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Termine einhalten, wenn der Hut brennt – 7 Tipps

Zeit ist Geld! Dieses – vielleicht schon etwas überstrapazierte – Sprichwort trifft vor allem im Projektmanagement zu. Vor meiner Selbstständigkeit war ich als Planer in einem technischen Büro tätig. Aus dieser Erfahrung heraus kann ich bestätigen, dass Projekte mit sehr knapp bemessenen Terminplänen mehr die Regel als die Ausnahme sind. Und wenn bei einem so straff geplanten Projektablauf unvorhergesehene Ereignisse eintreffen, welche eine termingerechte Abwicklung des Projekts gefährden, dann gilt es, entsprechende Maßnahmen zu treffen. Ein Beispiel Um das Ganze etwas zu veranschaulichen, nehmen wir einfach mal an, Sie sind der Inhaber eines Planungsbüros. Nun haben Sie einen attraktiven Auftrag an Land gezogen, der Ihnen eine längere Auslastung Ihres Büros verspricht. Gut, Verträge sind unterschrieben, Projekt ist abgeklärt – soweit es in diesem Stadium möglich ist –, Vereinbarungen sind getroffen, Terminplan wurde vom Auftraggeber – im besten Fall in Abstimmung mit den Auftragnehmern – definiert (s. Vorlage Auftragsschreiben). Projekt läuft an, interne Projektmeilensteine haben Sie im Team festgelegt, Ihre MitarbeiterInnen machen sich frisch ans Werk, um die ausformulierten Leistungen zu den festgelegten Terminen liefern zu können. Diese Leistungserbringung bezieht sich beispielsweise auf die Erstellung von Vorentwurfsplänen und den entsprechenden Berechnungen. Den nächsten Meilenstein bilden die Entwurfspläne, Führungspläne etc. So weit, so gut! pxb-zeitdruck

Was tun, wenn die Zeit knapp wird?

Termine einhalten: 7 bewährte Tipps

Nun kommt plötzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischen, das die termingerechte Erreichung der Meilensteine gefährdet. Dieses Unerwartete kann seitens des Auftraggebers oder durch Vorkommnisse in Ihrem Büro resultieren, beispielsweise fallen mehrere Mitarbeiter durch ein grassierendes Grippevirus aus. Die termingerechte Leistungserbringung ist auf alle Fälle hochgradig gefährdet. Und aus einer Nichteinhaltung der Termine resultieren in der Regel immer Konsequenzen, beispielsweise eine Pönale oder die verspielte Chance auf Folgeaufträge. Es besteht also akuter Handlungsbedarf. Aber wie am besten vorgehen?

Zuerst sollten Sie alle kostenneutralen Maßnahmen ausschöpfen.

Die Umsetzung der folgenden Tipps erhöhen die Chance, um trotz der Vorkommnisse eine möglichst termingerechte Leistungserbringung zu gewährleisten.

1. Vorhandenen Zeitpuffer abklären

Reflexionsfrage: „Reicht der berücksichtigte Zeitpuffer?“

Jede gute Planung berücksichtigt Puffer für Unvorhergesehenes. Reicht eine Reduzierung der vorgesehenen Reserve oder müssen Sie diese in Ihrer Planung komplett rausnehmen? Das wäre natürlich auch mit einem gewissen Risiko verbunden.

2. Maßnahmen für Mehrarbeit setzen & Anreize schaffen

Reflexionsfrage: „Können durch Mehrarbeit drohende Verzögerungen wettgemacht werden?“

Niemand wird sich mit Freude auf Mehrarbeit stürzen, die in der Regel Überstunden zur Folge haben. Hier liegt es dann an Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und entsprechende Anreize zu schaffen.

Fehlt die Motivation der Mitarbeiter aufgrund nicht vorhandener Anreize, kann es durchaus sein, dass trotz Mehrarbeit die Meilensteine nicht erreicht werden. Deshalb ist der Motivationsansatz so wichtig.

Eine weitere Möglichkeit, um mehr Projektzeit zu gewinnen, besteht in temporären Urlaubssperren oder darin, Urlaube zu verschieben – wenn möglich.

3. Effizienzsteigerung durch Eliminierung von Ablenkungen und Störungen

Reflexionsfrage: „Wie kann ich die Effizienz meiner Mitarbeiter erhöhen?“

Das Thema Motivation habe ich bereits erwähnt. Aber eine Effizienzsteigerung lässt sich auch erreichen, indem man Ablenkungen und Störungen weitestgehend reduziert. Das kann beispielsweise durch vorübergehende Telefonumleitungen geschehen, Streichen oder Verschieben von Besprechungen geringerer Priorität, Reduzierung des Parteienverkehrs etc. Natürlich ist das immer nur in einem begrenzten Umfang möglich, aber entsprechende Möglichkeiten finden sich in der Regel in jedem Unternehmen.

Oft sind es kleine (temporäre) Maßnahmen, die eine deutliche Effizienzsteigerung gewährleisten.

4. Arbeitspakete auslagern

Reflexionsfrage: „Kann ich Arbeitspakete auslagern?“

Auch eine Möglichkeit, die es zu hinterfragen gilt – Outsourcing. Hier sind Sie im Vorteil, wenn Sie bereits in der Vergangenheit auf externe Dienstleister zurückgreifen konnten und Ihnen dadurch der aufwendige Weg der Rekrutierung erspart bleibt. Auch Personalleasingfirmen bieten eine Anlaufstelle, um Arbeitsüberlastung zu kompensieren.

5. Experten temporär hinzuziehen

Reflexionsfrage: „Kann ich für bestimmte Projektphasen einen Experten hinzuziehen?“

Hier geht es nicht nur um zusätzliche Arbeitskräfte, sondern tatsächlich um Experten. Diese sind zwar teurer, leisten aber in der Regel wesentlich mehr als „konventionelles“ Aushilfspersonal in der gleichen Zeit, womit sich die Kosten für den Experten wieder relativieren.

6. Abklärung bzgl. Unterstützung von Lieferanten

Reflexionsfrage: „Wie können mich meine Lieferanten unterstützen?“

Die fristgerechte Abwicklung eines Projekts hängt auch wesentlich von der Abstimmung mit den Lieferanten ab. Nun, bei einem Planungsbüro ist das weniger der Fall, dafür aber umso mehr bei „ausführenden Firmen“. Wenn es also zu einer unvorhergesehenen Straffung des Terminplans kommt, hat das natürlich auch Auswirkungen auf die Liefertermine. Und aus vorverlegten Lieferterminen resultieren häufig Mehrkosten, die dem Auftraggeber zeitnah mitgeteilt werden müssen. Aber auch Lieferanten haben in der Regel Puffer berücksichtigt, die dann ausgereizt werden können. Setzen Sie kurzfristig mit Ihren Lieferanten in Verbindung und klären Sie mögliche Maßnahmen ab.

7. Leistungsreduzierung und/oder Fristverlängerung abklären

Reflexionsfrage: „Kann ich Fristverlängerung und/oder eine Reduzierung der Leistungserbringung erwirken?“

Häufig lässt der Auftraggeber mit sich verhandeln – ein Versuch ist es allemal wert. Sind die Gründe für eine absehbare Terminverzögerung nachvollziehbar und ohne eigene Schuld zustande gekommen, können Sie durchaus mit Nachsicht seitens des Auftraggebers rechnen. Zur Reduzierung des Leistungsumfangs: Das bedeutet, dass Sie Ihrem Auftraggeber entsprechende Vorschläge unterbreiten müssen, die trotz der Umstände eine termingerechte Leistungserbringung ermöglichen. Um beim eingangs erwähnten Beispiel zu bleiben, könnte eine solche Möglichkeit das Vorlegen „abgespeckter“ Pläne sein. In der Regel ist genau definiert, in welchem Umfang die Pläne in den verschiedenen Planungsstufen vorgelegt werden müssen. Wobei nicht immer alle enthaltenen Informationen für den reibungslosen Projektablauf relevant sind. Und hier können Sie ansetzen! Sie müssen also mit dem Auftraggeber klären, ob ein späteres Nachreichen dieser weniger relevanten (Plan-)Informationen und Berechnungen möglich ist. Wird dies erlaubt, haben Sie etwas Puffer gewonnen. Wichtig dabei ist, dass jede Vereinbarung schriftlich dokumentiert wird. Fazit In der Praxis gibt es genügend Vorkommnisse, die ein Projekt verzögern können – mit all den daraus resultierenden (negativen) Folgen für den Auftragnehmer und den Auftraggeber. Da diese Hindernisse in der Regel nicht absehbar sind, gilt es, rechtzeitig Ressourcen zu schaffen, Partner zu finden und ein Netzwerk aufzubauen.

Diese bilden dann Ihr Auffangnetz für akute Phasen.

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