Zeitmanagement: Delegieren – aber richtig!

Nachdem wir an der Ressource Zeit selbst nichts verändern können, gibt es grundsätzlich drei Lösungswege, um mehr Zeit für uns zu gewinnen: Wir können

  1. uns so organisieren, dass wir in der uns zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit mehr Aufgaben schaffen,
  2. Aufgaben „ausmisten“, Verpflichtungen reduzieren,
  3. die Anzahl der selbst zu erledigenden Aufgaben verringern – und zwar durch delegieren.

Zu Punkt 1: Sich neu organisieren

Mit Selbstorganisation, Disziplin und Ausschalten bzw. Reduzieren der Zeitfresser (wie Ablenkungen etc.) lassen sich in der Regel mehr Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen. Man arbeitet produktiver.

Zu Punkt 2: Aufgaben „ausmisten“

Es gibt Personen, die nicht zur Ruhe kommen, die ständig unter Strom stehen. Auf längere Sicht ist dieser Stress nicht nur eine große psychische Belastung, sondern hat in der Regel auch negative Folgen auf die Gesundheit.

Ein häufiger Grund für diese Stressbelastung besteht darin, dass diese Personen neben ihrem anspruchsvollen Arbeitstag noch zahlreiche außerberufliche Verpflichtungen inne haben – da ist beispielsweise die Obfrau eines Freizeitvereins, der Familienvater mit politischen Ambitionen in der Gemeinde, der Fußballtrainer der Jugendmannschaft. Und für die Familie bleibt auch kaum Zeit.

Wie ist es bei Ihnen? Haben Sie auch außerberufliche Verpflichtungen, die regelmäßig viel Zeit in Anspruch nehmen?

Wenn ja, sollten Sie Ihren Einsatz diesbezüglich einmal hinterfragen. Schränken Sie diese Unternehmungen möglichst ein und gewinnen Sie damit mehr Zeit für sich. Sollten Sie später wieder einmal mehr Zeit finden, können Sie die eine oder andere Tätigkeit wieder ins Auge fassen.

Zu Punkt 3: Delegieren, outsourcen

Grundsätzlich gilt: Versuchen Sie, möglichst viele Aufgaben zu delegieren. Natürlich ist das oft einfacher gesagt als getan.

Auch muss das Delegieren – genau wie andere Fähigkeiten – durch Übung und Erfahrungen erlernt werden. Denn um gute Ergebnisse zu erhalten, sind beide Seiten gefordert: die delegierende und die ausführende Seite.

Aber nicht jeder ist in einer Position, in der er Aufgaben delegieren kann.

Beispielsweise kann ein Selbstständiger ohne Angestellte nicht einfach Aufgaben delegieren. Dieser sollte sich aber die Frage stellen, ob er nicht bestimmte Arbeiten (Routineaufgaben) auslagern kann. Es gibt viele Dienstleister, die bestimmte Tätigkeiten wesentlich günstiger und effizienter erledigen können – wenn man es auf den eigenen Stundenlohn kalkuliert.

Ich habe bei mir selbst und durch Rückmeldungen meiner Seminarteilnehmer erfahren,  dass man viel mehr Aufgaben abgeben könnte als man tatsächlich macht. Deshalb:

Fragen Sie sich bewusst bei jeder Aufgabe, die Sie angehen, ob Sie diese nicht delegieren könnten.

Es gibt in der Regel zahlreiche Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter „gleich gut“ durchführt. Wenn Sie dann auch noch berücksichtigen, dass die Arbeitszeit des Mitarbeiters weniger kostet als Ihre eigene, dann können Sie ruhig den Versuch wagen, mehr zu delegieren.

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, achten Sie darauf, dass für denjenigen, der die Aufgabe übernimmt, folgende Frage beantwortet ist:

»Was genau soll bis wann und wie erledigt werden?«

Vermeiden Sie unkonkrete Vorgaben wie beispielsweise „möglichst schnell“. Dies kann mehrere Bedeutungen haben: noch heute, bis morgen oder diese Woche.

Nun noch einige „Delegier-Tricks“

  • Wenn Sie eine Aufgabe an unmotivierte, „langsame“ Mitarbeiter delegieren, geben Sie auch bekannt, wie lange der Mitarbeiter für die Erledigung brauchen darf. Also nicht nur, bis wann sie erledigt sein muss, sondern auch, wie lange er dafür Zeit in Anspruch nehmen darf. Diese Zeitvorgabe sollte eher knapp bemessen sein. Simpel, zeigt aber große Wirkung.
  • Oder Sie delegieren eine Aufgabe kurz vor Feierabend, aber so, dass sie bis dahin noch zu schaffen ist. Sie werden erstaunt sein, wie auch unmotivierte Mitarbeiter Energien freisetzen können, um pünktlich nach Hause zu kommen. :-)
  • Wurde die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erledigt, dann sparen Sie nicht mit einem aufrichtigen Lob. Ein ehrliches Lob kann geradezu Wunder bewirken, steigert die Motivation der Mitarbeiter und trägt allgemein zu einem besseren Arbeitsklima bei.
  • Auch ein Kurzmeeting gleich am Morgen, welches nicht länger als 10 Minuten dauert, hat sich in der Praxis gut bewährt. Bei dieser kurzen Besprechung können Sie Ihre Aufgaben delegieren, sich nach dem Stand der delegierten Aufgaben informieren und Unklarheiten werden aus dem Weg geräumt. Das Ganze hat einen weiteren Vorteil: Sie werden während des Tages nicht mehr so oft mit Fragen unterbrochen.


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