Büro → Ordnung schaffen leichtgemacht: 4 einfache Schritte & Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Im Büro Ordnung schaffen – meist leichter gesagt als getan. Im Folgenden zeige ich Ihnen 4 Schritte, die das strukturierte Vorgehen erleichtern.

Schritt 1: Wechseln Sie in die Perspektive des kritischen Kunden

Oft ist es nützlich, die Perspektive zu wechseln. Das hilft, sich Dinge bewusst zu machen und zu erkennen. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch für Ihr Büro.

Schließen Sie für einen kurzen Moment die Augen. Stellen Sie sich dann vor, Sie wären ein kritischer, pedantischer Kunde, der Ihr Büro betritt. Dann öffnen Sie wieder die Augen und werfen einen Blick auf Ihr Büro aus der Perspektive dieses Nörglers.

Was würde dieser bemängeln, welche Unordnungsherde würden ihm sofort auffallen?

Schauen Sie ruhig auch in Schränke, in die Ordner etc. So ein künstlicher Perspektivenwechsel kann sehr aufschlussreich sein.

Nehmen Sie den Aktionstag genauso wahr, wie andere geschäftliche Termine!

Schritt 2: Gehen Sie die Unordungsnester-Liste an

Folgende Vorgangsweise hat sich bewährt:

1. Notieren Sie in Stichworten alle Unordnungsnester, die Sie bei Ihrem Rundgang feststellen. Fragen Sie sich auch bei jedem Unordnungsnest, warum es bisher mit der Ordnung in diesem Bereich nicht geklappt hat.
2. Werfen Sie nun einen Blick auf die Liste. Mit welchem Unordnungsnest wollen Sie beginnen?
3. Nummerieren Sie die notierten Punkte in der vorgesehenen Abarbeitungsreihenfolge. Beginnen Sie am besten dort, wo sich mit relativ wenig Zeitaufwand schnell sichtbare Ordnungsergebnisse erreichen. Das wirkt motivierend und der innere Schweinehund sträubt sich nicht so gegen das Anfangen und Dranbleiben.

Nehmen Sie sich aber nicht zu viel vor. Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Sie können auch mit einer kleinen Einheit beginnen, z. B. mit einer Schreibtisch-Lade. Eine Einheit nach der anderen.

Wenn Sie tatsächlich nicht gleich mit dem Ordnungschaffen starten wollen, ist das auch kein Beinbruch. Allerdings sollten Sie dann unbedingt auf Ihrer Liste hinter dem ersten anzupackenden Unordnungsnest ein Erledigungsdatum notieren.

Das ist Ihr Ordnungstermin, Ihr Aktionstag!

Nehmen Sie diesen Termin genauso wahr, wie Sie auch andere geschäftliche Vereinbarungen einhalten. Gegebenenfalls tragen Sie ihn als solchen zusätzlich in Ihren Kalender ein, damit Sie daran erinnert werden.

Schritt 3: Aussortieren und entrümpeln!

Ok, nun haben Sie Ihr erstes Unordnungsnest vor sich. Um überhaupt Ordnung zu schaffen, muss in der Regel einiges aussortiert bzw. entrümpelt werden.

Wenn Sie nun ein etwa Dokument oder einen Gegenstand in die Hand nehmen und sich nicht sicher sind, ob Sie das Objekt auslagern oder gar wegschmeißen können, stellen Sie sich folgende vier Fragen:

1. Ist eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Dokumente) einzuhalten?
2. Kann ich mir bei Bedarf die Information oder das Utensil problemlos wiederbeschaffen?
3. Benötige ich das Dokument bzw. das Utensil voraussichtlich das kommende Jahr?
4. Welche Konsequenz hätte es, wenn ich es entsorge?

Mit der Beantwortung dieser Fragen sollten Sie Klarheit gewonnen haben.

Schritt 4: Reinigen und (neu) platzieren

Nachdem Sie die Platzfresser beseitigt haben, fällt das Ordnungschaffen wesentlich leichter. Befreien Sie die Stellflächen von Schmutz und Staub. Dann platzieren Sie die (Arbeits-)Gegenstände neu. Beachten Sie dabei die Zugriffsregel:

Je häufiger der Zugriff, desto näher sollte das Objekt platziert werden.

Und das wars auch schon. Mit diesen 4 Schritten gelingt Ihnen das Ordnungschaffen (nicht nur) im Büro.