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Outsourcing – das sollten Sie beachten

Für das persönliche Zeitmanagement kann Outsourcing als effektives Instrument herangezogen werden. Outsourcing ist eine Form des Delegierens und damit eine Chance, "mehr Zeit für sich zu gewinnen".

Was versteht man nun genau unter Outsourcing?

Darunter versteht man das Auslagern von Arbeiten. Also man lässt für sich arbeiten bzw. Aufgaben erledigen. Vor allem Freiberufler, Kleinunternehmer und andere Selbstständige sollten diese Möglichkeit unbedingt in Betracht ziehen.

Wann bietet sich Outsourcing für das persönliche Zeitmanagement an?

Wer Arbeiten outsourcen möchte (ob generell oder nur für ein bestimmtes Projekt), um damit seine Arbeitsbelastung zu reduzieren und vielleicht sogar ein Stück Lebensqualität zurückzugewinnen, sollte zuerst mal ein paar Vorüberlegungen anstellen. Vor allem als „Einzelkämpfer“ muss man sich mit Aufgaben rumschlagen, die viel wertvolle Zeit kosten, die aber jemand anderes mindestens genau so gut erledigen kann – und im Vergleich zum eigenen Stundenlohn – wesentlich günstiger. Aber auch zur Abdeckung von Auftragsspitzen bietet sich das Auslagern von Tätigkeiten an. Nicht jeder kann oder will sofort einen neuen Mitarbeiter einstellen. Sei es, weil keine regelmäßige Auslastung für den Mitarbeiter gewährleistet oder weil kein Arbeitsplatz bzw. die entsprechende Struktur im Unternehmen nicht vorhanden ist. Den externen Auftragnehmer bezahlt man nur für den tatsächlich erbrachten Aufwand. Aber auch Spezialarbeiten bieten sich für Outsourcing an. Manchmal wird man mit Aufgaben konfrontiert, für die man vielleicht sogar die Qualifikation hätte, aber es fehlt einfach die Übung und die Routine. Auch hier sollte man sich fragen, ob es nicht günstiger ist, wenn man diese Arbeiten von einem Spezialisten erledigen lässt – wieder unter Betrachtung des eigenen Stundenlohns: Ein Spezialist erledigt die gleiche Arbeit in der Regel in weit aus kürzerer Zeit und dazu meist auch noch in einer besseren Qualität. Wenn man die eigenen Aufgaben mal genauer unter die Lupe nimmt, entdeckt man sicher Arbeiten, die sich für das Outsourcing förmlich aufdrängen. Und die durch das Auslagern gewonnene Zeit sollte man dann für wichtige Tätigkeiten mit großer „Hebelwirkung“ nutzen. Also für Aufgaben, die einem persönlich oder dem Unternehmen viel bringen – in welcher Form auch immer.

Die Schwierigkeiten beim Outsourcing

Nehmen wir an, Sie haben Arbeiten zum Outsourcen entdeckt und sich auch dafür entschieden. Aber dann kommt der schwierige Teil. Nun gilt es Partner zu finden, an die man Arbeiten abgeben kann, seien es Schreibarbeiten, Buchhaltungsaufgaben oder welche Aufgaben auch immer. Und ein solcher Partner sollte Um solche externe Partner zu finden, sollte man sich rechtzeitig umschauen und nicht erst dann, wenn der Hut brennt. Einfach mal ein paar Angebote, Referenzen und Testarbeiten einholen, dann kristallisieren sich sehr schnell potenzielle Partner heraus.

Klein anfangen

Im nächsten Schritt ein „kleinen“ Auftrag vergeben und sich so gemeinsam langsam herantasten. Denn jede Zusammenarbeit nimmt eine gewisse Einarbeitungsphase und damit Zeit- und Koordinationsaufwand in Anspruch. Wer in „Stoßzeiten“ bereits auf verlässliche Partner zurückgreifen, also Aufgaben outsourcen kann, kommt nicht so schnell ins Schleudern. Deshalb: Analysieren Sie genau, ob und welche Arbeiten sich zum Outsourcen lohnen. Schauen Sie sich rechtzeitig nach Partner um. Bauen Sie ein Netzwerk auf. Damit schaffen Sie sich ein Auffangnetz für Zeiten, in denen die Arbeitsbelastung überhand nimmt.

Das Internet macht’s möglich

Mit dem Internet und den damit verbundenen Kommunikationsmitteln lassen sich heute hervorragend bestimmte Aufgaben delegieren, indem man beispielsweise „virtuelle Assistenten“ einbezieht. Solche Dienstleistungsanbieter gibt es mittlerweile zahlreich im Netz. Einige dieser Anbieter möchte ich an dieser Stelle nennen: Natürlich kann man nicht jede Tätigkeit auslagern. Die Herausforderung liegt also daran, Aufgaben zu finden, die man outsourcen kann und im nächsten Schritt externe „Assistenten“ zu finden, die diese Aufgaben verlässlich und gut erledigen. Oft genügt aber auch ein Blick in den Bekannten- bzw. Familienkreis und man wird „Assistenten“ finden, die etwas dazu verdienen möchten. Das hat den Vorteil, dass man die Fähigkeiten, die Verlässlichkeit und auch den Arbeitseifer dieser Personen in der Regel bereits kennt. Zum Weiterlesen:
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