Interviewreihe zum Thema Zeitmanagement: Wie machen das die anderen?

Immer mehr Menschen setzen sich in unserer schnelllebigen und leistungsorientierten Zeit mit dem Thema Zeitmanagement auseinander. Bücher, Seminare und Vorträge zum Thema stoßen auf ein breites Interesse.

Aber es gibt keine Zeitmanagement-Methoden und -Techniken, die für alle anwendbar sind. Zu unterschiedlich sind die (beruflichen) Anforderungen und die persönlichen Präferenzen.

Das geht auch aus den Antworten meiner Interviewreihe „Zeitmanagement, wie machen es die anderen?“ hervor. Dazu habe ich 32 Personen aus verschiedenen Branchen und Positionen befragt. Die erhaltenen Antworten zeigen deutlich, dass Zeitmanagement sehr individuell gestaltet wird.

Und doch weisen einige Antworten Parallelen auf, was den Umgang mit der Zeit betrifft.

Folgende Fragen habe ich den 32 Teilnehmern der Interviewreihe gestellt:

  1. Was bedeutet für Sie persönlich Stress?
  2. Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
  3. Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool und warum?
  4. Nach welchen Kriterien legen Sie (Aufgaben-)Prioritäten fest?
  5. Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?
  6. Haben Sie einen Zeitmanagement-Tipp für meine Leser?

Nun zu den einzelnen Fragen im Detail:

Was bedeutet für Sie persönlich Stress?

Was für manche als stressig empfunden wird, ist für andere noch weit weg von einer Stressbelastung. Die unterschiedliche Auffassung bzw. Empfindung von Stress geht auch aus den Antworten hervor.

Auffallend ist die Tatsache, dass mehrere der Befragten zwischen positivem und negativem Stress unterscheiden – oder im Fachjargon ausgedrückt, zwischen Eu- und Disstress.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?

Hier zeigt sich deutlich, wie unterschiedlich die beruflichen Anforderungen sind. So können manche den Arbeitstag flexibel planen, bei anderen ist der Ablauf strikt vorbestimmt. Wie erfolgreich sich ein Arbeitstag organisieren lässt, ist auch abhängig von der Anzahl der äußeren Einflussfaktoren.

Die meisten Teilnehmer erstellen einen Tagesplan unter Berücksichtigung von Pufferzeiten.

Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool (Planungsinstrument) und warum?

Der Großteil der befragten Personen nutzt elektronische Tools (Smartphone etc.).

Die breite Verwendung elektronischer Hilfsmittel ist nicht weiter verwunderlich. Zum einen gestatten die heutigen Technologien eine große Mobilität, zum anderen sind sie von der Ausstattung her sehr umfangreich und können den eigenen Anforderungen angepasst werden – beispielsweise durch das umfangreiche Angebot an Erweiterungen für die Smartphones.

Nichtsdestotrotz kommen auch weiterhin klassische Planer (z. B. Zeitplanbuch) zum Einsatz. Das wird wohl auch noch eine Weile so bleiben, da diese natürlich auch ihre Vorzüge haben.

Welches Planungswerkzeug verwendet wird, ist nicht nur abhängig von persönlichen Vorlieben, sondern wird auch häufig durch Standards im Unternehmen vorgegeben.

Nach welchen Kriterien legen Sie (Aufgaben-)Prioritäten fest?

Hier haben sich aus der Befragung zwei bevorzugte Methoden der Prioritätensetzung herauskristallisiert:

Aber es wurden auch einige sehr individuelle Methoden genannt.

Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?

Die Antworten auf diese Frage hätten nicht unterschiedlicher ausfallen können. Das ist natürlich nachvollziehbar. Jeder entspannt sich auf seine Weise, sucht seinen bevorzugten Ausgleich zur Arbeit.

Aber in den Antworten zeigt sich auch, dass zum Entspannen gar nichts Großartiges notwendig ist: ein gutes Gespräch, ein Buch oder Zeit mit der Familie verbringen etc.

Es geht mehr darum, sich die Zeit für solche Momente und damit die Zeit zum Entspannen bewusst zu nehmen.

Haben Sie einen Zeitmanagement-Tipp für meine Leser?

Hier wurden zahlreiche interessante und wertvolle Tipps genannt, die unten in der Zusammenfassung ersichtlich sind.

Fazit

Jeder muss für sich sein individuelles Zeitmanagement-System finden. Wem das gelingt, kann auf alle Fälle eine Effizienzsteigerung erfahren, aber auch mehr Zeit für sich persönlich „freischaufeln“. Damit fällt es leichter, eine Balance zwischen An- und Entspannung und daraus resultierend mehr Lebensqualität zu gewinnen.


Zusammenfassung der Interviewreihe zum Thema Zeitmanagement

Folgend habe ich Ihnen einen zusammenfassenden Querschnitt aus den Antworten der Interviewreihe zusammengestellt. Daraus geht hervor, wie unterschiedlich die Präferenzen und Anforderungen sind und damit auch die Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit.

Was bedeutet für Sie persönlich Stress?

Thorsten Leffeck, Sachverständiger:

Stress sind für mich Situationen, die sich von mir selbst nur schwer steuern oder bewältigen lassen.

Dorit Glomb, Bauingenieurin:

Wenn zu beruflicher Belastung noch persönlicher Ärger oder Kummer hinzukommen und so die Zeit für Ausgleich, Ruhe und Muße fehlt.

Christine A. Heyduk, Unternehmensberaterin:

Stress verbinde ich eher mit Disstress, und den vermeide ich schon als Selbstschutz. Was nicht heißt, dass ich davon verschont bin. Eustress ist für mich Lebenselixier, Freude an Neuem, Ungewohntem, Anregendem. Das ist Stress, der Sinn gibt und Nutzen stiftet, Nutzen für mich und andere.

Andrea Benke, Krankenschwester:

Stress ist für mich positiv, denn dann lebe ich.

Monika Birkner, Coach:

Stress hat für mich nicht mit der Menge der Arbeit zu tun, sondern damit, wie weit die Arbeit mir entspricht. Stress empfinde ich beispielsweise, wenn es zu kleinteilig wird, speziell wenn zu viele kleine Dinge gleichzeitig zu erledigen sind.

An großen Projekten zu arbeiten, ist hingegen kein Stress für mich.

Edeltraud Haas, Universitätsbibliothek-Direktorin:

Stress bedeutet für mich, wenn ich nicht mehr über die Zeit verfügen kann, wenn Dinge unter Zeitdruck erledigt werden müssen und der Termin so zeitnah vor der Tür steht, dass keine optimale Vorbereitung möglich ist.

Frank-Michael Rommert, Verleger:

Wenn Stress auftaucht, bringt mich das meist auf Ideen grundsätzlicher Natur, die dazu beitragen, eben diesen Stress künftig zu vermeiden.

Negativer Stress entsteht ja meist dort, wo die Rahmenbedingungen nicht stimmen. Sind die Rahmenbedingungen dagegen in Ordnung, tragen sie mich fast zu meinen Zielen – und zwar stressfrei.

Thomas Siller, Vertriebs-/Marketing-Leiter:

Ich bin gestresst, wenn ich aufgrund der Menge an Arbeit, die immer wieder auf mich zurollt, wieder in meinen alten Rhythmus des Multitasking-Arbeitens zurückfalle.

Antonia Anderland, Organisationsberaterin:

Stress ist eindeutig nicht mit “zu viel Arbeit” gleichzusetzen. Negativer Stress kommt, meine ich, durch schlechtes Selbstmanagement bei zugleich ungünstigem Umfeld zustande.

Wenn jemand schlecht geschlafen hat, morgens am Arbeitsplatz ein Schlachtfeld von Chaos vorfindet, unfreundlich angeredet wird, wichtige Daten auf dem PC verliert, Minuten später eine schockierende Familiennachricht per Telefon bekommt und gleich danach für einen kranken Kollegen einspringen soll – dann sind nicht die einzelnen Ereignisse notwendigerweise unerträglich, sondern ihr Zusammentreffen.

Zeitmanager, die ich schätze, sagen: Nie mehr in eine Stressfalle zu geraten, ist praktisch unmöglich. Viel wichtiger ist, sich aus Stress, Konflikt oder Krise regelmäßig (und möglichst schnell) wieder in einen Zustand der Ruhe und Konzentration “zurückbeamen” zu können.

Zamyat M. Klein, Trainerin:

Ein Zustand, in dem ich angespannt bin, nicht in Balance, in dem ich das Gefühl habe, nicht all das, was ich machen muss oder machen möchte, in der vorhandenen Zeit zu schaffen oder so zu schaffen, wie ich es gerne hätte.

Andreas Lambacher, Sales Director:

Das Gefühl, nicht mehr selber Herr meiner Zeitplanung zu sein, wenn ich sozusagen die Kontrolle über meinen Tagesablauf verliere.

Michaela Mayerhofer, Office Managerin:

Keinen Plan, keinen Überblick zu haben und Ängste, nicht mit dem Pensum fertig zu werden. Stress bedeutet für mich aber auch, keine Zeit für meine eigenen Gedanken zu finden.

Kirsten Jürgensen, Entspannungspädagogin:

Stress bedeutet, dass ich ungeklärte oder unerledigte Sachen in meinem Leben habe. Ungeklärte Situationen in Beziehungen bergen dabei das größte Stresspotenzial. Gleich gefolgt von allem, was mit Steuern zu tun hat.

Thomas Uttlinger, Refa-Industrial Engineer:

Perfektionismus. Hier wird man mit Aufgaben nie fertig, da man immer wieder etwas Neues findet.

Jörg Schneider, Trainer:

Nicht mehr genügend Freiraum zu finden, um mir selbst zu begegnen.

Petra Schuseil, Coach:

Zu laute, zu überfüllte Orte … z. B. in Kaufhäusern, in der U-Bahn. Oder wenn ich meinen Kalender nicht achtsam genug organisiert habe und zu wenig Pausen/Ruhephasen eingetragen sind.


Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?

Oliver Wildenstein, Fachreferent:

Ich bereite mich am Ende des Arbeitstages auf den nächsten Tag vor. Welche Termine stehen morgen und in den nächsten Tagen an? Sind dazu noch Vorbereitungen notwendig? Anstehende Aufgaben, die durch Unvorhergesehenes nicht erledigt werden konnten, plane ich erneut als Termin mit mir selbst ein.

Kirsten Jürgensen, Entspannungspädagogin:

Ich mache mir einen Tagesplan. Feste Termine sind natürlich geblockt. Alles, was keinen festen Termin hat, wird entweder als Block abgearbeitet oder mehrere Themen in einem Block zusammengefasst und je Thema maximal einen halbe Stunde dran gearbeitet. Funktioniert besonders gut bei Themen, die mich nicht mit Freude erfüllen.

Thomas Uttlinger, Refa-Industrial Engineer:

Ich beginne meinen Tag mit dem Abarbeiten meiner neuen E-Mails. Was ich innerhalb von drei Minuten erledigen kann, mache ich sofort.
Wenn nicht, terminiere ich die E-Mails unter Aufgaben, lösche sie oder delegiere sie weiter.

Thomas Reuteler, Controller:

Sofern möglich, schaue ich immer, mir Tagesziele zu setzen und diese abzuarbeiten. Diese müssen aber realistisch gesetzt werden, sonst ist das Frustpotenzial zu groß, wenn man die Ziele nicht erreicht.

Andreas Lambacher, Sales Director:

Ich versuche, immer einen klaren Überblick über die offenen Aufgaben zu behalten. Dazu bereite ich mir eine To-do-Liste vor und lege die zu bearbeitenden Unterlagen bereit.

Auch wenn kein Termin für eine Aufgabe vorgegeben ist, versuche ich, mir einen zu setzen, damit ich die Aufgaben nicht endlos herschiebe.

Antonia Anderland, Organisationsberaterin:

Es bewährt sich, To-dos thematisch zu bündeln. Stressvermeidend finde ich, so weit es geht, “Unitasking” statt “Multitasking” zu betreiben, also nicht zu vieles gleichzeitig zu tun.

Konkret heißt das für mich: möglichst wenig Situationen dulden, wo Telefonat zu Thema 1 sich mit E-Mails zu Thema 2 und 3 und Teamdiskussion zu Thema 4 überkreuzt. Wo so etwas nicht vermeidbar ist, finde ich es essenziell, bei sich genau nachzuspüren: Schaffe ich es noch gut, meinen Geist auf so viele Dinge gleichzeitig zu richten? Brauche ich Unterstützung? Muss ich besser delegieren? Oder brauche ich eine Pause? Wenn ja: eine kleinere oder größere?

Sich regelmäßig aktiv Freiräume zu schaffen, nicht nur zur Erholung, sondern auch zur inneren Sammlung, halte ich für eine gute Grundlage, um bei Unvorhergesehenem nicht kopflos zu reagieren.

Jörg Schneider, Trainer:

Ich achte sehr genau darauf, die mir zur Verfügung stehende Zeit so zu planen, dass maximal 40 Prozent des Tages mit konkreten Arbeitspaketen verplant sind.

Für Unvorhergesehenes ist dann noch genug Raum. Um dies auch wirklich zu realisieren, habe ich die volle Verantwortung für meine Arbeit übernommen und mein eigenes Unternehmen gegründet.

Andrea Benke, Krankenschwester:

Der Tagesplan ist strukturiert in meinem Kopf. Für Belange, welche die Familie betreffen, auch auf Papier. Ich arbeite oft in Blöcken.

So oft wie möglich helfen und unterstützen mich die Familienmitglieder bei allen anfallenden Arbeiten im und ums Haus. Außerdem hat jeder eigenverantwortliche Aufgabenfelder.

Jochen Mai, Journalist:

Ich überlege mir einen groben Plan mit den wichtigsten To-dos des Tages – im Kopf. Die arbeite ich der Reihe nach ab. Und wenn das nicht geht, wird improvisiert.

Flexibel zu bleiben, jederzeit umdenken und umplanen zu können – ohne dass die Freude darunter leidet –, ist das eigentliche Geheimnis des Zeitmanagements.

Thomas Siller, Vertriebs-/Marketing-Leiter:

Ich organisiere mein Leben (Beruf und Privat) mittlerweile sehr stark angelehnt an das Konzept der 7-Lebenshüte von Stephen Covey (7-Lebenshüte) und vor allem nach dem Konzept Getting-Things-Done von David Allen.

Jeder Gedanke, bei dem ich der Meinung bin, aktiv werden zu müssen, wird sofort festgehalten, in meinem Eingangskorb abgelegt und dann irgendwann erledigt. Seit ich das mache, lässt mich mein Gehirn vor allem in meiner Freizeit in Frieden und das war und ist für mich sehr erleichternd.

Auch das Inbox-Zero-Konzept wird von mir mindestens einmal in der Woche verfolgt. Der E-Mail-Posteingang, aber auch der Eingang der Post in Papierform, wird so schnell als möglich aufgearbeitet und geleert.

Frank-Michael Rommert, Verleger:

In der Regel mache ich mir bereits am Vorabend klar, welche wichtige Aufgabe ich am kommenden Tag erledigen möchte. Wenn ich durch Unterbrechungen nichts anderes schaffen sollte – diese eine wichtige Aufgabe behalte ich im Blick. Das hilft mir beim Konzentrieren auf das heute Wesentliche.

Was mir auch hilft: Teilaufgaben bringe ich konsequent an einem Stück zu Ende. Auf diese Weise vermeide ich, dass zu viele Herausforderungen offen bleiben.

Auf meinem Schreibtisch habe ich übrigens nur die Unterlagen zu der Aufgabe, an der ich gerade arbeite. Ansonsten ist er leer. Das fördert die Konzentration ungemein.

Hardy Wagner, Prof. für Controlling und Management:

To-do-Liste = Permanenter Aufgaben-Speicher (PAS) mit voraussichtlichem Zeitbedarf und Prioritäten (A, B und C gemäß Pareto-Prinzip).

Wochen-Plan unter Anwendung der A-plus-100-/C-minus 50-Regel, d. h. Zeit für A-Aufgaben verdoppeln und Zeitplanung für C-Aufgaben auf die Hälfte reduzieren.

Monika Birkner, Coach:

Irgendwann habe ich mich gefragt, wie ein Tag aussehen muss, damit ich am Abend richtig zufrieden bin. Herausgekommen ist PEACE. Daran orientiere ich mich bei der Tagesgestaltung. Das bedeutet:

  • P = Physical Exercise/Sport. Ohne körperliche Bewegung fühle ich mich nicht wohl, selbst wenn es nur 10 Minuten auf dem Trampolin sind.
  • E = Environment/Umgebung. Um meine Kreativität voll ausleben zu können, brauche ich Ordnung und Struktur. Bevor ich mit der eigentlichen Arbeit beginne, entrümpele ich ca. 10-15 Minuten, sortiere einen Ordner um, organisiere Dateien auf meinem PC neu.
  • A = Accomplishment/Ergebniserreichung. Dabei achte ich darauf, regelmäßig auch an meinem Business zu arbeiten, nicht nur in meinem Business.
  • C = Centering/Zentrierung. Ich beginne und beende den Tag mit Meditation.
  • E = Enjoy/Freude. Auch wenn mir die Arbeit selbst Spaß macht, ist mir ein Ausgleich wichtig, zum Beispiel eine kreative Tätigkeit wie Malen oder Schreiben.

Stefan Wilhelm Fischer, Trainer:

Ich arbeite in Blöcken und mit Listen. Jeder Themenblock (Akquise, Telefonate, Ablage etc.) hat ein Zeitfester. Innerhalb der Zeitfenster arbeite ich mit Listen.

Ziel ist immer, eine Liste komplett abzuarbeiten. Die Idee dahinter ist, gleichartige Arbeiten in einem Block zu erledigen, um sich nicht laufend auf etwas Neues einstellen zu müssen.

Innerhalb der Liste gilt: Frogs first. Das bedeutet sinngemäß, die unangenehmen Aufgaben packt man zuerst an (wofür ich mich dann auch immer wieder belohne).


Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool (Planungswerkzeug) und warum?

Thorsten Leffeck, Sachverständiger:

Ich habe einen Wochenplaner, in dem ich alle Termine eintrage, aber ich habe sie auch ständig im Kopf. Das trainiert mein Gehirn (welche Termine habe ich morgen, welche heute Nachmittag?).

Dorit Glomb, Bauingenieurin:

Ich habe lediglich für die Woche eine Papier-To-do-Liste mit max. 4 Aufgaben pro Tag, die ich nach Erledigung durchstreiche. Damit fahre ich sehr gut. Outlook nutze ich nur für E-Mails.

Andreas Pakebusch, Personalleiter:

Für meine Termin- und Aufgabenplanung verwende ich Outlook in Verbindung mit einem Laptop und einem Arbeitsbuch.

Das Planen von Terminen und Aufgaben mittels Papierlösungen (z. B. TimeSystem, Filofax etc.) war mir zu aufwendig. Ich stellte fest, dass die Funktionen von Outlook, z. B. die Möglichkeit, Terminserien für wiederkehrende Termine und Aufgaben einzurichten, mir bei der Planung viel Zeit ersparten. Außerdem habe ich durch die Synchronisation mit dem Laptop auch unterwegs und zuhause alle wichtigen Daten im Griff.

Das Arbeitsbuch rundet die ganze Sache ab. Ich verwende keine Notizzettel mehr, sondern trage alle Informationen, die ich tagsüber bekomme und mir merken muss, nur noch in das Buch ein. Auch neue Aufgaben und Ideen kommen erst mal in das Buch. Bereits beim Eintragen ins Buch vergebe ich Prioritäten für die Aufgaben. Dafür habe ich mir eine extra Spalte eingerichtet. Abends während meiner halbstündigen Planungszeit übertrage ich die Aufgaben ins Outlook. Auch Kontaktdaten, die ich später noch benötige, übertrage ich dann in mein elektronisches Medium.

Stefan Wilhelm Fischer, Trainer:

Ich arbeite mit dem iPhone als technisches Medium in Verbindung mit dem Online-Dienst Mobile Me.

Da ich verschiedene Kalender pflege (Privat, Beruf, Verein, …) ist das sehr angenehm, wenn Adressen, Kalender und Aufgaben immer auf allen Geräten und im Internet synchronisiert sind.

So ist man auch relativ sicher vor einem eventuellen Datenverlust, wenn ein Handy oder ein Laptop mal einen technischen Defekt hat.

Edeltraud Haas, Universitätsbibliothek-Direktorin:

Ich verwende die an der Universität genutzte Software GroupWise für meine Terminplanung in Kombination mit dem Smartphone, damit ich auch von unterwegs die Termine koordinieren kann.

Hardy Wagner, Prof. für Controlling und Management:

  • permanenter Aufgaben-Speicher (PAS)
  • Wochen-Plan
  • chronologischer Pultordner mit lfd. Nr. aus PAS
  • Flexibilität und Intuition

Frank-Michael Rommert, Verleger:

Ich bin ein haptischer Mensch – ich fasse die Dinge gern an. Am wichtigsten sind für mich daher die Memory-Boards der Firma MAPPEI. Mit Karten organisiere ich meine Langfrist-, Jahresabschnitts-, Wochen- und Tagesziele. Wie das funktioniert, beschreibe ich in meinem Buch „Ordnung ohne Stress“. Auch sehr nützlich ist meine Wiedervorlage auf Mappenbasis.

Thomas Siller, Vertriebs-/Marketing-Leiter:

Ich gehöre in diesem Bereich absolut zur Technik-Generation. Ohne Technik könnte ich meinen Alltag sicher nicht so effektiv handhaben, wie ich es derzeit mache.

Ich arbeite im Büro auf meinem Laptop mit Office/Outlook mit Exchange und habe dort auch das Add-in von David Allen installiert. Dieses hilft mir sehr, mit wenigen Klicks meine Aufgaben zu notieren und zu sortieren. Unterwegs nutze ich mein Smartphone.

Jochen Mai, Journalist:

Mein Kopf.

Andrea Benke, Krankenschwester:

  • Terminkalender
  • Wochen- und Familienplaner

Jeder hat über die Termine einen Überblick. So können gemeinsame Unternehmungen besser koordiniert werden. Freizeit und die so wichtigen Regenerationszeiten werden leichter gefunden und Spontanität bleibt erhalten.

Antonia Anderland, Organisationsberaterin:

Ein Zeitplanbuch kombiniert mit einer Kalender- und Aufgaben-Software.

Zamyat M. Klein, Trainerin:

Nichts geht über eine Mindmap in Kombination mit dem Classei-System.

Ich habe für jeden Monat eine Classei-Mappe, da lege ich schon längerfristig eine Mindmap an und schreibe kunterbunt alles drauf, was mir „unterwegs“ einfällt, was in dem jeweiligen Monat ansteht.

Dann mache ich oft eine Wochen-Mindmap, auf jeden Fall aber eine Tages-Mindmap, auf der ich alles notiere, was ansteht. Dazu habe ich kleine Symbole entwickelt, wie einen Telefonhörer, wo ich dann alles dran hänge.

Das Aufschreiben entlastet mich einfach. Ich brauche nicht mehr dran zu denken, sondern kann zwischendurch einen Blick drauf werfen.

Außerdem ist es sehr befriedigend, das Erledigte leuchtend grün zu markieren.

Peer Wandinger, Webdesigner:

Ich habe da schon einiges probiert und bin bei zwei Dingen hängen geblieben.

Das ist zum einen eine Excel-Vorlage, in der ich meine geplanten Artikel für meine Blogs für eine Woche im Voraus plane. So habe ich den Überblick, was ich wann veröffentlichen möchte.

Zum anderen habe ich stinknormale kleine Post-its, wo ich die Aufgaben für den Tag kurz notiere und abhake. Und so versuche ich, einfach produktiv zu sein.


Nach welchen Kriterien legen Sie (Aufgaben-)Prioritäten fest?

Thorsten Leffeck, Sachverständiger:

Immer nach der Wichtigkeit.

  1. Zuerst jene, die terminlich gebunden sind,
  2. dann die, bei denen schnelles Handeln erforderlich ist,
  3. dann solche, die mir Spaß machen,
  4. zuletzt jene, die sich verschieben lassen, die nicht im „Jetzt“ stehen oder die keine besonders hohe Konzentration erfordern (mache ich dann abends).

Dorit Glomb, Bauingenieurin:

Nach Wichtigkeit (A-B-C), wobei im Moment die zeitliche Reihenfolge für mich wichtig ist, d. h., wann soll was fertig sein.

Andreas Pakebusch, Personalleiter:

  • Aufgaben, die wichtig und dringend oder nur dringend sind, haben bei mir Priorität 1.
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, haben Priorität 2.
  • Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, haben Priorität 3.

Für Aufgaben mit der Priorität 1 plane ich mehr Zeit, für die Aufgaben mit Priorität 2 plane ich etwas weniger Zeit ein. Aufgaben mit Priorität 3 plane ich gar nicht. Die werden erledigt, wenn nichts anderes zu tun ist.

Stefan Wilhelm Fischer, Trainer:

Ich versuche, Aufgaben von strategischer Bedeutung höher einzustufen. Das liegt aber vielleicht auch daran, dass mir diese Aufgaben mehr Spaß machen.

Monika Birkner, Coach:

Ein wichtiges Kriterium ist, was ich als Domino-Effekt bezeichne.

Was erreiche ich mit dieser Aktivität? Wie weitreichend sind die Auswirkungen? Idealerweise tue ich eine Aufgabe und deren Erledigung hat mehrere positive Auswirkungen auf andere Bereiche, so wie beim Domino die Bewegung eines Steines auch eine Kettenreaktion hervorruft.

Ein Beispiel aus dem Privatleben: Durch Sport tut man etwas für die Fitness. Gleichzeitig erhöht sich dadurch das Selbstvertrauen. Man wird leistungsfähiger und arbeitet produktiver. Möglicherweise knüpft man dadurch sogar interessante Kontakte.

Hardy Wagner, Prof. für Controlling und Management:

Nach Maßgabe meiner Lebens-Ziele, heruntergebrochen auf Wochen-Ziele.

Thomas Siller, Vertriebs-/Marketing-Leiter:

Ich gruppiere meine Aufgaben nach meinen Lebenshüten (Manager, Vater, Ehemann, Verkäufer, Kunde, Vereinsvorstand). Jede Aufgabe wird über die Fälligkeit nach Wichtigkeit und Dringlichkeit auf die einzelnen Wochentage verteilt.

Jochen Mai, Journalist:

Ganz klassisch: wichtig, dringend, wurscht …

Frank-Michael Rommert, Verleger:

Die Priorität einer Aufgabe ergibt sich für mich daraus, ob mich das Erledigen dieser Aufgabe meinen Zielen näher bringt.

Da ich meine Ziele (mit unterschiedlichen zeitlichen Horizonten) aufschreibe und sie auch durchsehe, ergeben sich die Prioritäten beim Durchsehen der Ziele fast von selbst.

Zamyat M. Klein, Trainerin:

Ich habe so eine innere Einteilung in „inhaltliche Arbeiten“ und „Verwaltung und Orga“. Inhaltliche sind eben Seminare planen und vorbereiten, Bücher und Artikel schreiben. Das markiere ich in meiner Mindmap rot – und das sind A- und B-Prioritäten.

Der Rest ist dann – von der inneren Bewertung her – eher lästig oder ablenkend. Daran will ich noch arbeiten (an der Einstellung :-)), weil es eben auch zu meinem Job gehört.

Und der ganze Bereich „Marketing“, wie Blog, Twitter etc., fällt da irgendwie raus. Das ist eigentlich noch eine Zwischen-Priorität, weil es absolut zu meiner Arbeit gehört, wichtig ist und mir auch großen Spaß macht.

Andreas Lambacher, Sales Director:

Immer nach der Wichtigkeit bzw. nach dem Termin.

Arnold Zimmermann, Seniorenanimateur:

Nach Wichtigkeit unter Berücksichtigung der persönlichen Interessen.

Thomas Reuteler, Controller:

Nach den Terminen und den möglichen Konsequenzen, wenn die Aufgabe nicht termingerecht erledigt sein sollte.

Thomas Uttlinger, Refa-Industrial Engineer:

Die dringendsten Prioritäten sind für mich die Dinge, die den Kunden betreffen.

Horst Kuhlemann, Verkaufs- und Personaltrainer

  • Priorität 1: … kann ich das, was von mir erwartet wird?
  • Priorität 2: … kann mein Umfeld einschätzen, was es von mir erwartet?
  • Priorität 3: … was kann ich bei den zu erledigenden Aufgaben dazulernen?

Patrick Kirschner, Industrial Enginee:

  • Meine Einteilung der Aufgaben erfolgt in A-Aufgaben, welche dringlich und wichtig sind.
  • In B-Aufgaben, welche wichtig, jedoch nicht dringlich sind. Diese werden meist terminiert (meist als Abarbeitungsblock im Outlook-Kalender).
  • In C-Aufgaben, welche dringlich, jedoch nicht wichtig sind. Diese Aufgaben werden meist an Auszubildende delegiert oder im Team verteilt.
  • Und in D-Aufgaben, welche weder dringlich noch wichtig sind. Diese Aufgaben werden entweder morgens beim Frühstück im Büro erledigt oder wandern gleich in den Papierkorb.

Petra Schuseil, Coach:

Folgende Fragen helfen mir:

  • Was ist mir wichtig?
  • Welche Werte sind mir wichtig?
  • Muss ich es heute erledigen?
  • Muss ICH es tun?
  • Muss ich es SO tun?

Peer Wandinger, Webdesigner:

Kunden gehen natürlich erst mal vor. Das ist einfach aus Prinzip so. Wenn man eine Dienstleistung anbietet und Kunden gewinnt, dann muss man diese auch so behandeln.

Dann spielen natürlich auch Faktoren wie die Dringlichkeit und der Nutzen eine Rolle. Letzteres betrifft stark eigene Projekte, wo ich viele Ideen habe. Aber nicht alle sind wirklich von ausreichend großem Nutzen.


Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?

Thorsten Leffeck, Sachverständiger:

Ich lese zwischendurch immer mal online Zeitung. Spreche viel mit meiner Familie und entspanne mich total beim Autofahren. Ja, Autofahren macht mir großen Spaß – und entspannt mich.

Dorit Glomb, Bauingenieurin:

  • Sport, Natur, Bewegung an frischer Luft
  • Stille
  • Lesen (keine Fachliteratur)

Andreas Pakebusch, Personalleiter:

Die beste Entspannung für mich ist ein gemütliches Abendessen mit meiner Frau oder gemeinsam mit Freunden. Aber auch der Italienischunterricht bringt mich auf andere Gedanken. Das trägt ebenso zur Entspannung bei. Motorrad fahre ich zwar selten, dann aber mit sehr viel Freude.

Stefan Wilhelm Fischer, Trainer:

Ich versuche, zwischendrin immer mal Pausen zu machen. Ansonsten kann ich beim Kochen gut entspannen und bei einem Glas Rotwein.

Monika Birkner, Coach:

Nach einem produktiven Tag bin ich eigentlich nicht müde.

Da mir aber eine Ausgewogenheit des Tages wichtig ist, sind Bewegung und kreative Tätigkeiten, zum Beispiel Schreiben oder Malen, gute Möglichkeiten zur Entspannung. Außerdem bin ich ein Sudoku-Fan.

Außerdem beende ich jeden Tag mit einem Rückblick und Meditation.

Hardy Wagner, Prof. für Controlling und Management:

  • gute Gespräche
  • lesen
  • Tatort

Frank-Michael Rommert, Verleger:

Beim Radeln oder Spazierengehen durch die oberbergischen Wälder, beim Hören von Musik J. S. Bachs und Arvo Pärts, beim Glas Wein mit meiner Frau am Kamin, beim Lesen der von Volker Michels hervorragend besorgten Hermann Hesse-Gesamtausgabe – es gibt viele Möglichkeiten.

Thomas Siller, Vertriebs-/Marketing-Leiter:

Im Sommer auf dem Fahrrad und am Berg. Im Winter beim Skifahren und in der Sauna.

Hier war ich in meinem „alten“ Leben absolut fahrlässig und habe geglaubt, dass ich das nicht brauche. Ich habe für meine körperliche und geistige Fitness wenig bis gar nichts gemacht. Heute, da ich es mehr für den Kopf als für den Körper brauche, mache ich es sehr gerne. Ich habe auch erkannt, dass ich beim Sport meistens die besten und kreativsten Ideen habe.

Auch meine Familie mit meinen zwei Kindern hat für mich deutlich an Bedeutung gewonnen, da ich einfach gemerkt habe, dass ICH sie noch viel mehr brauche als sie mich und dass auch die Familie eine Quelle ist, wo man sehr gut entladene Batterien aufladen kann.

Bei schlechtem Wetter ist meist ein gutes Buch ein wertvoller Begleiter.

Andrea Benke, Krankenschwester:

Ruhe und Entspannung finde ich in meinem Therapiezimmer mit Vibrationsmassage und Magnetfeldtherapie.

Antonia Anderland, Organisationsberaterin:

Für mich stimmt eine These des bekannten “Glücksforschers” Csikszentmihalyi: Glücklich und entspannt macht nicht unbedingt das Herumliegen am Strand, sondern eher ein “Kontrastprogramm”: nach der Arbeit ganz andere Kontexte betreten, gedanklich und räumlich.

Und idealerweise dabei in einen selbstvergessenen “Flow” zu geraten. Kinder und Tiere finde ich da ideale Helfer. (Eckhart Tolle schrieb einmal: “Ich habe mit mehreren Zen-Meistern gelebt: alles Katzen.”)

Genauso wichtig ist mir das bewusste meditative Alleinsein zum Auftanken – am liebsten in der Natur.

Zamyat M. Klein, Trainerin:

Das ist verschieden. Mal ist mir mehr nach Action, Freunde treffen, ins Kino gehen, mal bin ich froh, wenn ich mich auf mein Sofa verziehen kann und lesen – oder auch, ich gestehe es: einen Film in der Glotze anschauen.

Manchmal besuche ich abends einen Yoga-Kurs (obwohl ich jeden Morgen YOGA mache) oder gönne mir eine Massage. Das ist gerade abends einfach himmlisch.

Andreas Lambacher, Sales Director:

Mir fällt es schwer, meine Arbeit mit dem Schließen der Bürotür hinter mir zu lassen. Am besten bekomme ich meinen Kopf frei, wenn ich körperlich aktiv bin. Joggen oder Fußball spielen am Abend ist für mich die beste Entspannung.

Arnold Zimmermann, Seniorenanimateur:

Nach Hause kommen und alle „viere“ von sich strecken.

Michaela Mayerhofer, Office Managerin:

Am besten entspanne ich mich bei einem Spaziergang mit meinem Hund!

Karin Saxer, Kosmetikerin:

In der Badewanne mit Musik oder mit Gartenarbeit, je nach Wetter.

Thomas Uttlinger, Refa-Industrial Engineer:

Rumtollen mit meinem Sohn.


Haben Sie Zeitmanagement-Tipps für meine Leser?

Thorsten Leffeck, Sachverständiger:

Ich habe mir eine Reihe von Formularen entwickelt: für Standard-Briefe, E-Mails, Gefährdungsanalysen und für meine Gutachten. Diese müssen in manchen Segmenten individuell abgeändert werden. So erspare ich mir, diese immer wieder neu zu erstellen.

Ich habe mir in Word eine To-do-Liste angelegt. Da schreibe ich jeden Tag rein, was zu erledigen ist. Wen ich unter welcher Rufnummer wann anrufen soll/muss. Das erspart mir das ständige Suchen nach meinen Aufgaben, nach Personen und deren Telefonnummern – und ich vergesse so gut wie nichts mehr.

Mit Ausnahme meiner Gutachten achte ich wenig auf meine Rechtschreibung. Ich schreibe keine Diktate, sondern vermittle etwas oder äußere mich eben in gewisser Weise. Das muss inhaltlich verständlich sein – und nicht zwingend fehlerfrei. In E-Mails schreib ich z. B. alles klein. Sie werden lachen – aber das spart mir unglaublich viel Zeit beim Tippen, weil ich dann mit meiner Zwei-Finger-Technik wirklich schnell bin.

Dorit Glomb, Bauingenieurin:

Meine Methoden für einen sinnvollen Umgang mit meiner Zeit lauten einfach Achtsamkeit und Faulheit.

Achtsamkeit bedeutet für mich das Heute bewusst zu leben, ohne die ständigen Gedanken an das, was war und was sein wird. (Ganz klar, das ist nicht immer einfach.)

Faulheit meine ich im Sinne von positivem, kreativem Müßiggang. Vielen ist das ein Graus, schließlich muss man ja gefälligst fleißig und effektiv sein!

Deshalb noch einige Beispiele:

  • zusehen, wie der Wind die Blätter bewegt (Abwandlung für den Herbst: durch die Luft wirbelt)
  • im Winter die Vögel am Vogelhäuschen beobachten (ist sehr witzig, könnte ich stundenlang tun)
  • sich die Hände an einer Tasse Tee wärmen, dabei den Duft einatmen und die aufsteigenden Dampf-Kringel beobachten
  • Kindern beim Spielen zusehen
  • Ameisen auf einer Ameisenstraße beobachten

… darf gern fortgesetzt werden, der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Je „unnützer“ und „kindischer“, desto besser!

Dadurch erlebe ich die Zeit nicht als „Gegnerin“, sondern als Verbündete. Manchmal genügen mir 10 Minuten, manchmal verbringe ich auch ein ganzes Wochenende derart ungeplant, dann auch bewusst ohne Uhr, Telefon, PC, Fernsehen, Radio … kurz: ohne Input. Solche Auszeiten geben mir wesentlich mehr an Kraft, Elan und Kreativität als alles andere.

Christine A. Heyduk, Unternehmensberaterin:

  • Die eigene Verführbarkeit kennen (und ihr auch manchesmal nachgeben).
  • Exakte Zeiten definieren (jede Tätigkeit dauert so lange wie geplant!).
  • Die Arbeit gerne machen (weil diese Aufgabe ohnehin gemacht werden muss, Missmutigkeit kostet nur Energie und Zeit).
  • Bei Internet-Recherchen: Wecker stellen (und Fragestellung für die Recherche als Post-it auf den Bildschirm kleben (verhindert, dass frau/man sich nach Stunden bei völlig anderen Themen wiederfindet).

Andreas Pakebusch, Personalleiter:

  • Ich habe mir angewöhnt, Aufgaben und Arbeitsabläufe infrage zu stellen. Ich überlege, ob und welchen Nutzen sie bringen und was passieren würde, wenn man sie wegfallen ließe. Abgesehen von Tätigkeiten, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z. B. Buchhaltung) durchgeführt werden müssen, ist es erstaunlich, welche überflüssigen Dinge man gewohnheitsmäßig macht, weil es schon immer so gemacht wurde. Hier ist ein großes Zeitsparpotenzial.
  • Des Weiteren hilft es mir, gleichartige Tätigkeiten in Blöcken zu erledigen. So arbeite ich effektiver und konzentrierter. Außerdem habe ich mir angewöhnt, im Terminplaner Zeit für die Erledigung der Aufgaben zu blocken. Denn früher, als ich das noch nicht tat, passierte es häufig, dass ich viele Termine eintrug und mich später wunderte, dass ich keine Zeit mehr für die Aufgaben hatte.
  • Mit der Verwendung meiner Organisationshilfsmittel Outlook, Laptop und Arbeitsbuch spare ich schon Zeit bei der Zeitplanung. In Outlook lassen sich zum Beispiel Serientermine und Serienaufgaben anlegen. Ich muss also nicht jede Wiederholung manuell eintragen. Außerdem kann man die Aufgaben durch Ziehen mit der Maus in den Kalender übernehmen und muss nicht jede Aufgabe nochmals manuell in den Terminplan eintippen.
    Meine Termine und Kontakte benötige ich auch unterwegs. Mithilfe der Synchronisation zwischen Outlook und dem Laptop spare ich auch hier Zeit, denn ich muss nicht alles erneut aufschreiben. Die Suche nach verlegten Notizzetteln und den darauf enthaltenen Informationen hat mich früher viel Zeit gekostet. Seit der Benutzung des Arbeitsbuches spare ich diese Zeit ein.

Stefan Wilhelm Fischer, Trainer:

Zeitsparen funktioniert ja nicht. Deshalb nutze ich die Zeit bestmöglich. Bestmöglich heißt, dass ich „versuche“, mich auf das zu konzentrieren, was ich gerade tue, und nicht in Gedanken schon bei etwas anderem bzw. in der Vergangenheit oder der Zukunft zu sein.

Das ist meine größte Herausforderung. Fragen Sie sich nach jeder Arbeit: War ich bei der Sache?

Monika Birkner, Coach:

  • Nach meinen positiven Erfahrungen mit dem strategischen Pfad würde ich empfehlen, sich mit dieser Vorgehensweise vertraut zu machen. Der strategische Pfad fällt nicht direkt in die Kategorie „Zeitspartipp“. Aber er hilft, produktiver zu sein und Ergebnisse mit weniger Mühe zu erreichen.
  • Für sehr wichtig halte ich auch das Prioritätensetzen nach dem Domino-Prinzip.
  • Zeitmanagement gehört für mich eng mit Energiemanagement zusammen. Also auf die eigenen Energiekurven achten. Sich Zeit für Pausen nehmen, gerade wenn man besonders unter Druck steht.
  • Die Produktivität hängt auch stark mit dem inneren Selbstmanagement zusammen. Welche Gedanken und Gefühle dominieren? Bringen sie einen weiter oder kosten sie nur Energie?
  • Ordnung! Viel Zeit geht unnötigerweise verloren, wenn man Dinge oder Dateien suchen muss.
  • Dinge, die man anfängt, gleich zu Ende bringen.

Letztlich muss jeder für sich selbst herausfinden, was ihm guttut und bei der Erreichung der angestrebten Ergebnisse hilft. Ich kann nur jedem empfehlen, sich einmal die Zeit zu nehmen, um über den idealen Tag/die ideale Woche nachzudenken. Das Ergebnis wird nicht bei jedem PEACE heißen. Doch es kann auf diese Weise eine Orientierung entstehen. Und die ist wichtig. Ansonsten besteht das Risiko, dass man sich von seiner To-do-Liste überwältigen lässt und dabei die größeren Zusammenhänge, möglicherweise sogar den Sinn des Lebens, aus den Augen verliert.

Edeltraud Haas, Universitätsbibliothek-Direktorin:

Konzentration auf das Wesentliche! Prinzipiell ersparen konzentriertes Arbeiten und eine gute Einteilung viel Reibung. Ebenso die Fähigkeit, zu wissen, wann Perfektionismus nicht mehr tragbar oder zielführend ist.

Hardy Wagner, Prof. für Controlling und Management:

  • Vision des Lebens-Erfolgs* aufgrund der Erkenntnisse einer fundierten Persönlichkeits-Struktur-Analyse, d. h. Nutzung der Stärken, Akzeptanz der Nicht-Stärken, Abbau von Schwächen
  • Planung aufgrund hierauf aufbauender strategischer Ziele
  • Setzung diesbezüglicher Prioritäten und deren konsequente Umsetzung

Wichtig: Loslassen, Ordnung durch Schriftlichkeit, Prioritäten mit Konsequenz

* Erfolg = Zufriedenheit aufgrund von Art und Grad der Ziel-Erreichung!

Frank-Michael Rommert, Verleger:

Die meiste Zeit können Sie dadurch sparen, indem Sie sich darüber klar werden, was Sie wirklich wollen. Denn dann fällt es viel leichter, Nein zu sagen und sich nicht dauernd vor den Karren anderer Interessen spannen zu lassen.

Damit meine ich nicht, dass Sie nur an sich und Ihre Bedürfnisse denken sollten. Im Gegenteil, es gibt kaum etwas Befriedigenderes, als wirksam für andere Menschen da zu sein.

Wenn Sie also nach einem Zeitmanagement-Tool suchen, dann fangen Sie an mit Ihrem persönlichen Zielmanagement – noch heute.

Thomas Siller, Vertriebs-/Marketing-Leiter:

Mein Tipp ist, mit der eigenen Zeit sehr geizig zu sein. Wenn man mit seiner limitierten Zeit nicht geizig ist, dann wird viel von der eigenen Zeit vom eigenen Umfeld fremdverplant.

Zu viel verplante und vor allem unausgeglichen verplante Zeit überfordert den Menschen und macht über kurz oder lang krank.

Wichtig ist nach meiner Meinung, dass man die Zeit nicht nur deshalb spart, um mehr Sachen in derselben Zeit zu erledigen.

Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass ich rückblickend meine Zeit mit den richtigen Dingen und gemäß meiner Werteskala verbracht habe und dass ich ohne schlechtes Gewissen zurück und nach vorne blicken kann.

Als abschließenden konkreten Zeitspartipp kann ich nur zu einem gut organisierten Arbeitsplatz raten. Hier verliert man sehr viel Arbeitszeit, wenn man nicht durch ein organisiertes Büro die Suchzeiten für Unterlagen reduziert.

Jochen Mai, Journalist:

Versuchen Sie nicht, die Zeit zu managen. Die läuft auch so weiter. Versuchen Sie lieber, sich selbst besser kennenzulernen, Ihre Stärken und Schwächen, Dinge, die Sie gerne aufschieben, und andere, die Sie am liebsten machen.

Die müssen Sie in eine kluge Reihenfolge bringen. Und lernen, dass Pläne dazu da sind, um verworfen und verbessert zu werden. Bleiben Sie im Geist stets flexibel. Und werden Sie schneller. That’s all.

Andrea Benke, Krankenschwester:

  • Korb oder Klappbox steht bereit: Alles, was in den Keller/die Waschküche muss, kommt dort hinein. Jeder, der in den Keller geht, nimmt die Box mit und sortiert die Sachen entsprechend ein.
  • Einkauf- und Besorgungsliste; Tour planen.
  • Nicht alles selbst machen, auch andere können es, aber auf ihre Weise.

Antonia Anderland, Organisationsberaterin:

Wem das bekannte “Getting Things Done” von David Allen zu kompliziert ist, mag sich vielleicht mit einer kritischen Kurzform dieses Konzepts beschäftigen: “Zen to Done” von Leo Babauta. Beide Bücher sind auch auf Deutsch zu haben.

Wer Englisch beherrscht, dem möchte ich sehr einige Vortragsausschnitte von David Allen und Randy Pausch auf YouTube empfehlen. Ich kenne Menschen, die Zeitmanagement-Bücher jahrelang ungelesen im Schrank stehen hatten und von diesen Vorträgen auf einmal hingerissen waren, ihr Chaos verließen und begannen, ihr Leben aufzuräumen.

Schlechter Umgang mit Zeit paart sich ja oft mit Unordnung auf anderen Ebenen: Viele profitieren da auch von Karen Kingstons Büchern zum Thema “spirituelles Entrümpeln”.

Für Fortgeschrittene finde ich die Idee charmant, sich aus diesen prominenten Konzepten die Rosinen herauszupicken und ein ganz eigenes Zeitmanagement-System zu entwickeln. Alles, was funktioniert, ist o.k.!

Zamyat M. Klein, Trainerin:

Sich Zeit nehmen statt zu sparen.

Sich Zeit nehmen für die Dinge, die wichtig sind für das eigene Wohlbefinden und die Gesundheit.

So habe ich nun als Allerneuestes noch einen Weg gefunden, neben dem täglichen YOGA auch jeden Tag zu walken. Ich starte dafür etwas früher in meine Mittagspause und walke dann eine Runde (ca. 30-60 Minuten) durch Wiesen und Wälder.

Ich habe schon nach einer Woche gemerkt, wie gut mir das tut und wie viel Energie mir das gibt.

Dann habe ich mal ein verrücktes Experiment gemacht: einen freien Tag in der Woche!

Ein Teil in mir schrie, das geht doch nicht – bei einem anderen Teil hat es sofort klick gemacht. Und in der Tat: Meine Erfahrung war nur positiv.

Dadurch, dass ich wusste, „Mittwoch ist mein freier Tag“, habe ich an den beiden Tagen davor und danach viel fokussierter und konzentrierter gearbeitet. Unterm Strich habe ich in diesen Wochen mehr geschafft als in anderen, die ich durchgearbeitet habe.

Typische Zeitfresser können natürlich E-Mails, Blogs und Twitter sein.

Simpler Trick (der natürlich nicht einfach zu realisieren ist :-)): sich feste und beschränkte Zeiten dafür einteilen. Fertig! Dafür Zeiten nehmen, in denen man nicht die vollste Konzentration hat, wo man auch nicht so lange Zeit hat, vielleicht auf einen Rückruf wartet etc.

Andreas Lambacher, Sales Director:

Früher habe ich es als sehr belastend empfunden, wenn mir außerhalb der Bürozeiten zu erledigende Aufgaben eingefallen sind. Der Grund war, dass ich sie mir nie notiert habe und damit haben mich die Gedanken an diese Aufgaben immer verfolgt, verbunden mit der Angst, ich könnte sie vergessen.

Heute versuche ich, immer alles sofort zu notieren, sobald es mir in den Sinn kommt, und zwar in jeder Lebenssituation. Manchmal kann das auch auf einem Zettel am Nachttisch sein. Auf diese Weise kann ich sofort wieder entspannen und mich vom Gedanken an die zu erledigende Aufgabe lösen.

Meine Fahrtzeit ins Büro beträgt ca. 40 Minuten. Ich versuche, diese Zeit zu nutzen, indem ich Telefonate erledige. Bevor ich das Büro am Abend verlasse, lege ich mir bereits eine Liste der zu tätigenden Anrufe zurecht. Beim Nachhausefahren oder in der Früh bei der Fahrt ins Büro erledige ich dann diese Anrufe. Sobald ich ins Büro komme, ist der Großteil der Telefonate bereits erledigt und ich kann meine Zeit für Meetings, E-Mails etc. verwenden.

Michaela Mayerhofer, Office Managerin:

Meiner Meinung nach bewusst machen, dass es auch noch ein MORGEN gibt, und schon hab ich für den heutigen Tag Zeit gespart, die ich in meine Freizeit investieren kann! Und immer wieder erlebe ich, dass sich einige Dinge dann „von selbst erledigen“!

Karin Saxer, Kosmetikerin:

Im Geschäft nutze ich den „Terminator“, das sind Hängemappen von 1 bis 31 und zusätzlich 12 Hängemappen mit dem jeweiligen Monatsnamen. Wenn ich ins Büro komme, nehme ich jeweils die Mappe mit dem Datum heraus und sehe so, was heute ansteht. Zusätzlich habe ich mit verschiedenen Farben der Sichtmappen die unterschiedlichen Gebiete oder Vorgesetzten eingeteilt.

Rot – Personal, Blau – Rechnungen, Grün – Produkte, Gelb – Events. Falls mein Chef nun keine Zeit hat, um etwas zu erledigen, schiebe ich die Unterlagen auf den nächsten Tag, die nächste Woche oder den nächsten Monat. Outlook verwende ich zur Erinnerung.

Regine Fortwängler, Redaktionsassistentin:

Neinsagen lernen bei Dingen, die weder dringend oder nutzbringend sind noch einem am Herzen liegen.

Kirsten Jürgensen, Entspannungspädagogin:

  • Regelmäßige Pausen … aber auch bewusst erlebte Pausen, also nicht mal eben ein Telefonat führen, sondern wirklich etwas zur Ruhe finden. Das klingt zwar paradox, aber wenn man erfrischt aus einer Pause herauskommt, hat man wieder Energie und wird … schneller!
  • Einen Blick dafür entwickeln, welche Aufgaben man ggf. delegieren kann (gelobt sei mein Steuerberater). Manchmal kann das in Form von „Dienstleistungstausch“ stattfinden: Du übernimmst eine Aufgabe von mir, die mir nicht liegt oder die ich nicht mag, dafür nehme ich Dir eine Arbeit ab, die ich gut kann und im besten Fall sogar Spaß macht.
  • Spaß an den Dingen, die ich tue … das für mich weltbeste Zeit- und Stressmanagementtool. Manchmal bedarf es dafür im Vorfeld einer Zieldefinition. Das heißt, wofür mache ich das überhaupt. Und wenn das Ziel attraktiv ist, dann kann man manchmal sogar an den nicht so schönen Aufgaben Spaß haben.

Horst Kuhlemann, Verkaufs- und Personaltrainer:

Weniger kann mehr sein.

Peer Wandinger, Webdesigner:

Man sollte sich immer nur auf eine Sache konzentrieren. Früher bekam ich nichts fertig, weil ich immer an diversen Projekten gleichzeitig gearbeitet habe.

Nun habe ich in meinem Blog das „13 Wochen Projekt“ gestartet. Dabei habe ich immer in einer Woche nur an einer neuen Idee gearbeitet und nicht über ein paar Dutzend nachgegrübelt.

Das hat dazu geführt, dass ich sehr viele Ideen endlich umsetzen konnte.

Konzentration und wenig Ablenkung sind in meinen Augen sehr wichtig.

Oliver Wildenstein, Fachreferent:

Die Tageszeitung und alle Werbepost abbestellen und ein Aufkleber auf dem Briefkasten “Bitte keine Werbung einwerfen”.

Jörg Schneider, Trainer:

Ich habe gelernt, sehr genau darauf zu achten, wie ich diese Zeit verwende und ob ich mit den daraus entstehenden Konsequenzen einverstanden bin. Gehen Sie ruhig mal verschwenderisch damit um und vermeiden Sie ein Mangelgefühl. Sie werden merken, Sie haben alle Zeit der Welt!

Petra Schuseil, Coach:

Probieren Sie die ganz persönliche Stopp-Taste aus. Steigen Sie aus dem Hamsterrad aus. Kann man fast überall und täglich ausprobieren.

  • Nehmen Sie 5 Minuten Platz auf Ihrem Lieblingssessel … Augen zu oder schauen Sie raus in die Natur… atmen Sie tief ein und aus.
  • Die rechte Hand aufs Herz legen … und einfach nur still sein eine Weile… lauschen…

Tiefenentspannung – und wenn nur kurz – lässt uns leistungsfähig bleiben.

Und wer das nicht mag, geht 5 Minuten um den Block. Stramm gehen und tief ein- und ausatmen. Das Treppenhaus tut’s auch.

Ein herzliches Dankeschön an alle Teilnehmer dieser Interviewreihe!


Kommentare

  • Sehr interessant diese Sammlung! Vieles setze ich bereits selbst um (naja mit welchselndem Erfolg) und viele Gedankenstupser sind auch dabei. Wichtig ist eben auch, die eigenen “Schwächen” zu erkennen, anzunehmen und daran zu arbeiten. Dies aber natürlich wieder OHNE Verbissenheit :-) Gemeinsam haben aber alle klar ausgesagt: “weniger ist oft mehr – und das dann aber mit Elan”. Dann hat man wirklich wieder Zeit für die “Auszeiten” die doch wieder alles effektiver machen. Eigentlich ganz einfach … eigentlich.

    Schlaffner Sabine antworten
  • Yasmin Eder

    Ich liebe diese Internetseite. Es sind so einfache Dinge wie man abschalten, sich verbessern kann, die Arbeit leichter managt und Stress in Energie umwandelt. Einfach genial und manche Interviews bzw. Antworten musste ich mir zusammenschreiben und bei der Arbeit für mich aufhängen, damit diese Infos nicht in Vergessenheit geraten.

    Yasmin Eder antworten
  • Sehr lesenswert, da es eine echte praktische (Überlebens-)Hilfe ist, gerade – wenn man wie ich – mehrere “Lebenshüte” hat. DANKE dafür!

    Anja Martina Deharde antworten
  • Lena Mitter

    Danke für die guten Tipps! Ordnung ist immer die halbe Miete, obwohl es einem sehr schwer fallen kann, gerade wenn man so ein Chaostier und noch dazu schnell gestresst ist wie ich. Da ich selbstständig bin, ist es natürlich besonders wichtig, den Überblick zu behalten und das klappt deutlich besser, seit ich ein CRM-System nutze. Damit klappt es super, seinen Alltag (auch den privaten Alltag) zu strukturieren und Termine auch einzuhalten, da man an alles Wichtige erinnert wird und immer darauf zugreifen kann, da es webbasiert ist. So ist mein Leben ein klein bisschen stressfreier.

    Lena Mitter antworten

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