Lesen Sie hier das umfang- und aufschlussreiche Interview mit der Expertin Gaby Alterauge zum Thema Zeitmanagement.

Zeitmanagement: Interview mit der Expertin Gaby Alterauge

Burkhard Heidenberger schrieb zum Thema „Kurzinterviews“:

Zur Person:

Gaby Alterauge, Betriebswirtin HWK, Seminar- und Fortbildungsveranstaltungen Referentin (u.a. Zeitmanagement) an der Universität Koblenz-Landau Webseite von Gaby Alterauge

Frau Alterauge, ein Teilnehmer in Ihrem Seminar stellt die Frage: “Worin liegt der Sinn und Zweck des Zeitmanagements?” Ihre Antwort?

Sinn und Zweck des Zeitmanagement ist es, mehr Zeit für die wesentlichen Dinge im Leben zu haben! Durch eine systematische Zeitplanung können Sie erstaunlich viel Zeit gewinnen.

Freizeit für Familie, Freunde und zur Selbstentfaltung. Freiraum für Kreativität. Sie werden nicht in die Stressfalle geraten! Sie haben eine Übersicht über alle anstehenden Aktivitäten und Prioritäten und werden Ihre Ziele konsequent erreichen!

Eine weitere Frage in Ihrem Seminar: „Wie kann ich in kürzester Zeit meine Effizienz steigern?“

Arbeiten Sie nach dem Pareto Prinzip:

Ein Großteil der Menschen verbringt ihre Zeit damit, sich um viele relativ nebensächliche Probleme und Aufgaben zu kümmern, statt sich auf wenige, aber wesentliche Aktivitäten zu konzentrieren. Oft bringen bereits 20 % strategisch richtig eingesetzte Zeit und Energie, 80 % des Ergebnisses!

20 %Ihrer Aufgaben sind so wichtig, dass Sie damit 80 % Ihres Arbeitserfolges erreichen können. Sie sollten also nicht zuerst die leichtesten, interessantesten oder kürzesten Aufgaben erledigen, sondern die bedeutendsten oder wichtigsten.

Voraussetzung für die Definition der 20 % wichtiger Aufgaben ist ein genau beschriebenes Arbeitsziel, ein gewünschtes Ergebnis oder ein Unternehmensziel.

Zu diesen 20 % gehören in jedem Fall alle Aufgaben, die mit der Sicherung der Existenz eines Unternehmens oder einer Person zu tun haben, so beispielsweise Personal, Finanzen und Public Relations.

Ohne Festlegung dieser Ziele ist das Pareto Prinzip nicht anwendbar.

Welche Fehler werden am häufigsten beim Zeitmanagement gemacht?

Es wird versäumt sich eine „stille Stunde“ einzuplanen!

Ständig unterbrechen Telefonanrufe, Kollegen oder unangemeldete Besucher. Der Effekt, der auf diese Weise eintritt, wird auch „Sägeblatt“–Effekt genannt. Leistungsverluste, die durch diese Störungen auftreten, können bis zu 28 % unserer Zeit ausmachen!

Weiterhin wird versäumt bei jeder Aufgabe von Neuem zu entscheiden, ob die Tätigkeit oder Teile davon delegiert werden können.

Wie planen Sie Ihren Arbeitsalltag?

Mein optimaler Tagesabschluss kurz vor Feierabend sieht eine Arbeitsvorbereitung für den nächsten Tag vor:

Ich schreibe alle anstehenden Arbeiten auf und teile Sie nach

• A (sehr wichtig und dringend – sofort in Angriff nehmen),
• B (wichtig, nicht dringend – auf einen Vormittag terminieren)
• C (keine hohe Wichtigkeit  aber dringend – auf einen Nachmittag terminieren)
• Aufgaben die von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit sind, werden delegiert oder weiträumig terminiert.

Ebenfalls halte ich in einem Tagesclearing meine  Erfolge schriftlich fest:

• ++ sehr erfolgreich
• + erfolgreich
• o   Aufgabe nicht erledigt
• - weniger erfolgreich

Welches Zeitmanagement-”Werkzeug” verwenden Sie?

Ich arbeite mit Microsoft Outlook, weil ich es herrlich mit meinem iPhone synchronisieren und deshalb auch ortsungebunden aktualisieren kann.

Wie können Sie sich am besten entspannen?

Entspannung pur finde ich in der Natur. Bei einem Ausritt mit meinem dunkelbraunen Wallach Isidor, bei dem die Boxerhündin Berta nebenher läuft.

Gern ziehe ich aber auch meine Schürze an und koche mit Leidenschaft für die ganze Familie.

Haben Sie noch Zeitmanagement-Tipps?

Mein besonderer Tipp:

Tragen Sie auch die kleinen privaten Dinge, die Sie immer schon mal machen wollten – es aber all die Jahre immer nur beim Vorhaben blieb – in Ihren Kalender ein und:

“Machen Sie es!!!”

Das Plätzchenbacken mit Oma, DVD-Abend mit Ulrike, Angeln mit Paddy oder die Anmeldung zum Klavierunterricht!

Versuchen Sie die Balance zwischen Arbeit und Freizeit, zwischen Anspannung und Entspannung, zwischen Muss und Muße zu finden.

So werden Sie schnell hinter das Geheimnis für einen ausgewogenen Umgang mit Zeit kommen!

Vielen Dank, Frau Alterauge!

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