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Die größten Zeitfresser und eine ungewöhnliche Lösung

Keine Frage – die E-Mail ist immer noch ein häufig genutztes Kommunikationsmittel. Der Austausch damit funktioniert einfach und schnell. Nichtsdestotrotz stehen insbesondere im Büroalltag E-Mails in der Reihe der größten Zeitfresser an vorderster Front. Das Problem sind aber weniger die E-Mails an sich, sondern der Umgang mit ihnen. pxb_mail-knigge

Jede E-Mail bedeutet Zeitaufwand ...

Kennen Sie das?

Im Büro ist man am Arbeitsplatz in der Regel permanent online und das E-Mail-Programm ist geöffnet. Laufend trudeln E-Mails im Posteingang ein. Eingangs-Signal ertönt. Schnell mal nachschauen, wer da wieder geschrieben hat. Aha, der oder die schickt mir da eine Nachricht. Und was steht drin? Schnell mal lesen. Ja, da muss ich gleich antworten. Und das Ganze mindestens zehn Mal am Tag – oft sogar weitaus öfter. Auch wenn das Lesen und Antworten nicht länger als eine Minute dauert, man übersieht dabei gerne, dass es damit nicht getan ist:
Denn mit jeder Unterbrechung werden Sie aus der Arbeit gerissen und müssen sich danach wieder „einarbeiten“.
Abhängig von der Art der Arbeit kann das einige Sekunden oder ein paar Minuten dauern. Und diese doch zahlreichen kleinen Unterbrechungen über eine Woche, einen Monat oder ein Jahr betrachtet – da rappelt sich ein ganz schöner Zeitverlust zusammen resultierend aus den Unterbrechungen und den damit verbundenen „Wiedereinarbeitungszeiten“.

Was Sie dagegen tun können

Schon eine kleine Maßnahme kann die persönliche Produktivität wesentlich steigern – ich spreche aus eigener Erfahrung: im E-Mail-Programm das automatische Abrufen der Nachrichten deaktivieren. Auch feste E-Mail-Zeiten tragen sehr zur Effizienzsteigerung bei. Ich rufe meine E-Mails täglich um 11 Uhr und um 16 Uhr ab. Also keine E-Mail-Bearbeitung gleich am Morgen. Denn da bin ich noch voller Elan, widme meine Konzentration wichtigen Aufgaben und vergeude sie nicht mit E-Mail-Abarbeitung. Die Mittagspause bzw. den Feierabend vor Augen arbeite ich dann die E-Mails wesentlich schneller ab, weil ich dann (soweit möglich) mit einem leeren Posteingang in die Pause bzw. in den Feierabend starten möchte.

Eine ungewöhnliche Lösung im Unternehmen

Unlängst habe ich einem Geschäftspartner eine E-Mail gesendet. Und weil ich später von ihm eine Auskunft benötigte, habe ich ihn angerufen und ihn dabei etwas im Zusammenhang mit meiner E-Mail gefragt. Über seine Antwort war ich dann doch erstaunt: „Ich konnte Ihre E-Mail noch nicht lesen, weil bei uns in der Firma die E-Mails nur zwei Mal täglich vom Server abgerufen werden, um 8 Uhr und um 15 Uhr.“ Mit dieser Maßnahme konnte das Unternehmen nachweislich die Produktivität steigern, was ich durchaus nachvollziehen kann. Zum einen werden die Mitarbeiter nicht ständig durch das Eintrudeln von E-Mails bei ihrer Arbeit unterbrochen, zum anderen werden Ihnen damit feste E-Mail-Zeiten „aufgezwungen“. Und das Abrufen der E-Mails zwei Mal am Tag ist wohl in einigen Firmen durchaus ausreichend. Das Versenden von E-Mails hingegen war jederzeit möglich. Zum Weiterlesen:
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