Dateinamen – mein System

Dateinamen sollten über den Inhalt der Datei Aufschluss geben. Heute stelle ich Ihnen mein System für die Benennung von Dateien vor, das ich schon mehrere Jahre nutze.

Eindeutige Dateinamen erleichtern das Auffinden von Dateien und Dokumenten und tragen zur Übersichtlichkeit im Ablageordner bei.

Dateinamen vergebe ich also nach folgender Systematik:

Datum – Ziel/Projekt – Inhalt

Datum:

Gut, das Erstell- und Änderungsdatum werden in der Regel im Verzeichnissystem angezeigt bzw. kann man sich anzeigen lassen. Aber mit dem Datum im Dateinamen kann ich beispielsweise verschiedene Versionen nachverfolgen, wenn ich die Dateien bei Änderungen neu abspeichere. Das war mir schon öfter eine große Hilfe. Wenn das für Sie ungewohnt ist oder Sie selten Dokumente in verschiedenen Versionen benötigen, können Sie das Datum natürlich weglassen.

Ziel/Projekt:

Nach dem Datum folgt im Dateinamen das Ziel bzw. das Projekt. Das Ziel ist bei einem Brief beispielsweise der Empfänger. Wenn das Dokument zu einem bestimmten Projekt gehört, wird der Projektnamen hier aufgenommen.

Inhalt:

Zum Schluss folgen im Dateinamen max. zwei Wörter, die über den Inhalt etwas aussagen.

Datum, Ziel/Projekt und Inhalt sind im Dateinamen durch ein Leerzeichen getrennt. Besteht das Ziel/Projekt oder der Inhalt aus zwei Wörtern, so sind diese durch einen Bindestrich getrennt. Damit wird das Ganze übersichtlicher:

Beispiele meiner Dateinamen:

  • 2008-12-12 Jubiläumsfeier Einladungsliste
  • 2008-11-29 Jubiläumsfeier Einladungsliste
  • 2008-11-17 Jubiläumsfeier Brief-Versicherung
  • 2008-12-07 Hotel-Almblick Ansuchen-Genehmigung

So sehe ich am Dateinamen mit einem Blick,

  • wann ich das Dokument erstellt habe,
  • ob es eine oder mehrere Versionen gibt und welche die aktuelle Version ist,
  • das dazugehörige Projekt oder Ziel (Empfänger),
  • was das Dokument enthält (Inhalt) und
  • den Dateityp (Word, Excel etc.) anhand der Dateierweiterung.

Mit Klick auf die Spaltenüberschrift Namen werden die Dokumente alphabetisch und gleichzeitig nach Datum sortiert:

dateinamen

Wichtig ist auch, dass man ein einmal gewähltes Dateinamen-System einheitlich durchzieht. Welche Systematik nutzen Sie für Ihre Dateinamen?

Zum Weiterlesen:



Kommentare

  • joistsmith

    Wir haben uns einen eigenen “Aktenplan” eingerichtet. Somit beginnt der Dateiname mit der Zuordnung zur Filiale (2-stellig plus Jahr 2-stellig), danach zum dortigen Projekt (2-stellig), dann zum entsprechenden Ordner (zweistellig) und abschliessend eine dreistellige laufende Nummer mit Unterbezeichnung kleiner Buchstabe fuer die Varianten. Der vorletzte kleine Buchstabe ist die eingescannte Fassung des Versandes und der letzte kleine Buchstabe der Versandnachweis/ Eingangsbestaetigung (z.B. Versandauskunft oder Mail des Logistikunternehmens). Entwuerfe werden dazu mit E gekennzeichnet. Beim grossen Projekten erolgt nach dem entsprechende Ordner noch ein zweistelliger Unterordner,

    Nach dieser Ziffern-Buchstabenfolge der Projektname in Kurzform (um Zahlendreher und Eingabefehler schnell zu finden) sowie Hinweis zum Inhalt und dann das Datum der Erstellung der Datei sechsstellig.

    eingehende Dokumente und Schreiben werden in die laufende Bearbeitung mit eingearbeitet und erhalten die jeweils folgende dreistellige laufende Nummer, werden dann mit Absender und Inhalt beschrieben.

    Wir kommen damit zurecht.

    joistsmith antworten
  • Petra Ruppel

    Ich verwende für meine Dateinamen dieselben Bestandteile wie oben genannt, stelle allerdings das Datum (Format wie oben, also Jahr, Monat, Tag) ans Ende. Das hat den Vorteil, dass beim Sortieren nach dem Namen alle Dateien zum selben Projekt und Inhalt zusammen stehen und sie trotzdem chronologisch geordnet sind. Nach der oben genannten Methode mogeln sich nämlich auch andere Inhalte dazwischen, weil das Datum zuerst als Sortierkriterium herangezogen wird. Nach dem Datum kann man ja trotzdem über das Erstell-/Änderungsdatum suchen. :-)

    Petra Ruppel antworten
  • Dirk Haar

    Auf das Leerzeichen sollten man verzichten. Als guter Ersatz eignet sich der Unterstrich _ .
    Das hat den großen Vorteil, das man diese Datenamen in einer Shell (“DOS-Fenster”) oder mit Linux
    (z.B. bei einer Datenrettungsaktion nach Virenbefall!) besser handhaben kann; in einer Shell müsste man sonst jeden Namen in Anführungszeichen setzen.

    Das Datum ist – mit Verlaub – absolut überflüssig, zumindest, wenn man *alle* Namen in einem Verzeichnis auf diese Weise benennt. Ein Klick auf’s Datum in der Kopfleiste, schon ist der Ordner sortiert. Jede Tipperei – und evtl. Fehler dabei – sind hinfällig. Einmal 2016-01-21 statt 2016-10-12 getippt, schon ist die Ordnung dahin.

    Dirk Haar antworten

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