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Büroorganisation: Erstellen Sie ein Bürohandbuch

Mit Bürohandbuch meine ich eine Informationssammlung, eine Art Wissensdatenbank, die beispielsweise Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben im Büro enthält und damit die Büroorganisation erleichtert. Und von solchen Aufgaben und Abläufen gibt es in der Regel zahlreiche im Büro. Meist ist eine Person damit vertraut, aber wenn diese unerwartet – und vielleicht sogar für längere Zeit – ausfällt, dann steht man an.
Gibt es hingegen ein Bürohandbuch, in dem die einzelnen Schritte und Erfordernisse dokumentiert sind, können personelle Ausfälle gut überbrückt werden – quasi eine Erste Hilfe bei Ausfällen. Aber auch zur Einschulung neuer Mitarbeiter eignet sich das Bürohandbuch hervorragend.
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Bürohandbuch: Nachschlagwerk, Erste Hilfe & Know-how-Sammlung

Ein Beispiel aus der Praxis:

Die Bürokraft fällt plötzlich für längere Zeit aus und ist auch nicht für Fragen erreichbar. Nun muss entweder kurzfristig eine Vertretung eingesetzt werden oder die Arbeiten, die üblicherweise die abwesende Bürokraft erledigt, müssen intern auf die Mitarbeiter aufgeteilt werden. Beispielsweise muss nun jemand in der Zeit der Abwesenheit dafür sorgen, dass das Büromaterial nicht ausgeht. Aber bei welchem Lieferanten wird was bestellt und zu welchen Konditionen? Wo sind die Bestellformulare abgelegt? Und das ist noch eine der einfachsten Herausforderungen. Fragen über Fragen, deren Beantwortung aufwendig und mühsam werden kann. Wäre hingegen ein Bürohandbuch vorhanden, in welchem die einzelnen Informationen und Abläufe dokumentiert sind, würde eine plötzliche Abwesenheit der verantwortlichen Person weniger dramatisch verlaufen. Ein weiterer Vorteil eines solchen Handbuches:
Wertvolles Know-how und Wissen bleiben im Unternehmen, auch wenn die verantwortliche Person das Unternehmen verlässt. Und wie bereits erwähnt: Neue Mitarbeiter können damit einfacher eingearbeitet werden.

Welche Informationen kommen in das Bürohandbuch?

Grundsätzlich sollte das Handbuch eine kompakte Sammlung an Informationen sein, die den Ablauf wiederkehrender (komplexer) Tätigkeiten dokumentiert. Aber auch der Ablauf weniger komplexer Aufgaben kann darin nachvollziehbar festgehalten werden. Das sind dann vor allem solche Aufgaben, die von einer einzelnen Person durchgeführt werden und für andere nicht so einfach nachvollziehbar sind bzw. wiederholt werden können. So können die einzelnen Schritte beschrieben und bei Bedarf mit Screenshots ergänzt werden. Aber auch Checklisten, Formulare und eine Sammlung der wichtigsten Kontakte wie Ansprechpartner bei Problemen bilden eine nützliche Ergänzung!

In welcher Form wird das Bürohandbuch angelegt?

Empfehlenswert ist die Informationssammlung in Form eines Textdokuments bzw. in einem öffentlichen Ordner am Server, in welchem zur Dokumentation gehörende Unterlagen (Handbuch, Checklisten, Formulare etc.) gesammelt abgelegt werden. Eine solche elektronische Erfassung erleichtert die Pflege und das Suchen im Handbuch beträchtlich.

Welche Arten von Bürohandbüchern sind sinnvoll?

Der Umfang und/oder die Anzahl der Handbücher richtet sich nach der Größe des Unternehmens. So kann beispielsweise jede Abteilung ihr eigenes Handbuch führen oder nur für bestimmte Positionen eines angelegt werden. Aber auch ein „persönliches Handbuch“ kann sehr sinnvoll sein. Auch ich habe ein solches für mich angelegt. Im Grunde sind das zwei Ordner: Hilfe & Checklisten. Wie ich diese nutze, habe ich hier erläutert.

Was ist bei der Pflege zu beachten?

Ein Bürohandbuch ist nur dann effektiv, wenn es regelmäßig gepflegt und bei Bedarf aktualisiert wird. Hierfür muss mindestens eine Person bestimmt werden. Je höher der Pflegeaufwand, desto mehr Personen sollten damit beauftragt werden. Jede bekommt dabei ihren Pflegepart. Das Pflegeintervall ist von dem Inhalt und dessen „Aktualitätsdauer“ abhängig. Aber nur mit der Beauftragung der Pflege ist es meist nicht getan. Es sollte auch regelmäßig kontrolliert werden, ob diese Pflege auch wirklich stattgefunden hat. Denn stellt sich die Information als veraltet oder nicht vorhanden heraus, wenn man sie benötigt, bringt das ganze Handbuch nichts.

Wie vorgehen?

Gut, Entscheidung für ein Bürohandbuch ist gefallen. In einem Brainstorming werden Ideen für den Inhalt gesammelt. Das kann in einem Meeting mit allen verantwortlichen Mitarbeitern erfolgen. Brainstorming ist durch. Es folgt eine grobe Gliederung, am besten in Form eines Inhaltsverzeichnisses. Ist der erforderliche bzw. gewünschte Inhalt soweit klar, wird entschieden, Sobald der Entwurf des Handbuches vorliegt, werfen die Vorgesetzten und/oder Verantwortlichen nochmals einen Blick darauf, um eventuelle Änderungswünsche zu kommunizieren. Dann geht es an die Fertigstellung.

Fazit

Der Aufwand für das Anlegen eines solchen Handbuches darf nicht vernachlässigt werden, dennoch kann damit im Unternehmen zukünftig viel „Zeit gespart“ werden, beispielsweise bei einem plötzlichen und längeren Ausfall von Mitarbeitern. Auch kann damit der interne Wissens- und Know-how-Fluss gefördert werden. Zum Weiterlesen:
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