Delegieren

Delegieren ist eine große Hilfe beim Zeitmanagement. Um mehr Zeit zu gewinnen, gibt es nur zwei Lösungswege, nachdem wir an der Zeit selbst nichts verändern können:

  • Wir können uns so organisieren, dass wir in der uns zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit mehr Aufgaben schaffen.
  • Indem wir die Anzahl der selbst zu erledigenden Aufgaben verringern, und zwar durch delegieren.

Grundsätzlich gilt: Versuchen Sie möglichst viele Aufgaben zu delegieren. Natürlich ist das oft einfacher gesagt, als getan. Aber ich habe bei mir selbst und oft auch in meinen Coachings festgestellt, dass man viel mehr Aufgaben abgeben könnte, wie man das tatsächlich macht.

Fragen Sie sich bewusst bei jeder Aufgabe, die Sie angehen, ob Sie diese nicht delegieren können.

Es gibt oft viele Arbeiten, die ein Mitarbeiter „gleich gut“ erledigt. Wenn man dann noch berücksichtigt, dass die Arbeitszeit des Mitarbeiters weniger kostet als die eigene, dann kann man ruhig den Versuch wagen, mehr zu delegieren.

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, achten Sie darauf, dass für denjenigen, der die Aufgabe übernimmt, folgende Frage beantwortet ist:

Was genau soll wie bis wann getan werden?

Vermeiden Sie unkonkrete Vorgaben wie beispielsweise “so schnell wie möglich”. Dies kann mehrere Bedeutungen haben: noch heute, bis morgen oder diese Woche.

Wenn Sie eine Aufgabe an unmotivierte, „langsame“ Mitarbeiter delegieren, geben Sie auch bekannt, wie lange sie für die Aufgabe brauchen dürfen. Also nicht nur, bis wann sie erledigt sein muss, sondern auch, wie lange sie dafür Zeit in Anspruch nehmen dürfen. Diese Zeitvorgabe kann ruhig knapp bemessen sein.

Oder delegieren Sie eine Aufgabe kurz vor Feierabend, aber so, dass sie bis zum Arbeitsschluss noch zu schaffen ist. Sie werden erstaunt sein, wie auch unmotivierte Mitarbeiter Energien freisetzen können, um pünktlich nach Hause kommen.

Wurde die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erledigt, sparen Sie nicht mit einem aufrichtigen Lob. Ein ehrliches Lob kann geradezu Wunder bewirken, steigert die Motivation der Mitarbeiter und trägt allgemein zu einem besseren Arbeitsklima bei.