Büroorganisation einmal anders: der Koffer-Wettbewerb und ein Rechenbeispiel

Ordnung im Büro ist die Basis für eine effiziente Büroorganisation. Denn Ordnung reduziert die Suchzeiten. Lange Suchzeiten gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Und um das etwas zu veranschaulichen, mache ich in meinem Zeitmanagement-Seminar gerne eine kleine Vorführung – ich bezeichne sie einfach mit „Koffer-Wettbewerb“.

Das Ganze läuft so ab:

Ich bitte zuerst zwei Freiwillige zu mir. Sie bekommen jeweils einen kleinen, geschlossenen Koffer.

Dann gibt’s für beide die gleiche Aufgabenstellung, die in etwa so lautet:

Schreiben Sie auf das gelbe Notizblatt im Koffer „Lange Suchzeiten kosten nicht nur Nerven!“ und geben Sie diese Notiz in das Kuvert. Notieren Sie dann mit dem blauen Stift Ihre Adresse auf das Kuvert und schließen Sie wieder den Koffer!

Und wie es sich für einen Wettbewerb gehört: Wer mit der Aufgabe zuerst fertig ist, ist der Sieger. Das ist alles.

„Auf die Plätze, fertig los!“ Die zwei Teilnehmer öffnen beide die Koffer. Und einer von ihnen bekommt gleich einen kleinen Schock. Das ist jener mit dem Chaos-Koffer.

Während in dem einen Koffer alles schön geordnet ist, herrscht im anderen das pure Chaos. Der mit dem Chaos muss erst das gelbe Notizblatt unter den anderen suchen, dann befindet sich irgendwo dazwischen das Kuvert, und der blaue Stift lässt sich meistens auch nicht gleich erblicken.

Im ordentlichen Koffer hat alles seinen Platz. Die verschiedenfarbigen Stifte sind aneinandergereiht befestigt, alle Notizblätter bilden eine Einheit und die Kuverts haben ihren eigenen Platz.

Wer von beiden Teilnehmern die gestellte Aufgabe schneller erledigt hat, ist wohl nicht schwer zu erraten.

Das Rechenbeispiel

Als kleine Draufgabe präsentiere ich zur Veranschaulichung des „Zeitverlustes“ durch lange Suchzeiten noch ein Rechenbeispiel:

Das Arbeitsjahr hat durchschnittlich 260 Arbeitstage. Gehen wir mal davon aus, dass täglich ca. 10 Minuten für Suchzeiten draufgehen – also für das Suchen nach Unterlagen, Dokumenten etc.

Dieser Wert ist natürlich ebenso ein Durchschnittswert. Bei ordnungsliebenden Menschen liegt er wahrscheinlich weiter darunter, bei „chaotischen“ ist die Skala nach oben hin offen. Aber 10 Minuten ist ein guter Durchschnitt.

Gut, und jetzt rechnen wir mal:

  • 10 Minuten x 260 = 2.600 Minuten
  • 2.600 Minuten sind ca. 43 Stunden
  • Das ist in etwa eine Arbeitswoche.

Das ist zwar nur eine grobe Schätzung, aber sicher nicht so unrealistisch: Also eine Arbeitswoche, die im Jahr nur durch Suchzeiten verloren geht.

Natürlich ist die Produktivität jedes einzelnen von mehreren Faktoren abhängig. Aber zu diesen Faktoren gehören sicher auch die vorhandene bzw. nicht vorhandene Ordnung.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen: Je mehr Ordnung im Büro (Schreibtisch, Ablage, etc.) herrscht, je mehr Wert auf Büroorganisation gelegt wird, desto geringer die Suchzeiten und desto höher die Produktivität.

Zum Weiterlesen:



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