Die Korrelation zwischen Büroordnung und Zusammenarbeit – meine Erfahrung

Vor meiner Trainer-Tätigkeit habe ich in einem Planungsbüro gearbeitet. Dabei hatte ich viel mit Architekten und anderen Planern zu tun und kam so häufig in deren Büros.

Wenn man ein fremdes Büro betritt, erhält man natürlich auch umgehend einen Eindruck von der vorhandenen oder eben nicht vorhandenen Ordnung.

Ich behaupte, dass dieser erste Eindruck hinsichtlich Büroordnung Rückschlüsse auf den Erfolg einer Zusammenarbeit zulässt. Muss nicht sein, hat sich aber nach meiner langjährigen Erfahrung oft bestätigt.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Unordentliches/unorganisiertes Büro – Zusammenarbeit häufig mühsam und schwierig
Ordentliches/organisiertes Büro – Zusammenarbeit in der Regel problemlos

(Natürlich gibt es zahlreiche andere Faktoren, die Einfluss auf die Zusammenarbeit nehmen.)

Es war dann oft so, dass ich bereits beim Betreten des Büros gut abschätzen konnte, ob die gemeinsame Projektarbeit eher holprig oder überwiegend reibungslos ablaufen würde.

BO-L01_Chaosablage

Aus Unordnung resultieren lange Suchzeiten, lange Suchzeiten bedeuten Ineffizienz …

Ein Beispiel aus der Praxis

Als ich für ein neues Projekt zu einer Besprechung in das beteiligte Architekturbüro kam, fielen mir sofort die Ordnerbeschriftungen in den Regalen auf – alles andere als einheitlich und übersichtlich. Auch bei den Regalen selbst war keine Strukturierung erkennbar. Und als mein Gesprächspartner dann auch noch nach einem Dokument suchte, das wir für unsere Projektbesprechung benötigten, verging einiges an Zeit.

Meine Vermutung resultierend aus dem ersten Eindruck hinsichtlich Büroordnung hat sich schließlich bestätigt. Die gemeinsame Projektarbeit lief nicht wirklich reibungslos ab, immer wieder kam es zu Verzögerungen, zugesagte Termine wurden nicht eingehalten.

Die Büroorganisation hat Einfluss auf den Unternehmenserfolg

Was ich mit diesem Beispiel aus meiner Praxis vermitteln will, ist der Zusammenhang zwischen einem gut organisierten Büro und der daraus resultierenden Effizienz, welche wiederum Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens hat.

Dieser Zusammenhang ist nachvollziehbar:

Unordnung bzw. fehlende Struktur im Büro haben stets längere Suchzeiten zur Folge und führen zu ineffizienten Arbeitsprozessen und zusätzlicher (Stress-)Belastung, was wiederum auch Einfluss auf die Fehlerquote und die Motivation der Mitarbeiter hat.

Suchzeiten – auf den Betrachtungszeitraum kommt es an!

In diesem Zusammenhang noch etwas zu den Suchzeiten:

Wenn ein Mitarbeiter einmal nach einem Dokument sucht, ist das nicht weiter tragisch. Sucht er – aufgrund der fehlenden Organisation und Unordnung in der Ablage oder im chaotischen Dateiverzeichnis – mehrmals am Tag, wird das Ganze schon kritisch.

Wenn man die Suchzeiten des Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum (z. B. ein Jahr) betrachtet, dann würden wohl jedem Unternehmer und wahrscheinlich dem Mitarbeiter selbst die Haare zu Berge stehen beim Blick auf die Summe der durch Suchen vergeudeten Zeit.

„Mein Chef sieht keinen Sinn in der Büroorganisation!“

Unlängst hatte ich ein Gespräch mit einem Bekannten. Er schilderte mir die Situation in seinem Unternehmen. Ich gebe seine Schilderung einfach mal frei wieder:

Ich würde gerne in unserem chaotischen Büro Ordnung schaffen, es neu organisieren. Das Problem ist aber der Chef. Für ihn sind das „unwichtige Sachen, Kleinigkeiten”, es interessiert ihn einfach nicht. Dazu kommt auch noch, dass ich mit der Arbeit im Büro überfordert bin, was größtenteils auch der Unordnung geschuldet ist.

Da kann man noch so guten Willens sein, wenn Vorgesetzte oder Kollegen die geschaffene Ordnung permanent torpedieren, wird sie nur von kurzer Dauer sein und alle Bemühungen hinsichtlich Büroorganisation werden im Keim erstickt.

Das Bewusstsein muss bei den Führungskräften beginnen

Zumindest Führungskräften sollte die Notwendigkeit der Büroordnung bzw. einer Büroorganisation und der daraus resultierenden Vorteile für das Unternehmen bewusst sein, und dazu zählen:

Ist dieses Bewusstsein in den Köpfen der Führungskräfte angekommen, lassen sich intern leichter entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten. Denn die Führungsebene ist auch dafür verantwortlich, dass dieses Bewusstsein auf die Mitarbeiter übertragen wird.

Fehlt in einem Unternehmen die Einsicht für die Notwendigkeit von Bürooptimierungsmaßnahmen seitens der Führungsebene, werden alle Bemühungen dahingehend – sollten überhaupt welche stattfinden – nicht von nachhaltigem Erfolg gekrönt sein.

Und mein Erfahrungswert wird sich höchstwahrscheinlich in Bezug auf dieses Unternehmen wieder bestätigen:

Unordentliches/unorganisiertes Büro – Zusammenarbeit mühsam und schwierig


Zum Weiterlesen: 



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