Büroorganisation: So bekommen Sie Ihre Rückstände in den Griff

Werden Sie von Ihren Rückständen – also Arbeiten, mit denen Sie im Rückstand sind – verfolgt? Oft sogar bis in den Schlaf? Wenn ja, habe ich heute einige Tipps, wie Sie es schaffen, diese Rückstände abzuarbeiten.

  1. Im ersten Schritt geht es darum, dass Sie die Arbeiten klar erfassen, mit denen Sie hinten nach sind. Notieren Sie hierfür sämtliche Rückstände auf einem DIN-A4-Blatt.
  2. Schreiben Sie nun hinter jede Arbeit das Datum, bis zu der die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn es kein Erledigungsdatum gibt, legen Sie selbst eines fest.
    Dadurch ergeben sich die einzelnen Prioritäten.
    Ich setze das Erledigungsdatum meist eine Woche früher als der wirkliche Fälligkeitstermin. Damit schaffe ich mir einen Puffer.
  3. Betrachten Sie nun alle Rückstände mit dem Datum auf Ihrem Blatt. Was können Sie delegieren oder anderweitig abgeben?
  4. Dann geht’s ans Tun. Beginnen Sie mit dem Rückstand, der am meisten „schreit“. Planen Sie für diesen täglich eine bestimmte Zeit ein – je nach Erfordernis. Beispielsweise jeden Morgen eine Stunde. Am Morgen haben Sie am meisten Energie und Elan. Da erledigt sich vieles fast von alleine. :-)
  5. Werfen Sie nun einen weiteren Blick auf Ihre Rückstandsliste. Betrachten Sie Rückstand für Rückstand und finden Sie die Ursachen für den Verzug. Mir hat da immer folgende Satzergänzung geholfen:
    Mit dieser Arbeit bin ich in Verzug, weil …
    Sind die Ursachen für die Rückstände meist dieselben? Gründe für einen Verzug können sein: fehlende Motivation, Überforderung, fehlende Organisation, unmotivierte Mitarbeiter, Aufschieberitis etc.
  6. Gehen Sie gezielt gegen diese Ursachen vor.

Erst wenn Sie die Ursache für ein Problem kennen, können Sie es an der Wurzel packen und aus der Welt schaffen. Dann werden Sie in Zukunft wieder mehr Ruhe finden.



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