Büroorganisation: Warum die Ablage in Stehordnern ineffizient ist!
Bei der Büroorganisation zählen die Stehordner bzw. Regalordner immer noch zu den am häufigsten verwenden Ablagebehältern.(Bild: Fotolia©vasyamazyra)
Im Vergleich zu der Ablage mit Ordnern sind bei der Ablage mittels Stehmappen/Einstellmappen, wie beispielsweise beim Dokumentenmanagement-System von Classei und Mappei, wesentlich weniger Handgriffe erforderlich.Stehmappe (Bildquelle: classei.de)
Diese geringere Anzahl der Handgriffe gilt sowohl für die Ablage eines Dokumentes als auch, um an das gewünschte Dokument zu gelangen. Daraus resultiert eine höhere Effizienz.❁ Zeitblüten-Downloadpaket WOHLFÜHL-SCHREIBTISCH:
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Ordner-Ablage: Mehr Handgriffe für die Ablage eines Dokumentes
Um das Ganze zu veranschaulichen, habe ich die erforderlichen Handgriffe im Folgenden aufgelistet. Ablegen eines Dokumentes in einen Regalordner:- Ordner hervorholen und hinlegen
- Ordner aufschlagen
- Locher zur Hand nehmen
- Blatt zur Hand nehmen
- Dokument lochen
- Locher weglegen
- Klemmspanner öffnen
- das entsprechende Registerfach aufschlagen und die Dokumente über den Bügel nach links schieben
- Hebel nach oben drücken, um die Bügel zu öffnen
- Dokument einlegen
- Hebel nach unten drücken, um die Bügel wieder zu schließen
- Dokumente und Klemmspanner über den Bügel wieder nach rechts schieben
- Klemmspanner schließen
- Ordner schließen
- Ordner nehmen und wegstellen
Stehmappen erfordern weniger Handgriffe
Die Ablage mittels Stehmappen ermöglicht eine direkte Ablage (ohne das „Zwischenparken“):- Schublade öffnen (wenn die Mappen in einer Lade anstatt in einer Box auf dem Schreibtisch untergebracht sind)
- entsprechende Mappe (halb) herausziehen
- Dokument zur Hand nehmen
- Dokument in Mappe hineingeben
- Mappe zurücklegen
- Schublade schließen
Ablagebox (Bildquelle: classei.de)
Häufig ist den Teilnehmern meines Büromanagementkurses der Aufwand durch die Ablage nicht bewusst. Diese Gegenüberstellung der Handgriffe für die Ablage eines Dokuments hat oft einen Aha-Effekt bei den Teilnehmern zu Folge.ZEITBLÜTEN-Downloadpaket: Alles zum Thema Büroorganisation:
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