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Projektmanagement: Erste Hilfe bei Verzögerungen

Ein Projekt erfolgreich abzuwickeln, ist eine Kunst. Man kann noch so ein guter Projektmanager sein. Aber oft treten unvorhersehbare Ereignisse auf, welche die gesamte Projektabwicklung aus dem Lot bringen. Verzögerungen bei der Projektabwicklung gehen in der Regel mit Mehrkosten einher. Je größer und je komplexer das Projekt, desto größer in der Regel die entstehenden Mehrkosten, die aus Verzögerungen resultieren. Entstehen zusätzliche Kosten, werden Schuldige gesucht und auch meist schnell gefunden. Drohen Verzögerungen – wenn der Hut also brennt –, ist schnelle Reaktion unumgänglich, um das Schiff doch noch rechtzeitig in den sicheren Hafen zu manövrieren.

Erste-Hilfe bei Projektverzögerungen

Im Folgenden gehe ich davon aus, dass der Grund für die Verzögerungen im eigenen Unternehmen liegt. Hier muss die Ursache sofort analysiert werden, wenn sie nicht ohnehin schon bekannt ist. Und dann geht’s ans Aufholen:
  1. Stellen Sie fest, wo bzw. ob Ressourcen abgezweigt oder freigemacht werden können. Können beispielsweise andere Mitarbeiter von weniger dringlichen Projekten hinzugezogen werden?
  2. Prüfen Sie, ob bzw. inwieweit Verzögerungen durch Überstunden wieder aufgeholt werden können.
  3. Klären Sie, ob bestimmte Projektarbeiten parallel abgearbeitet werden können, die aufeinanderfolgend geplant waren.
  4. Werfen Sie einen genaueren Blick auf die internen Arbeitsabläufe. Lassen sich durch bestimmte Maßnahmen kurzfristig Effizienzsteigerungen herbeiführen?
  5. Motiveren Sie Ihre Mitarbeiter – vielleicht mit einer Prämie für die rechtzeitige Abwicklung des Projekts. Anerkennung darf nie zu kurz kommen. Motivierte Mitarbeiter arbeiten effizienter und weisen eine höhere Leistungsbereitschaft auf.
  6. Reichen die eigenen Ressourcen nicht aus, um das Projekt fristgerecht fertigzustellen, muss auf externe Ressourcen zurückgegriffen werden. Deshalb sollten Sie stets danach trachten, rechtzeitig ein entsprechendes Unterstützer-Netzwerk auf- und auszubauen, um in erforderlichen Situationen darauf zurückgreifen zu können.
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