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Dokumente richtig archivieren

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Bezug auf unterschiedliche Dokumente habe ich bereits in einem anderen Beitrag erläutert. Gut, wir kennen die Aufbewahrungsfristen für die diversen Unterlagen. Aber wie sollen nun diese Unterlagen richtig aufbewahrt werden? Vom Gesetzgeber wird kein bestimmtes Ablage- bzw. Archivierungssystem verlangt. Sie brauchen die Unterlagen nicht alle in ausgedruckter Form vorliegen haben. Grundsätzlich gilt:
Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen korrekt, gänzlich und rechtzeitig erfasst werden. Sie müssen sich nachverfolgen lassen, also in der Entstehung und Entwicklung nachvollziehbar sein.
Jeder, der sich schon mal intensiver mit Buchhaltung beschäftigt hat, kennt die Aussage "Keine Buchung ohne Beleg". Die Buchhaltung kann natürlich auch elektronisch geführt werden, was heute wohl in jedem Unternehmen Standard ist. Dazu gibt es diverse Software auf dem Markt.
Bei der elektronisch geführten Buchhaltung müssen gemäß denGrundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) alle gespeicherten Informationen „jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“.
Der Unternehmer muss jederzeit dokumentieren können, wie die elektronisch geführte Buchhaltung „funktioniert“ und wo welche Informationen gespeichert werden. Das bedeutet, dass die elektronisch geführte Buchhaltung so organisiert sein muss, dass eine mit den Grundzügen der Buchhaltung vertraute Person sich mit dem System einen schnellen Überblick von der Lage/Situation des Unternehmens machen kann. Diese Bedingung lässt sich mit den meisten auf den Markt befindlichen Buchhaltungsprogrammen problemlos erfüllen.

Die papierlose Buchhaltung

Wer wünscht sich nicht gelegentlich ein papierloses Büro. Wie ist das jetzt bei der Buchhaltung? Hier gilt:
Das Digitalisieren aller in Papierform vorliegenden Belege ist grundsätzlich zulässig. Danach können diese Papier-Belege vernichtet werden, vorausgesetzt, es gelten keine anderen Vorschriften hinsichtlich Aufbewahrung.
Aber Ausnahmen gibt’s immer, so auch beim Digitalisieren von Buchungsdokumenten: Jahresabschlüsse, eine Eröffnungsbilanz sowie bestimmte Zollunterlagen müssen als Original aufbewahrt werden.
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