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Aus MS Outlook Adressen in Word importieren

MS Outlook ist ein optimales Werkzeug für die Kontaktverwaltung. So können Sie im Kontakte-Ordner eine beliebige Anzahl an geschäftlichen und privaten Kontaktadressen und weitere nützliche Informationen abspeichern, sortieren, kategorisieren, verknüpfen – eben alles, was das Herz begehrt. Und für die tägliche Korrespondenz im Büro nutzen viele MS Outlook als E-Mail-Programm und MS Word zum Verfassen von Briefen und ähnlichen Schreiben. Und genau für das Verfassen von Briefen greift man häufig auf die in Outlook gespeicherten Adressen zurück. Um eine Adresse aus Outlook in ein Word-Dokument einzufügen, gibt es grundsätzlich zwei Wege. Der aufwendige Weg Indem Sie den entsprechenden Kontakt in Outlook öffnen, die Adresse dort rauskopieren und im Word-Dokument an der gewünschten Stelle einfügen. Der einfachere Weg Nun gibt es im Word eine nützliche Funktion, mit der Sie ganz bequem eine Adresse aus den Outlook-Kontakten in das gewünschte Dokument einfügen können. Nur ist diese Funktion leider versteckt. Deshalb müssen wir entsprechenden Befehl erst ans Tageslicht befördern.

In MS Word 2007 und 2010 funktioniert das so:

  1. Klicken Sie in Word in der Schnellstartleiste auf das Symbol mit dem kleinen nach unten zeigenden Pfeil und dort auf Weitere Befehle: outlook adressen in word
  2. Unter Befehle auswählen wählen Sie dann Alle Befehle:in word outlook adressen importieren
  3. Nun klicken Sie in der Liste auf den Befehl Adressbuch und dann auf die Schaltfläche Hinzufügen: outlook kontakte in word
  4. Schließen Sie alle Fenster mit OK. Nun finden Sie in der Schnellstartleiste das Adressbuch-Symbol: outlook word

In den Vorgängerversionen von Outlook 2007 gehen Sie bitte so vor:

  1. Klicken Sie im Menü Ansicht > Symbolleisten auf Anpassen.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle und klicken Sie links unter Kategorien auf den Eintrag Alle Befehle.
  3. Suchen Sie rechts den Eintrag Einfügen Adresse und ziehen Sie diesen mit der Maus in die Word-Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los, sobald eine Einfügemarke an der von Ihnen gewünschten Position erscheint.
  4. Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf Schließen.

So übernehmen Sie Outlook-Adressen in Word

Gut, nun haben wir alle Vorbereitungen getroffen. Jetzt können Sie jede in Outlook gespeicherte Adresse in ein beliebiges Word-Dokument importieren.
  1. Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Word-Dokument.
  2. Klicken Sie dann auf das neue Adressbuch-Symbol in der Schnellstartleiste.
  3. Dann noch auf den gewünschten Namen doppelt klicken, und schon werden die gewünschten Daten in Word eingefügt. Erhalten Sie im Dialogfeld Namen auswählen nur eine leere Liste, dann aktivieren Sie in der Drop-Down-Liste rechts oben den Eintrag Kontakte. Dann erscheint das Outlook-Adressbuch.
Leider wird bei der Übernahme auch immer das Land eingefügt, was für die inländische Korrespondenz nicht erforderlich ist. Die Übernahme des Landes lässt sich nicht abstellen. Löschen Sie diese Zeile dann einfach manuell. Noch ein Hinweis:  Sollten bei Ihnen die Outlook-Kontakte bei Klick auf die Adressbuch-Schaltfläche nicht angezeigt werden, müssen Sie diese in Ihrem Outlook erst aktivieren. Hierzu mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Outlook-Kontaktordner klicken > dann Register Outlook-Adressbuch > und dort die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen auswählen: Zum Weiterlesen:
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