Kategorien in Outlook: Das KAT-System

Die Ablage von Outlook-Elementen mittels Kategorien bildet eine Alternative zu der Ordnerablage.

Mit dem Kategorien-System wird jede E-Mail einer oder mehreren Kategorien zugeordnet. Da eine E-Mail mehreren Kategorien zugeordnet werden kann, können Sie eine netzartige Organisationsstruktur Ihrer E-Mails anlegen – nicht nur eine eindimensionale wie bei der üblichen Ordner-Zuordnung. Über die Funktionen Gruppieren und Sortieren haben Sie dann auch große E-Mail-Mengen schnell im Griff.

Einer E-Mail eine Kategorie zuordnen

  1. Markieren Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste und wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü Kategorisieren.

  2. Im Farbkategorien-Dialogfenster (Alle Kategorien) können Sie die E-Mail nun einer oder mehreren Kategorien zuordnen, indem Sie die gewählten Kategorien abhaken und mit OK bestätigen.

Mehrere E-Mails einer Kategorie zuordnen

  1. Markieren Sie entsprechende E-Mails im Posteingang.
  2. So markieren Sie generell mehrere Objekte, die nicht aufeinanderfolgen:
  • Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie diese gedrückt.
  • Nun klicken Sie – Strg-Taste nicht loslassen! – jene E-Mails mit der linken Maustaste an, die Sie markieren wollen.
  • Mit einem weiteren Klick auf eine markierte E-Mail heben Sie die Markierung wieder auf.
  • So markieren Sie E-Mails, die in einer Reihenfolge stehen:
  • Drücken Sie die Shift-Taste und halten Sie diese gedrückt.
  • Jetzt klicken Sie – Shift-Taste weiterhin gedrückt halten! – die erste E-Mail und dann die letzte E-Mail in der Reihenfolge an. Alle dazwischenliegenden E-Mails werden auch markiert.
  1. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine markierte E-Mail und wählen Sie im Kontextmenü Kategorisieren. Dann nur noch die gewünschten Kategorien auswählen. Das war’s.

E-Mails nach Kategorien zusammenfassen

  1. Wenn die Spalte Kategorien nicht eingeblendet ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften (z. B. Von, Betreff). Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü Feldauswahl.
  2. Aus dem Dialogfeld ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld Kategorien in die Spaltenüberschriften und platzieren es an beliebiger Stelle (loslassen, sobald die roten Pfeile erscheinen):
  3. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die neue Kopfzeilenspalte Kategorien und wählen Sie aus dem Menü Nach diesem Feld gruppieren.
    Nun werden Ihnen alle Kategorien mit den entsprechend zugeordneten E-Mails aufgelistet. Eine E-Mail kanndabei in beliebig vielen verschiedenen Kategorien auftauchen.
  4. Und so sieht dann die Gruppierung nach Kategorien aus: