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Zeitmanagement: Alle Aufgaben im Griff

Beim Zeitmanagement geht es unter anderem auch darum, alle offenen Aufgaben möglichst effizient abzuarbeiten. Um das zu bewerkstelligen, ist Aufgabenmanagement gefragt. Es geht also auch um die Aufgabenplanung. Hier gilt der Grundsatz:
Alle Aufgaben an EINEM Ort – in einem so genannten Aufgabenpool.
Aufgaben ergeben sich z.B. aus Posteingängen (E-Mail, Brief, Fax), Telefonaten, Besprechungen, Projekten etc.

Welche Aufgaben kommen in den Pool?

Nun müssen wir zuerst klären, welche Aufgaben wir überhaupt sammeln bzw. notieren. Notiert werden Aufgaben, Und nun zu den Aufgaben, die auf einer Todo-Liste nichts zu suchen haben. Dazu gehören

Aufgabenverwaltung mit einer Software

Nun können Sie Ihre Aufgaben z.B. mit einer Organisations-Software verwalten.  Ich selber nutze dafür MS Outlook, aber es gibt unzählige andere Programme für die Aufgaben- und Terminverwaltung. Durch die heutigen Technologien ist Mobilität in der Regel kein Problem mehr. So ist es in Besprechungen und Meetings mittlerweile durchaus üblich, dass Teilnehmer mit Laptops oder Netbooks ausgerüstet sind. Aufgaben und Notizen werden direkt eingegeben. Die einzelnen Tools und deren Einsatz und Möglichkeiten werden wir uns aber in einer späteren Lektion im Detail ansehen.

Aufgabenverwaltung auf Papier

Sie können Ihre Aufgabenverwaltung natürlich auch auf Papier durchführen. Wenn Ihnen das mehr zusagt, dann empfehle ich Ihnen die Aufgabenverwaltung direkt im Superbuch oder in einem Zeitplanbuch. Sollten Sie ein Zeitplanbuch bevorzugen, habe ich hier eine Checkliste für die optimale Nutzung: So holen Sie das Beste aus Ihrem Zeitplanbuch Bei der Variante mit dem Superbuch:
Kennzeichnen Sie die Aufgaben als solche im linken Randbereich. Sie müssen Ihnen auch bei einer Fülle von Notizen sofort ins Auge stechen.
Ich habe früher meine komplette Zeitplanung mit meinem Superbuch durchgeführt. Hierfür habe ich zusätzlich ein Kalenderheft eingeheftet, wo ich dann gleich meine Termine übertragen haben. Diese Methode hat auch tadellos funktioniert, sie hatte nur ein Manko: die fehlende automatische Erinnerungsmöglichkeit. Als die Anzahl der Aufgaben immer größer wurde, habe ich schließlich meine Aufgabenverwaltung mit einer Software durchgeführt. Wenn Sie das Superbuch für Ihren Aufgabenpool nutzen wollen, dann stelle ich Ihnen noch eine praxisbewährte Variante vor: Sie können die zweite Notizbuch-Hälfte (Hälfte nach der Buchmitte) für die Aufzeichnung Ihrer Aufgaben heranziehen. Die vordere Buchhälfte wir ausschließlich für Notizen verwendet. Mit einem Leseband oder Lesezeichen gelangen Sie sofort zu Ihrem Aufgabenpool. Damit kommt es zu keiner Durchmischung von Notizen und Aufgaben und Sie haben den perfekten Überblick. So viel zum Aufgabenmanagement. Denn nur wer seine Aufgaben nicht aus den Augen verliert und diese entsprechend der Prioritäten abarbeitet reduziert, dass er oder sie nicht so schnell den Füßen unter den Boden verliert. Zum Weiterlesen:
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