22 Tipps für effiziente Besprechungen

Um Besprechungen effizient durchführen zu können, müssen schon im Vorfeld einige Punkte beachtet werden.

Eine Studie hat ergeben, dass 32 % der befragten Personen, Besprechungen – an denen sie teilnehmen– als Zeitverschwendung empfinden. Daraus resultiert häufig auch Ärger und Frustration und die Besprechungsergebnisse lassen zu wünschen übrig.

Diese 22 Punkte sollen als Anregung für eine effiziente Durchführung der Besprechung dienen. Welche der Punkte können Sie abhaken bzw. welche werden in Ihren Besprechungen schon berücksichtigt?

  1. Es wird geprüft, ob die Besprechung wirklich notwendig ist.
  2. Wenn ja, Regelmäßigkeit und Intervall der Besprechungen wird ebenso geprüft.
  3. Es werden nur Personen eingeladen, deren Anwesenheit auch tatsächlich erforderlich ist.
  4. Aus der Einladung gehen Besprechungsziel, Tagesordnungspunkte und weitere relevante Informationen hervor.
  5. Ein vorgesehener Zeitrahmen für die Tagesordnungspunkte wird festgelegt.
  6. Hinweise zu eventuellen Problemen werden bereits vor der Besprechung von den Teilnehmern eingefordert.
  7. Die Tagesordnung wird möglichst präzise eingehalten. Nichtsdestotrotz werden wichtige Punkte nicht gekürzt.
  8. Abschweifungen werden nicht zugelassen, Vielredner in ihren Schranken verwiesen.
  9. Störungen und Geplauder werden unterbunden.
  10. Durch gezielte Fragestellungen werden Ergebnisse herbeigeführt.
  11. Bei Bedarf wird eine Visualisierung (Flip-Chart, Beamer) berücksichtigt.
  12. Auf das Finden von Entscheidungen wird bestanden.
  13. Es wird keine Rücksicht auf Zuspätkommer genommen. Nur in Ausnahmen und wenn möglich werden eventuell bestimmte Besprechungspunkte vorgezogen.
  14. Besprechungsleiter ist mindestens 15 Minuten vor Besprechungsbeginn anwesend und überprüft die Räumlichkeiten und weitere Erfordernisse.
  15. Alle Handys werden während der Besprechung ausgeschaltet.
  16. Besprechungsteilnehmer werden mit Namen angesprochen.
  17. Pausen werden berücksichtigt: 5-10 Minuten nach max. einer Stunde. Dauer der Pause wird vorgegeben und die Besprechung wieder pünktlich fortgeführt.
  18. Besprechung beginnen nicht nur, sondern enden auch pünktlich.
  19. Werden nicht alle Tagesordnungspunkte geschafft, so werden sie auf die nächste Besprechung verschoben.
  20. Lässt sich keine Einigung erzielen, werden Zwischenetappen definiert.
  21. Nach Ende der Besprechung weiß jeder Teilnehmer, was er bis wann zu tun hat.
  22. Nach jedem Tagesordnungspunkt werden Ergebnisse und resultierende Aufgaben zusammengefasst.

Vorlagen für ein Besprechungsprotokoll können
Sie in meinem Downloadbereich herunterladen. »


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