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E-Mail-Organisation: Der Trick mit den vorläufigen Papierkörben

Bei der E-Mail-Organisation sind – ich bezeichne sie einfach mal so – "Vorläufige Papierkörbe" eine große Hilfe. Mit der täglichen E-Mail-Flut geht der Posteingang schnell über. Auch deshalb, weil man E-Mails im Posteingang belässt, die man noch nicht ablegen und auch nicht löschen möchte. Typische Beispiele solcher E-Mails sind Nachrichten, die man erst  nach Eintreffen einer bestimmten Situation löschen kann, beispielsweise eine Auftragsbestätigungs-E-Mail. Nachdem die bestellte Ware eingegangen ist, kann die E-Mail gelöscht werden. email organisation Um also solche E-Mails nicht einfach im Posteingang zwischenzuparken und damit die Unübersichtlichkeit zu fördern, legen Sie doch einfach einen eigenen Ordner an. Ich habe diesen mit „Müll“ bezeichnet. Dort hinein schiebe ich alle E-Mails, die bearbeitet bzw. gelesen sind, die ich aber weder ablegen noch löschen kann. Alle paar Wochen können Sie dort mal einen Blick hineinwerfen und ausmisten. Aber auch das Ausmisten können Sie in MS Outlook automatisieren. Dazu möchte ich eine passende Fragestellung veröffentlichen, die mich vor kurzem per E-Mail erreicht hat: „… Ich habe einen Ordner, in den ich mit einer Regel automatisch die Lesebestätigungen von E-Mails verschieben lasse. Es macht auch Sinn, diese Bestätigungen für einen Zeitraum von ca. 4 Wochen zu archivieren. Im Moment lösche ich dann alle Elemente, die älter als 4 Wochen sind, von Hand. Gibt es eine Regel, die Elemente, die älter als 4 Wochen sind, in den Papierkorb verschiebt? Ich habe im Outlook nur eine Regel mit konkretem Termin gefunden,aber ich bin ja auf der Suche nach einem variablen Zeitraum, der sich automatisch nach dem aktuellen Datum orientiert.“ Soweit die Fragestellung. Und dazu auch gleich meine Antwort: Es ist tatsächlich möglich, die E-Mails in einem Ordner nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Es geht zwar nicht mit einer Regel, aber mit der Autoarchivierungsfunktion von MS Outlook. Gehen Sie so vor:
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in welchen Sie die Lesebestätigungen automatisch verschieben.
  2. Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü Eigenschaften.
  3. Klicken Sie auf das Register AutoArchivierung. Dort wählen Sie die Optionen wie im folgenden Bild dargestellt. Das war’s:
emailorganisation outlook
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