Arbeitsblöcke unterstützen beim Zeitmanagement
Das Arbeiten in Blöcken bildet für mich einen wesentlichen Baustein des Zeitmanagements.
Als Blockaufgaben bezeichne ich Tätigkeiten, die ich gemeinsam in einem Arbeitsblock abarbeiten kann. Ich fasse also gleichartige Aufgaben zusammen.
Denn ich habe mir angewöhnt, in Blöcken zu arbeiten.
Wozu das gut sein soll?
Wenn beispielsweise vier Telefonate anstehen, dann erledige ich diese – wenn möglich – alle in einem Zug. So bin ich effizienter und muss spätere Aufgaben nicht unterbrechen.
Beispiele für Blockaufgaben: Telefonate, Schreiben von Rechnungen oder E-Mails, Rechnungen überweisen – um nur einige zu nennen.
Arbeitsblöcke in Abhängigkeit der Leistungskurve
Ich habe meinen Arbeitsalltag in Abhängigkeit meiner Leistungskurve in Blöcke unterteilt und konnte damit eine beträchtliche Effizienzsteigerung erreichen.
Zur Leistungskurve:
Wie Sie Ihre
Leistungskurve feststellen, habe ich hier beschrieben.
Unsere Leistungsfähigkeit ist während des Tages Schwankungen unterworfen. Diese Schwankungen unterliegen auch dem individuellen Biorhythmus.
Ich habe beispielsweise mein Tagesleistungshoch am Vormittag. Am frühen Nachmittag fällt meine Leistungskurve. Am späteren Nachmittag kommt es wieder zu einem leichten Anstieg, der Zenit vom Vormittag wird aber nicht mehr erreicht. Schließlich kommt es zu einem kontinuierlichen Abfall.
Abhängig von meiner Leistungskurve arbeite ich die anfallenden Aufgaben in Blöcken ab. In einer Phase des Leistungshochs arbeite ich an Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern. Im Leistungstief werden Routineaufgaben erledigt.
Natürlich ist diese Vorgehensweise nicht immer möglich und schon gar nicht in jedem Beruf. Allerdings weit aus öfter, als sie angewandt wird.
Ein Beispiel aus der Praxis
Folgend stelle ich Ihnen meinen eigenen Arbeitsalltag unterteilt in Blöcke und in Abhängigkeit meiner Leistungskurve vor:
8.00 bis ca. 8.30 Uhr (Leistungshoch):
In dieser halben Stunde habe ich am meisten Energie und Elan. Die Frosch-Aufgaben (= unangenehme Aufgaben, die gerne auf die lange Bank geschoben werden) sind an der Reihe.
ca. 8.30 bis ca. 11.30 Uhr (Leistungshoch):
In diesem Block arbeite ich konzentriert an meinen wichtigen Aufgaben (z. B.
A-Aufgaben bzw.
Muss-Aufgaben). Alle Unterbrechungen und
Zeitdiebe versuche ich in diesem Block auszuschalten bzw. auf ein Minimum zu reduzieren.
ca. 11.30 bis 12.00 Uhr:
In dieser halben Stunde erledige ich wichtige Telefonate. Aus meiner Erfahrung sind in der Zeit vor der Mittagspause und vor Arbeitsende Telefonate und Besprechungen viel ergebnisorientierter und erfolgreicher, weil die Gesprächspartner auch ihre Mittagspause bzw. den Arbeitsschluss (zweiter Telefonblock am späteren Nachmittag) vor Augen haben und dadurch (unbewusst) kompromiss- und kooperationsbereiter sind. Es kommt natürlich immer auf den Zweck des Gesprächs an.
Nach der Mittagspause bis 14.00 Uhr:
Mein Leistungstief. Nun erledige ich dringende (aber nicht wichtige) Aufgaben, dann den Schriftverkehr (E-Mails, Briefe, …) und andere Routinearbeiten.
Von ca. 14.00 bis ca. 16.00 Uhr:
Ein kleines Leistungshoch. Ich arbeite konzentriert an weiteren wichtigen Aufgaben.
Ab ca. 16.00 bis Arbeitsende ...
... erledige ich wieder dringende (aber nicht wichtige) Aufgaben, dann die E-Mails und schließlich die Post. Bevor ich das Büro verlasse, hake ich die erledigten Aufgaben ab und lege eine neue Reihenfolge für den nächsten Tag fest – mache also die
Tagesplanung für den nächsten Tag.
Diese Zeiten für die Blöcke darf man nicht so eng sehen. Das sollte nur ein Beispiel sein. Auch sind diese Blöcke meist fließend. Aber wenn ich den Arbeitstag im Büro verbringe, versuche ich mich danach zu richten.
Das geht auch ...
Ein Kursteilnehmerin hat für sich daraus folgende Methode abgeleitet: Sie unterteilt ihren Arbeitstag in acht Blöcke. Die Blöcke selbst sind nach Priorität geordnet, Pufferzeiten sind berücksichtigt:
- Block 1: Frosch-Aufgaben
- Block 2: wichtige Aufgaben
- Block 3: Telefonate
- Block 4: E-Mail-Bearbeitung
- etc.
Für die Zeitplanung wirft sie dann einen Blick in ihren Aufgabenpool und ordnet den Aufgaben eine entsprechende Blocknummer zu.
So sieht in ihrer Aufgabenliste sofort, welche Aufgaben sie in welchem Block abarbeitet:
Frosch-Aufgaben werden also mit B1 gekennzeichnet, wichtige Aufgaben mit B2 usw.
Vielleicht ist dieses Arbeiten in Blöcken in Abhängigkeit der Leistungskurve auch für Sie möglich?
Für mich hat es sich auf alle Fälle bewährt.
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