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8 Word-Tricks

MS Word ist wohl das am häufigsten verwendete Textverarbeitungsprogramm, sowohl im Büro als auch bei Privatanwendern. Schreiben, formatieren, editieren – alles klappt damit wunderbar. Der Funktionsumfang ist beträchtlich. Und doch gibt es ein paar weniger bekannte Tricks, die das Arbeiten mit dem Programm erleichtern. Solche Tricks stelle ich Ihnen hier vor. Wenn man besonders effiziente Menschen bei  ihrer Arbeit beobachtet, entdeckt man oft genau solche kleinen Tricks. Im Einzelnen betrachtet, mögen diese Tricks nicht sonderlich den Eindruck erwecken, als könne man damit seine Effizienz steigern. Aber in Summe und über einen längeren Zeitraum angewandt, schaut die Sache schon etwas anders aus. Hier können Sie sich diese kleine Sammlung an Word-Tricks gleich herunterladen.

Word-Tipp 1

Der Trick mit der F8-Taste

In so manchen Tasten verstecken sich hilfreiche Funktionen – so auch in der F8-Taste. Um einen Text zu formatieren, muss man diesen vorab markieren. Nun gibt es ja mehrere Möglichkeiten, um einen Text zu markieren. Um nur einige zu nennen: Und nun zu den Markierungsmöglichkeiten mit der F8-Taste:
  1. Setzen Sie den Cursor an jene Textstelle, an der Sie mit der Markierung beginnen wollen.
  2. Dann drücken Sie die F8-Taste. Sie brauchen sie nicht gedrückt halten.
  3. Setzen Sie dann - beispielsweise mit der Maus - den Cursor an eine andere beliebige Stelle im Text.
  4. Der Text zwischen der ersten gesetzten Cursor-Stelle und der letzten wird markiert. Das hat die F8-Taste bewirkt.
  5. Mit der Esc-Taste heben Sie die Markierungswirkung der F8-Taste wieder auf.
Und noch etwas kann diese nützliche Funktionstaste: Wenn Sie einmal auf F8 drücken, dann wird – wie eben beschrieben - die Markierungsfunktion aktiviert. Drücken Sie erneut auf F8, so wird das Wort markiert, bei dem sich der Cursor gerade befindet. Drei Mal F8 markiert den gesamten Satz, beim vierten Mal wird der ganze Abschnitt markiert und beim fünften Mal wird der gesamte Text im Dokument ausgewählt. Sie können die Markierungsfunktion wieder mit der Esc-Taste deaktivieren.  

Word-Tipp 2

Sprungmarken einrichten

Kennen Sie die Sprungmarken-Funktion? Diese ist besonders beim Arbeiten an mehrseitigen Word-Dokumenten sehr praktisch. Mit diesen Sprungmarken können Sie wie ein kleiner Floh an jene Stellen im Dokument springen, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Nehmen wir an, Sie haben ein 20-seitiges Word-Dokument. Nun ändern Sie auf Seite 12 eine Textstelle. Geändert und passt. Jetzt gehen Sie auf die letzte Seite, um dort weiterzuschreiben. Sie tippen dort zwei Sätze. Plötzlich fällt Ihnen noch etwas ein, das Sie an jener Textstelle ergänzen müssen, an der Sie vorher die Änderung vorgenommen haben - also auf Seite 12. Aber die Seiten merkt man sich üblicherweise nicht.

Und hier kommt die Sprungmarken-Funktion zum Einsatz:

Dieses Zurückspringen mit Shift + F5 funktioniert bis zu vier Mal. Beim vierten Mal gelangen Sie wieder an die Ausgangsposition zurück. Wenn Sie häufig an umfangreichen Word-Dokumenten arbeiten, werden Sie diese Funktion schätzen.

Word-Tipp 3

Blitzschnell das aktuelle Datum einfügen

Sicher benötigen Sie auch hin und wieder das aktuelle Datum in einem Word-Dokument. Um es nicht eintippen zu müssen, gibt es hierfür eine Tastenkombination, und die geht so:
Alt + Shift + D
Und jetzt noch etwas anschaulicher: word tricks Und schon haben Sie in Word das aktuelle Datum eingefügt. Eine entsprechende Tastenkombination gibt es auch für Excel:
Strg + Punkt-Taste
 

Word-Tipp 4

Formatieren mit Tastenkombinationen

Um nicht zur Maus greifen zu müssen, kann man Text auch mit Tastenkombinationen beliebig formatieren: Das Ändern der Schriftgröße lässt sich auch ganz einfach mit Tasten bewerkstelligen: Auch das Ändern von Klein- in Großbuchstaben ist mit Tasten möglich: Wenn sich der Cursor vor oder in einem mit Kleinbuchstaben geschriebenen Wort befindet und Sie drücken dann die Tasten Shift+F3, wird der erste Buchstabe groß. Verwenden Sie ein weiteres Mal diese Kombination, wird das Wort in Großbuchstaben dargestellt. Beim dritten Draufdrücken wird das Wort wieder klein geschrieben. Also aus zeitblüten wird Zeitblüten, dann ZEITBLÜTEN und schließlich wieder zeitblüten.  

Word-Tipp 5

Blitzschnell störende Formatierungen entfernen

Eine Formatierung mit einer Tastenkombination entfernen ist natürlich auch möglich:
  1. Mit dem Cursor in das formatierte Wort gehen und dann können Sie mit der Tastenkombination Strg + Leertaste die Formatierung löschen. Sie brauchen also nicht erst zu der Maus greifen, und mit dieser in der Symbolleiste auf entsprechendes Symbol zu klicken.
  2. Oder Sie können auch den ganzen Text (Strg + A) oder einzelne Absätze markieren und dann die Tastenkombination Strg + Leertaste nutzen. Und alle Formatierungen werden gelöscht.
Diese Tastenkombination funktioniert aber nur für manuelle Zeichenformate. Formate, die in der Formatvorlage definiert sind, werden damit nicht entfernt.  

Word-Tipp 6

Aus einem Office-Dokument (Word, Excel) eine Aufgabe in MS Outlook erstellen

Oft ist es hilfreich, direkt aus einem Office-Dokument heraus eine Outlook-Aufgabe anzulegen. Beispiel: Sie arbeiten an einem Word-Dokument, müssen dann aus dem Haus und wollen nächste Woche daran weiterarbeiten. Also in Outlook eine neue Aufgabe erstellen, Dokument im Ordnerverzeichnis suchen, einfügen… Aber es geht einfacher. In Word und Excel gibt es das Symbol Aufgabe erstellen. Von diesem Symbol wissen die wenigsten, auch deshalb, weil es seltsamerweise versteckt ist. Es befindet sich standardmäßig nicht in der Symbolleiste. Deshalb holen Sie das Symbol am besten in die Symbolleiste. Und das geht so:
  1. Klicken Sie in Word auf die Office-Schaltfläche und dann unten auf Word-Optionen:outlook aufgabe word
  2. Dann klicken Sie im linken Bereich auf Anpassen, wählen im Pulldown-Menü Befehle auswählen den Menüpunkt Alle Befehle.
  3. Unter Alle Befehle finden Sie jetzt auch das Symbol Microsoft Office Outlook-Aufgabe erstellen. Einmal drauf klicken und dann auf Hinzufügen.outlook aufgabe word
  4. Mit OKschließen Sie das Dialogfenster – das war’s. Nun sehen Sie das neue Symbol in der Schnellstartleiste.outlook aufgaben office
Jetzt können Sie direkt aus einem Word- Dokument heraus eine Aufgabe erstellen. Genau so gehen Sie auch in Excel vor.  

Word-Tipp 7

Eine lange Excel-Tabelle einfügen – kein Problem!

Sie wollen in Word eine lange Excel-Tabelle einfügen und ärgern sich, dass die Excel-Tabelle am Ende der Seite abgeschnitten wird? Für dieses Problem gibt es eine Lösung.
  1. Öffnen Sie zuerst die Excel-Tabelle und markieren Sie dort jenen Bereich, den Sie in Ihr Word-Dokument einfügen möchten. Diesen markierten Bereich mit Strg + C kopieren.
  2. Wechseln Sie dann in Ihr Word-Dokument, in das Sie die Tabelle einfügen wollen und klicken Sie dort an jene Stelle, wo die Tabelle eingefügt werden soll.
  3. Jetzt im Start-Register auf den kleinen Pfeil auf dem Einfügen-Symbol klicken und dann auf Inhalte einfügen: word excel einfügen
  4. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie noch folgende Optionen:word excel-tabelle einfügen
  5. Mit OK schließen und schon wird die gewünschte Excel-Tabelle seitenübergreifend eingefügt. Durch die Auswahl der Option Verknüpfung einfügen wird jede Änderung, die Sie direkt in der Excel-Tabelle vornehmen auch in der eingefügten Tabelle in Word übernommen.
  6. Eventuell müssen Sie dafür mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Tabelle klicken und dann im Menü auf Verknüpfungen aktualisieren.word tabellen einfügen
So können Sie auch in Word Excel-Tabellen über mehrere Seiten problemlos einfügen.  

Word-Tipp 8

Um eine Seite verkleinern

Es kommt ja nicht so selten vor: Man tippt einen Brief oder einen anderen Text, und um ein paar Zeilen passt dieser nicht auf eine Seite. Für wenige Zeilen wird eine zweite Seite begonnen. Das schaut unschön aus und ist Papierverschwendung. Den Text möchte man aber nicht kürzen. Dann kann man das Layout ändern, beispielsweise durch das Ändern der Seitenränder. Aber das wirkt sich in der Regel auch negativ auf das Gesamtbild aus. So bleibt die Möglichkeit, die Schriftgröße und den Zeilenabstand etwas zu verringern. Damit finden die wenigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite Platz. Dieses Experimentieren mit der Schriftgröße lässt sich automatisieren. Denn Word stellt hierfür die (versteckte) Funktion Um eine Seite verkleinern zur Verfügung. Mit diesem Befehl wird der gesamte Text im Dokument so angepasst, dass er auf einer Seite Platz hat und das Gesamtbild nicht großartig verändert wird. Holen Sie sich diesen Befehl einfach als Symbol in Ihre Symbolleiste. Damit haben Sie mit einem Klick jederzeit Zugriff auf diese nützliche Funktion.

In Word gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Word-Optionen:word tipps
  2. Dann im rechten Bereich auf Anpassen, unter Befehle auswählen die Option Alle Befehlewählen (s. roter Rahmen):word tipps tricks
  3. Nun noch in der Befehlsliste den Befehl Um eine Seite verkleinern markieren und mit einem Klick auf Hinzufügen wird dieser in Ihrer Schnellzugriff-Leiste ergänzt: microsoft word
In den Vorgängerversionen gibt es ebenfalls diese Funktion: Diese finden Sie im Menü Datei unter dem Menüpunkt Seitenansicht. Dort klicken Sie auf das Symbol Seite anpassen.   Weiterführende Impulse & Tipps zum Thema auf Zeitblüten:
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