderungen anpassen können, wie z. B. das Firmenlogo ergänzen. Damit haben Sie eine professionelle Basis und ersparen sich einiges an Zeit und Mühe.

Sehr nützlich bei vielen solcher Formular-Sammlungen ist die Möglichkeit, dass Sie Daten aus anderen Programmen (z. B. Kontaktdaten aus Outlook) ins Formular importieren können.

Ein Formular selbst erstellen

Vor allem für den internen und für den kurzfristigen Gebrauch bietet sich ein selbsterstelltes Formular an. Ein solches Ausfüllblatt ist eine preiswerte Lösung und für viele Zwecke auch völlig ausreichend.

Noch ein Tipp:

Formulare sollten immer gesammelt an einem Ort abgelegt sein. Für gedruckte Formulare wird hierfür ein eigenes Ablagefach vorgesehen. EDV-Formulare werden in einem entsprechenden Ordner abgelegt. Ich habe hierfür einen Ordner am Desktop angelegt, in dem ich alle Formulare finde. Einen solchen Sammelordner habe ich auch jeweils für Vorlagen und Checklisten am Desktop. Damit habe ich stets umgehend Zugriff und erspare mir Suchzeiten.