In Outlook eine bereits gesendete Mail-Nachricht zurückrufen

Vielleicht haben Sie die Outlook-Funktion Nachricht zurückrufen schon entdeckt. Eigentlich klingt es ja toll: Man ärgert sich über eine Person. In diesen Gemütszustand schreibt man eine E-Mail, ohne groß über die Konsequenzen nachzudenken. Der Ärger ist verraucht. Die E-Mail ist verschickt. Und dann wird einem plötzlich bewusst, dass man mit der bösen E-Mail doch zu weit gegangen ist oder die weittragenden Folgen werden einem erst klar. Aber zum Glück gibt es in Outlook die Rückruf-Funktion. Einfach die Nachricht zurückrufen, im Posteingang des Empfängers löschen bzw. mit einer anderen austauschen. ABER!

Diese Funktion ist mit Vorsicht zu genießen bzw. nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

3 Voraussetzungen, damit das Rückholen klappt

Damit Sie eine erfolgreiche Rückholaktion durchführen können, müssen folgende drei Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung 1

Der Empfänger hat Ihre E-Mail noch nicht gelesen!  

Voraussetzung 2

Sie arbeiten mit Ihrem Outlook über einen Exchange-Server. Das ist in Firmen in der Regel der Fall.  

Voraussetzung 3

Sie haben die E-Mail intern versendet, also z. B. innerhalb der Firma. Der Empfänger muss also sein E-Mail-Postfach auf dem gleichen Exchange-Server wie Sie haben. Wurde die E-Mail an eine externe Person – also an einen externen Mailserver – versendet, darf Ihr Server die Nachricht noch nicht weitergesendet haben.

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Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, können Sie Ihre E-Mail zurückholen bzw. durch eine andere ersetzen. Und so geht’s:

1. Öffnen Sie mit einem Doppelklick die gesendete E-Mail.
2. Wählen Sie dann Aktionen > Diese Nachricht zurückrufen. Ab Outlook 2010 finden Sie den Befehl unter Aktionen.
3. In dem sich öffnenden Dialogfeld können Sie auswählen, ob Sie die Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen oder durch eine neue Nachricht ersetzen wollen:

Wenn Sie auswählen, dass die E-Mail durch eine andere ersetzt werden soll, wird die alte E-Mail geöffnet und Sie können dann die gewünschten Änderungen durchführen. Aber Achtung: Wenn Ihnen der Empfänger zuvorkommt, kann er nicht nur die alte E-Mail lesen, sondern erfährt auch von Ihrer Rückholaktion sowie der Änderung.

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