Besprechung (Meeting) planen

Eine Besprechung effizient planen, stellt vielfach eine große Herausforderung dar.
Besprechungen können große Zeitdiebe sein, insbesondere dann, wenn einige Durchführungspunkte nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie eine Besprechung vorbereiten, fragen Sie sich vorab, ob diese unbedingt notwendig ist oder ob Sie auch anderweitig zu Lösungen kommen.

Mein Tipp:

Überlegen Sie sich, welche Folgen es hat, wenn eine regelmäßige Besprechung ausfällt. Oft stellt sich heraus, dass man zu den gleichen Ergebnissen mittels E-Mail-Korrespondenz oder Telefonaten wesentlich effizienter kommt.

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Vorbereitung

Für die Besprechung sind vorab folgende Punkte zu klären:

  • Was ist das Ziel der Besprechung?
  • Wer soll an der Besprechung teilnehmen?
  • Welche Punkte sind zu besprechen?
  • Wo und wann findet die Besprechung statt?
  • Zeit für jeden Besprechungspunkt
  • Wer ist der Protokollführer?

Mein Tipp:

Oft reicht es vollkommen aus, wenn bestimmte Teilnehmer nur zu bestimmten, für sie relevanten Besprechungspunkten hinzugezogen werden und danach die Besprechung wieder verlassen. Dadurch kann viel kostbare Arbeitszeit gespart werden, vor allem bei internen Besprechungen.

Insbesondere bei internen Besprechungen hat es sich bewährt, diese kurz vor der Mittagspause bzw. vor Arbeitsende zu setzen. In diesen Zeiten sind die Mitarbeiter wesentlich kompromissbereiter – jeder will in seine Pause – und die Besprechungen selbst dadurch viel ergebnisorientierter.

Jeder Teilnehmer soll über vorgenannte Punkte schriftlich informiert werden.

Durchführung

Während der Besprechung sollte folgende Vorgangsweise berücksichtigt werden:

  • unbedingt pünktlich beginnen
  • kein Abweichen vom Thema zulassen
  • Entscheidungen und Ergebnisse sind zu wiederholen
  • definieren, wer was bis wann zu erledigen hat
  • achten Sie darauf, dass die Zeit für die einzelnen Punkte nicht überschritten wird

Mein Tipp:

Sorgen Sie für eine große sichtbare Uhr im Besprechungsraum und jeder wird versuchen, die Zeitvorgabe für die einzelnen Besprechungspunkte einzuhalten.

Nachbearbeitung

Die Nachbearbeitung der Besprechung fördert optimale Ergebnisse:

  • Nichterledigtes wird auf die nächste Tagesordnung gesetzt
  • im Protokoll werden Aufgaben und Ergebnisse festgehalten

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