Büroorganisation: Nutzen Sie eine Projektablage

Neben der konventionellen Ablage im Büro gibt es häufig Fälle, in denen eine Projektablage erforderlich ist. Vor allem für große Projekte, die über einen längeren Zeitraum laufen, bietet sich diese Form der Ablage an. Aber auch für einmalige kleinere Projekte wie beispielsweise Firmenausflug, Seminarorganisation oder für eine besondere Veranstaltung leistet eine Projektablage gute Dienste.

Wie ist eine Projektablage aufgebaut?

Wenn Sie für Ihre Ablage üblicherweise Ablagekörbe verwenden, dann legen Sie für die Projektablage einen eigenen Ablagekorb an. Suchen Sie dann nach einem bestimmten Dokument zum Projekt, wissen Sie sofort, wo Sie es finden werden oder besser, finden sollten. :-) Sie müssen nicht erst alle anderen Ablagefächer durchwühlen. Die Dokumente in der Projektablage werden dann in einem entsprechenden Ordner abgelegt.

Ein eigener Projektordner wird auch am PC angelegt. Dort werden sämtliche die zum Projekt gehörenden Dokumente abgelegt. Natürlich können Sie auch entsprechende Unterordner anlegen – was meistens auch sinnvoll ist.

Beispiel:

– Firmenjubiläum

  • Schriftverkehr
  • Angebote
  • Einladungen
  • Budget
  • Fotos

Das gleiche gilt für die E-Mail-Ablage. Auch hier wird ein eigener Ablage-Ordner mit dem Namen des Projekts im E-Mail-Programm erstellt. Dort hinein kommen dann alle E-Mails, die diesem Projekt zugeordnet werden können.

Die Projektablage setzt sich also zusammen aus der Papier-, PC- und E-Mail-Ablage. So behalten Sie die Übersicht und haben stets sofortigen Zugriff auf die zum Projekt gehörenden Unterlagen. Ist das Projekt abgeschlossen, kann der E-Mail-Ordner und der EDV-Ordner einfach archiviert werden. Das Gleiche gilt für den Papier-Ordner.

Vielleicht ist für Sie eine solche Ablage selbstverständlich. Aber aus meinen Kursen weiß ich, dass diese in vielen Büros nicht verwendet wird.



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