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Wie wär’s mit Outsourcing?

In diesem Beitrag werfe ich einen genaueren Blick auf das Thema Outsourcing, auf das die meisten Unternehmer früher oder später stoßen. Zuerst gilt die Frage zu klären:

Was genau ist Outsourcing?

Kurz und bündig: das Auslagern von Arbeiten.
Also man lässt für sich arbeiten bzw. Aufgaben erledigen. Im Folgenden gehe ich primär auf Outsourcing im Zusammenhang mit Einzel- und Kleinunternehmen ein – nicht auf den (groß)industriellen Bereich, die häufig ganze Abteilungen und Arbeitsprozesse in „günstigere“ Länder outsourcen. Delegieren

Aufgaben weitergeben/auslagern, reduziert die Arbeitsbelastung (Bild: Fotolia©jpcasais)

Arbeitsbelastung reduzieren – 5 Möglichkeiten

Es ist nun mal so: Jedem von uns stehen nur 24 Stunden täglich zur Verfügung. Wenn Sie die Arbeit erdrückt und auch mittelfristige keine Entlastung in Sicht ist, haben Sie grundsätzlich fünf Möglichkeiten, der Arbeitsbelastung wieder Herr/Frau zu werden:
  1. Optimierung

    Sie optimieren Arbeitsabläufe, steigern Ihre Effizienz durch bessere Arbeitsmethodik, sodass Sie in der gleichen Zeit mehr Aufgaben schaffen wie bisher. Diese Möglichkeit ist häufig recht schnell ausgereizt und bei überhandnehmender Arbeit ist die Optimierung nur ein Tropfen auf dem heißen Stein.
  2. Arbeiten delegieren

    Sie übertragen Aufgaben an Mitarbeiter und reduzieren damit die Anzahl der selbst zu erledigenden Arbeiten. Aber nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren.
  3. Eingänge reduzieren

    Sie nehmen keine weitere Arbeit bzw. keine weiteren Aufträge an. Diese Möglichkeit kommt wohl nur in den seltensten Fällen infrage. Denn mit jedem neuen Auftrag fließt Geld in die Kasse. Und in der heutigen Zeit müssen viele froh sein, überhaupt Aufträge zu bekommen.
  4. Arbeitskräfte einstellen

    Sie nehmen neue Arbeitskräfte auf. Diese Möglichkeit bietet sich vor allem dann an, wenn das Unternehmen wächst und in Zukunft eine weitere Auftrags- bzw. Umsatzsteigerung zu erwarten ist. Aber mit jedem neuen Angestellten nimmt auch die Flexibilität hinsichtlich Marktschwankungen ab.
  5. Outsourcing:

    Und wir sind wieder beim Thema. Outsourcen ist auch eine Form von Delegieren. Sie delegieren in diesem Fall bestimmte Arbeiten an externe Dienstleister, wodurch Ihre persönliche Arbeitsbelastung reduziert wird.

Heute ist Outsourcing einfacher

Mit den heutigen relativ kostengünstigen Technologien (Internet, …) lassen sich bestimmte Arbeiten wesentlich einfacher auslagern. Damit lassen sich Arbeiten sogar länderübergreifend mit wenig Aufwand delegieren.

Wann bietet sich Outsourcing an?

Wenn Sie Arbeiten outsourcen möchten (ob generell oder nur für ein bestimmtes Projekt), um damit Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren und dadurch vielleicht sogar ein Stück Lebensqualität zurückzugewinnen, sollten Sie zuerst einige Vorüberlegungen anstellen. Vor allem EinzelunternehmerIn müssen sich oft mit Aufgaben „abmühen“, die viel wertvolle Zeit kosten, die aber jemand anderes mindestens genauso gut erledigen kann und – im Vergleich zum eigenen Stundenlohn – oft wesentlich günstiger. Aber auch Spezialarbeiten bieten sich für Outsourcing an. Manchmal wird man mit Aufgaben konfrontiert, für die man vielleicht sogar die Qualifikation hätte, aber es fehlt die Übung und die Routine. Auch in diesen Fällen sollten Sie sich fragen, ob es nicht günstiger ist, wenn Sie diese Arbeiten von einem Spezialisten erledigen lassen – wieder unter Betrachtung des eigenen Stundenlohns: Denn ein Spezialist/Experte erledigt die gleiche Arbeit in der Regel in einer weitaus kürzeren Zeit und dazu meist auch noch in einer besseren Qualität. Wenn Sie die eigenen Aufgaben einmal genauer unter die Lupe nehmen, entdecken Sie voraussichtlich Tätigkeiten, die sich für Outsourcing förmlich aufdrängen.

Die Schwierigkeiten am Outsourcing

Nehmen wir an, Sie haben Arbeiten zum Outsourcen entdeckt und sich auch dafür entschieden. Dann kommt der schwierige Teil. Nun gilt es, geeignete Partner zu finden, an die Sie diese Tätigkeiten abgeben können, seien es Schreibarbeiten, Buchhaltungsaufgaben oder welche Aufgaben auch immer. Und ein solcher Partner sollte Um solche externe Partner zu finden, sollten Sie sich rechtzeitig umschauen, und nicht erst dann, wenn der Hut brennt. Einfach mal ein paar Angebote und Testarbeiten einholen, dann kristallisieren sich sehr schnell potenzielle Partner heraus.

Klein anfangen

In weiterer Folge können Sie einen „kleinen“ Auftrag (s. Auftragsschreiben) vergeben und sich so gemeinsam langsam an eine fruchtende Zusammenarbeit herantasten. Denn jede Zusammenarbeit nimmt eine gewisse Einarbeitungsphase und damit Zeit- und Koordinationsaufwand in Anspruch.
Wenn Sie dann in „Stoßzeiten“ bereits auf verlässliche Partner zurückgreifen, also Aufgaben outsourcen können, kommen Sie nicht mehr so schnell ins Schleudern.
Deshalb: Analysieren Sie genau, ob und welche Arbeiten sich zum Outsourcen lohnen. Schauen Sie sich rechtzeitig nach Outsourcing-Partnern um. Bauen Sie ein Netzwerk auf.
Damit schaffen Sie sich ein Auffangnetz für Zeiten, in denen die Arbeitsbelastung überhand nimmt.
Zum Weiterlesen:
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