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Wie schreibe ich ein Protokoll? Eine Kurzanleitung

Wie schreibe ich ein Protokoll? Vielleicht haben Sie sich diese Frage schon mal gestellt und nach einer Anleitung bzw. nach Tipps dazu gesucht. Zuerst kurz zum Protokoll selbst:
Das Protokoll ist ein Dokument, in dem Handlungen, Aussagen, Vorgänge, Besprechungen etc. festgehalten/dokumentiert werden. Es dient als Gedächtnisstütze für die Teilnehmer, als Dokumentation und auch als Information für Personen, die nicht teilgenommen haben.
pxb_protokoll-schreiben Nehmen wir als Beispiel das Besprechungsprotokoll: In einer Besprechung werden in der Regel Beschlüsse gefasst, Aufgaben vereinbart und Ähnliches. All das muss schriftlich festgehalten werden, damit die Teilnehmer auch später noch wissen, was vereinbart wurde, wer was bis wann zu erledigen hat und weitere wichtige Aussagen und Informationen. Da solche Ergebnisse und Vereinbarungen in der Regel auch für weitere Personen von Interesse sind, können diese im Protokoll die für sie wesentlichen Informationen nachlesen. In meinem Download-Bereich steht Ihnen eine Besprechungsprotokoll-Vorlage sowie über 70 weitere Vorlagen zur Verfügung:

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Protokoll schreiben in 5 Schritten

So weit, so gut! Kommen wir nochmals auf unsere Ausgangsfrage zurück: Wie schreibe ich ein Protokoll? Nehmen wir als Beispiel ein Besprechungsprotokoll. Am besten gehen Sie beim Verfassen des Protokolls so vor:

Schritt 1

Umfassende Vorbereitung

Versorgen Sie sich vorab mit allen für die Besprechung relevanten Informationen. Um was geht es genau, was ist das Ziel der Besprechung, welche Vereinbarungen sollen getroffen werden, wer sind die Teilnehmer, ...? Je mehr Informationen Sie vorab bekommen, umso leichter wird Ihnen später das Protokollieren fallen.  

Schritt 2

Funktionierende „Werkzeuge“

Notizblock und Stift – das sind die wichtigsten Werkzeuge für den Protokollführer. Natürlich kann zur Protokollführung auch ein digitales Gerät verwendet werden (z. B. Laptop, Aufnahmegerät). Es bleibt Ihnen überlassen, für welches Medium Sie sich entscheiden. Wenn Sie einen Notizblock verwenden, nummerieren Sie zur Orientierung die Seiten. So behalten Sie den Überblick, auch wenn mal ein paar Blätter lose sind und Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt das Protokoll verfassen.  

Schritt 3

Zum Protokollinhalt

Man beginnt mit dem Protokollkopf: Datum, Ort, Teilnehmer (eventuell Abwesende), Besprechungsthema. Dann folgen die Tagesordnungspunkte – wenn es solche gibt. In weiterer Folge Stichworte zu den einzelnen Besprechungspunkten, zu Einwänden und Aussagen von Teilnehmern, zu Vorschlägen und Vereinbarungen.  

Schritt 4

Protokollieren

Für Ihre Aufzeichnungen können Sie ruhig Abkürzungen verwenden, vorausgesetzt, Sie wissen auch später noch, was sie bedeuten. Namen (insbesondere wenn Sie die Besprechungsteilnehmer nicht alle persönlich kennen) und besondere Bezeichnungen sollten aber vollständig notiert werden. Lassen Sie zwischen den einzelnen Notizen ausreichend Platz, um bei Erfordernis noch etwas einfügen zu können. Auch ein breiter rechter Rand ist hilfreich – beispielsweise für Korrekturen. Die Mitschrift soll kompakt, sachlich und objektiv sein. Bei Unklarheiten sofort nachfragen. Was sich in der Praxis auch als sehr hilfreich erwiesen hat: Lesen Sie zum Abschluss der Besprechung die Beschlüsse in der Runde nochmals vor. Sollte es noch Unklarheiten bzw. Ungereimtheiten geben, fallen die häufig beim Vorlesen der Vereinbarungen oder durch Rückmeldungen der Teilnehmer auf.  

Schritt 5

Nachbearbeitung

Bei der Nachbearbeitung geht es um das „Reinschreiben“. Die stichwortartigen Notizen werden in chronologischer Reihenfolge in Sätzen gefasst. Sie als ProtokollführerIn unterschreiben das Protokoll. Dann wird es an die Teilnehmer verteilt,  mit der Möglichkeit, innerhalb einer gegebenen Frist Einwände bekanntzugeben.  

Protokoll schreiben leichtgemacht – 2 Buch-Tipps

Für alle, die die Angst vor dem Protokollieren verlieren möchten, habe ich abschließend noch zwei Buchempfehlungen.

Damit das Mitschreiben und vor allem das Ausformulieren und die Ausarbeitung gelingen (inkl. zahlreicher Beispiele):

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