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MS Excel: 12 Tipps und Tricks

Microsoft Office gehört zu der am häufigsten genutzten Bürosoftware. Das Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel ist Teil dieses Softwarepakets. Hier habe ich Tipps und Tricks zusammengestellt, die kaum bekannt sind und die Sie selten in Anwendungsbüchern finden. Wenn man besonders effiziente Menschen bei ihrer Arbeit beobachtet, entdeckt man oft genau solche kleinen Tricks. Einzeln betrachtet, scheinen sie nicht besonders wertvoll zu sein, aber wenn man sie in Summe über einen längeren Zeitraum sieht, dann tragen sie doch erheblich zur Steigerung der Effizienz bei.

1. Springen in Excel einmal anders

Wer viel mit umfangreichen Excel-Tabellen arbeiten muss, der kennt das: Man möchte in die letzte Zelle einer Spalte springen. Bei nur wenigen Zeilen ist das ja kein Problem. Aber wenn die Tabelle über hundert Zeilen hat – auf alle Fälle größer ist als der sichtbare Bereich –, dann ist das Ganze nicht mehr so einfach. Dann muss gescrollt werden oder man nutzt die Sprungtasten. Aber es geht viel einfacher: Wenn Sie also an das untere Ende einer Tabelle springen möchten bzw. in die letzte Zelle einer Spalte, gehen Sie so vor: Oberste Zelle markieren, dann auf die untere Randlinie dieser Zelle zeigen, so dass der Cursor ein Zeiger wird. Dann ein Doppelklick auf diese untere Randlinie (s. unten rote Linie). Und schon springen Sie an die unterste Zelle der Spalte. excel tipps und tricks Dieses Springen mit einem Doppelklick klappt in alle Richtungen: Wenn Sie nun an das rechte untere Ende einer Tabelle springen wollen, geht das einfach mit einer Tastenkombination:

2. Mit der F2-Taste in den Bearbeitungsmodus schalten

Die F2-Taste gehört zu den kleinen Excel-Helferlein. Wenn man den Inhalt einer Zelle bearbeiten will, greift man üblicherweise zur Maus, und mit einem Doppelklick auf die gewünschte Stelle in der Zelle springt der Cursor dort hin. Nun kann man den Inhalt entsprechend adaptieren oder einen Wert eintippen. Aber es geht einfacher, ohne dass Sie den „langen“ Weg über die Maus wählen müssen. Springen Sie mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle und drücken Sie dann die F2-Taste. excel tipps und tricks Schon wird der Cursor in der Zelle aktiv. Somit ersparen Sie sich einiges an Zeit, wenn Sie eine umfangreiche Tabelle bearbeiten und dadurch nicht ständig zur Maus greifen müssen.

3. So gelingt der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle

Wenn man nun einen Text in eine Zelle eintippt, benötigt man gelegentlich einen Zeilenumbruch. Und so ein manueller Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt mit der Tastenkombination Alt + Enter-Taste. Also Cursor zu der gewünschten Umbruchstelle führen. Alt-Taste gedrückt halten und dann die Enter-Taste drücken. Das war’s.

4. Zwischen Tabellenblättern wechseln

Auch hierfür gibt es eine nützliche Tastenkombination, mit der man sich den Umweg über die Maus erspart. Wenn Sie nun eine Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Tabellen geöffnet haben, können Sie mit Strg+Bild ab- bzw. Bild auf-Tasten zwischen den einzelnen Tabellenblätter springen: excel tipps

5. Die Navigation, wie ich sie will

Wenn man in einer Excel-Tabelle die Enter-Taste drückt, gelangt man üblicherweise in die untere Zelle. Also man tippt einen Wert in eine Zelle, drückt Enter und man gelangt in die folgende Zelle darunter. Dieses Springen in die nächste untere Zelle ist in den meisten Fällen auch gewünscht. Nun kann es aber schon mal vorkommen, dass mit dem Drücken der Enter-Taste das Springen in die nächste rechte Zelle praktischer wäre, also ein Wandern von links nach rechts. Beispielsweise dann, wenn Sie zahlreiche Spaltenbeschriftungen eingeben müssen und dann in der nächsten Zeile die entsprechenden Werte. Man kann zwar den Umweg gehen, indem man nach Eingabe der Spaltenüberschrift die Pfeiltaste benutzt. Dann muss man aber schon die rechte Hand vom Buchstabenblock zu den Pfeiltasten wegbewegen und dann wieder zurück. Für zwischendurch ist diese Vorgehensweise natürlich vollkommen ausreichend. Noch etwas unpraktischer ist das Greifen nach der Maus, um in die gewünschte nächste Zelle zu gelangen. Wenn Sie hingegen öfter mit Tabellen arbeiten, in denen durch Drücken der Enter-Taste ein Springen von links nach rechts oder in eine beliebige andere Richtung praktischer wäre, können Sie das einfach ändern:
  1. Öffnen Sie die Excel-Optionen (MS Excel 2010/2013 im Register Datei).
  2. Dann noch auf Erweitertund unter Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben können Sie auswählen, in welcher Richtung die nächste Zelle angesprungen wird: prozentrechnung excel
Aber es geht noch einfacher, ohne dass Sie unter Optionen die Einstellung ändern müssen:

6. Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen

Nun kann es schon mal vorkommen, dass man in einer Tabelle mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen muss. Ist an sich kein Problem. Einfach Zelle für Zelle anspringen und den gewünschten Inhalt eintippen. Excel merkt sich bereits eingegebene Inhalte und schlägt solche beim Eingeben vor. Der Vorschlag wird schwarz hinterlegt. excel tabellen Ist man mit dem Vorschlag einverstanden, einfach dieEnter-Taste drücken und schon wird dieser übernommen. Das erleichtert die Sache erheblich. Aber es gibt noch einen effizienteren Weg, der schneller zum Ziel führt. Vor allem dann, wenn Sie sehr viele Zellen mit gleichem Inhalt füllen müssen:
  1. Markieren Sie in einem Zug alle Zellen, die den gleichen Inhalt haben sollen:excel formeln anzeigen
  2. Dann in die Bearbeitungszeile einfach den gewünschten Text oder eine Formel eintippen:excel formeln anzeigenDiese Eingabe wird auch gleichzeitig in der ersten Zelle des markierten Bereichs angezeigt. Und nun kommt der kleine Trick.
  3. Drücken Sie die Strg-Taste(gedrückt halten) und dann die Enter-Taste. Und was passiert? Der in der Bearbeitungszeile eingetippte Wert wird für alle markierten Zellen übernommen:excel formeln anzeigen

7. Formeln ruck zuck sichtbar machen

In einer MS-Excel-Tabelle sind die hinterlegten Formeln ja üblicherweise nicht sichtbar, sondern nur das Ergebnis. Um diese Formeln sichtbar zu machen, muss man in die entsprechende Zelle klicken und in der Bearbeitungszeile wird die hinterlegte Formel dargestellt. Oder man klickt doppelt in die Zelle und anstatt des Wertes wird die Formel angezeigt: excel datei

Alle Formeln gleichzeitig anzeigen

Oft ist es ja so, dass man gar nicht weiß, hinter welchem Wert eine Formel steht. Es ist mühsam, alle Zellen mit einem Wert durchzuklicken um zu prüfen, ob der Wert das Ergebnis einer Formel ist. Aber es gibt da einen kleinen Trick, besser gesagt eine Tastenkombination, mit der alle hinterlegten Formeln in einer Tabelle angezeigt werden. Allerdings ist diese Tastenkombination von der genutzten MS Excel-Version abhängig:

MS Excel 2019:

Drücken Sie die Alt-Taste, dann die M-Taste (Alt-Taste gedrückt halten!) und schließlich die F-Taste (auch bei gedrückter Alt-Taste). Alternativ können Sie im Register Formeln auf die Schaltfläche Formeln anzeigen klicken.

MS Excel 2010:

Drücken Sie die Alt-Taste, dann die M-Taste (Alt-Taste gedrückt halten!) und schließlich die O-Taste (auch bei gedrückter Alt-Taste). Alternativ können Sie im Register Formeln auf die Schaltfläche Formeln anzeigen klicken.

bis MS Excel 2007:

Drücken Sie die Strg-Taste und dann die #-Taste, und siehe da: Alle Formeln – falls vorhanden – werden eingeblendet.

8. So werden aus arabischen römische Zahlen

Nehmen wir an, Sie wollen die Zahl 1286 als römische Zahl darstellen. Haben Sie sie schon im Kopf umgewandelt? Wenn Sie sich damit schwertun, lassen Sie doch Excel die Grübelarbeit machen:
  1. Excel starten.
  2. Geben Sie in eine beliebige Zelle unsere Zahl 1286 ein.
  3. Dann noch in der Zelle daneben die Funktion für die Umwandlung in die römische Zahl: =römisch(Zellenbezeichnung, in der die Zahl 1286 steht). In der Klammer kommt die Zellenbezeichnung, in der Sie die Zahl 1286 getippt haben. Ich habe sie beispielsweise in die Zelle C3eingegeben:excel formeln anzeigen
  4. Also habe ich in der Zelle daneben, in der die arabische als römische Zahl erscheinen soll, die Formel =römisch(C3)eingegeben: excel tabellen Nun wird mir sofort 1286 als römische Zahl angezeigt: MCCLXXXVI
So kann ich in meiner C3-Zelle jede beliebige arabische Zahl eingeben, und sie wird sofort in die entsprechende römische Zahl umgewandelt. Eine feine Sache.

9. In Excel mit Brüchen rechnen

Wenn Sie schon mal versucht haben, in ExceleinenBrucheinzugeben, dann haben Sie sich vielleicht über das Ergebnis gewundert. Es wird nicht der Bruch oder der Dezimalwert angezeigt, sondern der Bruch wird in ein Datum umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise den Bruch 1/2 in eine Zelle eintippen, wird dieser sofort als Datum angezeigt, und das sieht in diesem Fall so aus: excel formel Aber das wollen wir ja nicht. Wir wollen einen Bruch eingeben und einen solchen auch angezeigt bekommen bzw. damit rechnen. Nun gibt es einen kleinen Trick, wie man dieses „Problem“ umgehen kann. Wenn Sie vor der Bruchzahl eine 0, dann ein Leerzeichen und erst dann den Bruch eintippen, wird der Bruch richtig angezeigt. Für unser Beispiel heißt das also: 0 1/2 Und das Ergebnis in Excel sieht dann so aus: excel datei In der Zelle wird der Bruch angezeigt, und der Dezimalwert ist in der Formelleiste sichtbar. So können Sie nun auch mit Brüchen rechnen: excel funktionen

10. Im Nu die Spaltenbreite anpassen

Sie können in Excel blitzschnell die BreitemehrererSpalten anpassen. Nehmen wir an, Sie haben eine  Tabelle mit Spaltenüberschriften unterschiedlicher Länge, z. B. die Monatsnamen. Nun möchten Sie die Breite der Spalten entsprechend der Länge der Monatsnamen anpassen. Das geht ganz schnell:
  1. Markieren Sie die erste Spalte – in unserem Fall die Spalte „Jänner“, indem Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf A klicken: Excel beispiele
  2. Fahren Sie dann mit gedrückter linker Maustaste über die Spaltenköpfe der gewünschten Spalten – in unserem  Beispiel von A bis E. Damit werden diese Spalten markiert. Sie können die linke Maustaste wieder loslassen.
  3. Führen Sie dann den Mauszeiger genau auf den rechten Rand einer markierten Spalte.excel tips und tricks
  4. Der Mauszeiger verwandelt sich dann in ein schwarzes Kreuz mit einem Doppelpfeil. Das ist genau der richtige Zeitpunkt. Mit einem Doppelklick wird die Breite aller markierten Spalten entsprechend der Spaltenüberschrift angepasst.excel tabelle erstellen

Die gleiche Breite für mehrere Spalten

Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Wenn Sie also Spalten unterschiedlicher Breite haben und diese mit der gleichen Breite versehen wollen.
  1. Wiederum die gewünschten Spalten wie vorher beschrieben markieren. Den Mauszeiger wieder an den rechten Rand einer Spalte führen, bis er zum Kreuz wird.
  2. Und jetzt mit gedrückter linker Maustaste die Spaltenbreite anpassen. Wenn Sie die linke Maustaste wieder loslassen, haben alle markierten Spalten die gleiche Breite.
Mit der gleichen Methode können Sie auch die Höhe der Zeilen ändern.

11. Mehrere Tabellen gleichzeitig durchsuchen

Eine Arbeitsmappe besteht ja aus mehreren Tabellen. Nun kann es durchaus vorkommen, dass man mehrere Tabellen mit Daten belegt. Und viele Daten führen häufig zu einer eingeschränkten Übersicht. Dann kann es mühsam sein, auf die Schnelle einen gesuchten Wert oder eine Formel zu finden, von der man nicht weiß, auf welchem Tabellenblatt in der Arbeitsmappe man suchen soll. Aber dazu gibt es die Suchfunktion. Das Suchen in einer Arbeitsmappe klappt ganz einfach. Man muss also nicht in den einzelnen Tabellen suchen. Einfach mit der Tastenkombination Strg + F die Suchfunktion starten. Auf die Optionen-Schaltfläche klicken. Nun können Sie die Suchoptionen anpassen. Weil wir die gesamte Arbeitsmappe und nicht nur ein einzelnes Tabellenblatt durchsuchen wollen, müssen wir entsprechende Option auswählen: excel tipps und tricks Nun noch auf Alle suchen klicken und schon wird eine Suchergebnisliste angezeigt, aus der hervorgeht, in welchem Tabellenblatt und in welcher Zelle der gesuchte Wert gefunden wurde: excel formeln anzeigen Übrigens können Sie mit dieser Suche auch festlegen, wo bzw. was durchsucht werden soll, die Suche beispielsweise auf die hinterlegten Formeln eingrenzen.

12. Sie brauchen eine Zufallszahl? Kein Problem!

Die Möglichkeit, in Excel eine Zufallszahl zu generieren, ist kaum bekannt. Wenn Sie also mal eine oder mehrere Zufallszahlen benötigen, um beispielsweise den Gewinner eines Gewinnspiels zu ermitteln, einfach Excel starten: In die gewünschte Zelle mit der Zufallszahl die Funktion =ZUFALLSZAHL()*100 eingeben.  Deshalb mit 100 multiplizieren, da sonst nur ein Wert zwischen 0 und 1 als Zufallszahl aufscheint. excel tipps und tricks Wenn die Zufallszahl noch eine ganze Zahl sein soll, die Anzeige der Dezimalzahlen durch Klick auf entsprechende Schaltfläche reduzieren: excel tabellen
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https://www.zeitblueten.com/news/excel-tips-und-tricks/