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5 Tipps für Ihre Terminplanung

Wenn Sie in Ihrer Arbeit viele Termine wahrnehmen müssen, dann sind Sie wahrscheinlich schon ein Meister in der Terminplanung. Haben Sie hingegen weniger Erfahrung mit der Terminplanung, dann kann Ihnen die Umsetzung der folgenden 5 Tipps zukünftig das Planen von Terminen erleichtern. Das setzt allerdings voraus, dass Sie selbst Einfluss auf die Terminplanung haben und die Termine nicht fix vorgegeben sind.  pxb_terminplanung

Von einem Termin zum anderen hetzen: das lässt sich mit etwas Planung vermeiden!


Terminplanung, Tipp 1

Termine in Blöcken planen

Wenn die Möglichkeit besteht, plane ich Termine so, dass ich mehrere Termine nacheinander festlege, unter Berücksichtigung entsprechender Pufferzeiten, z. B. mehrere Termine am Dienstagvormittag, ein weiterer Block am Donnerstagnachmittag.
Damit wird ein Tag und auch die Arbeitswoche durch wahllos gesetzte Termine nicht zu stark „zerstückelt“.
 

Terminplanung, Tipp 2

Einzeltermine möglichst am Tagesanfang oder -ende

Wenn ich an einem Tag nur einen Termin wahrnehmen muss und diesen zeitlich selber festlegen kann, so plane ich diesen möglichst gleich am Morgen oder gegen Arbeitsende. So kann ich von zu Hause direkt zum Termin bzw. vom Termin direkt nach Hause fahren.
Das ist in der Regel wesentlich effektiver als den Arbeitstag durch diesen Termin zu „zerreißen“.
 

Terminplanung, Tipp 3

„Verdächtige“ Termine vor der Mittagspause oder Arbeitsschluss

Abhängig von den Terminteilnehmern können sich Termine oft unnötig in die Länge ziehen. Meist kenne ich den bzw. die Terminteilnehmer und weiß, wenn ein Termin voraussichtlich wieder länger wie geplant ausfallen wird. Hier hat sich für mich Folgendes bewährt:
Solche „verdächtige“ Termine setze ich – in Abhängigkeit der geschätzten Dauer – möglichst vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend an.
Ich bin immer wieder erstaunt, um wie viel effektiver solche Termine dann ausfallen. Der Grund liegt darin, dass jeder Teilnehmer die Mittagspause oder den Feierabend im Hinterkopf hat und damit Gespräche viel ergebnisorientierter ausfallen. Und ein knurrender Magen hat schon zu so manchem Kompromiss verholfen. :-) Übrigens funktioniert dieser Trick auch bei Telefongesprächen mit Personen, die gerne lange und ausführlich plaudern.  

Terminplanung, Tipp 4

Termine für Büroarbeiten fixieren

Mir ist es früher gelegentlich passiert, dass ich die gesamte Arbeitswoche mit Terminen verplant hatte. Dadurch bin ich im Büro dann kaum zum Arbeiten gekommen. Nun habe ich es mir angewöhnt, in den Kalender auch Termine für Projektarbeiten im Büro einzutragen. Nur als Beispiel: Für kommenden Mittwochnachmittag trage ich einen Termin mit „Büroarbeit“ in meinen Kalender ein. Diese Zeit ist also für Projektarbeit im Büro reserviert.
So komme ich nicht in Gefahr, dass ich diese Zeit anderweitig verplane.
 

Terminplanung, Tipp 5

Termine selber vorschlagen

Oft hat man die Möglichkeit, den Terminzeitpunkt selber vorzuschlagen. Nehmen Sie diese Möglichkeit unbedingt unter Berücksichtigung der vorgenannten Punkte wahr.  

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