Wie mit Zeitdruck umgehen? 11 Spickzettel-Tipps

Wie kann ich mit Zeitdruck umgehen? Eine Frage, die mir nicht nur einmal gestellt wurde.

Schreibe Sie sich am besten die folgenden 11 Punkte auf einen Spickzettel und platzieren Sie diesen an einer für Sie gut sichtbaren Stelle (z. B. am Schreibtisch).

So werden Sie sich die Punkte leicht einprägen, um dann bei Zeitdruck entsprechend zu handeln.

Zeitdruck-Maßnahmen-Spickzettel:

  1. Bewahren Sie Ruhe.
  2. Treffen Sie schnelle Entscheidungen.
  3. Beginnen Sie rechtzeitig.
  4. Grenzen Sie sich ab, sagen Sie Nein!
  5. Machen Sie sich Notizen.
  6. Setzen Sie Prioritäten.
  7. Schieben Sie auf (ja, aufschieben!).
  8. Bitten Sie um Unterstützung, nehmen Sie Hilfe in Anspruch.
  9. Schotten Sie sich ab.
  10. Betreiben Sie Monotasking: eins nach dem anderen.
  11. Arbeiten Sie so gut wie nötig, aber nicht perfekt.

Und nun das Ganze etwas ausführlicher:

Der Umgang mit Zeitdruck ist individuell. Ich kenne Personen, die auch in allergrößter Hektik die Ruhe weghaben und besonnen agieren, dann wieder andere, die bei relativ geringem Zeitdruck die Nerven und dadurch den Überblick verlieren.

Des Weiteren ist die Reaktion auf Zeitdruck auch davon abhängig, ob es sich hierbei um eine kurzzeitige Ausnahmesituation oder um einen dauerhaften, also chronischen Zeitdruck handelt.

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Immer unter Zeitdruck …

Ursachen für chronischen Zeitdruck

Permanenter Zeitdruck ist in der Regel ein Symptom und weist auf ein Problem hin, dessen Ursache zuerst analysiert werden muss, um es in weiterer Folge an der Wurzel zu packen.

So kann dauernder Zeitdruck diverse Ursachen haben:

  • die persönliche (ineffiziente) Arbeitsweise
  • ein hohes Maß an Fremdbestimmtheit in der Arbeit
  • ungünstige Arbeitsbedingungen
  • berufsspezifische Eigenheiten

Wie mit Zeitdruck umgehen, wie (re)agieren?

Hier nun die eingangs genannten 11 Punkte etwas detaillierter:

1. Ruhe bewahren

Auch wenn es leichter geschrieben als getan ist, aber versuchen Sie, Ruhe zu bewahren. Denn je mehr Sie sich von der Hektik treiben lassen, desto eher werden Sie ins Schleudern geraten. Atmen Sie einige Male tief durch. Dann geht’s los!

2. Entscheidungen schnell treffen

Schnelle (und trotzdem wohlüberlegte) Entscheidungen sind gefragt, um dem Zeitdruck vorzubeugen. Denn werden Entscheidungen ständig hinausgezögert, werden dadurch auch alle damit verbundenen Aufgaben aufgeschoben, was letztlich den Zeitdruck erhöht.

Also: Entscheidungen möglichst schnell treffen!

3. Rechtzeitig beginnen

„Das hat noch lange Zeit, die Aufgabe ist erst in einem Monat fällig.“ Die Zeit vergeht und plötzlich wird sie zu einer dringenden Aufgabe, die keinen weiteren Aufschub duldet.

Je zeitiger Sie eine anstehende Aufgabe angehen, desto weniger werden Sie damit in Zeitdruck geraten.

4. Abgrenzen

Sagen Sie nicht zu allem Ja und Amen!

Ein Nein – natürlich nur dann, wenn es angemessen ist – ist das Zauberwort für mehr Entlastung und Zeitautonomie. Denn je mehr Aufgaben und Verpflichtungen Sie sich aufhalsen lassen, desto größer wird Ihr Zeitdruck.

5. Niederschreiben

Ein Kopf voll mit tausend Gedanken steigert die Belastung und die Wahrnehmung des Zeitdrucks. Deshalb gilt:

Schreiben Sie so viel wie möglich auf – ob auf Papier oder digital. Und das am besten strukturiert und an zentraler Stelle.

Alle anstehenden Aufgaben gehören in einer Übersicht dargestellt. Dadurch entlasten Sie Ihren Kopf und bekommen einen Fokus auf das Wesentliche.

6. Prioritäten setzen

Werden Aufgaben konsequent nach Priorität abgearbeitet, beugt das dem Zeitdruck vor. Ohne Prioritäten gibt es kein effektives Zeitmanagement!

7. Aufschieben

So paradox dieser Tipp vielleicht klingen mag, aber wenn Sie das Gefühl haben, unterzugehen – und nur dann! –, versuchen Sie, für einige Aufgaben und Termine einen Aufschub zu erwirken. Das heißt aber nicht, Aufgaben generell aufzuschieben!

Meiner eigenen Erfahrung nach ist das meistens problemlos möglich. Oft reicht nur ein freundlicher Anruf bei dem Auftraggeber oder der zuständigen Person. Und schon hat man wieder etwas Luft.

Das setzt natürlich voraus, dass vorher eine Priorisierung stattgefunden hat. Denn ohne Priorisierung weiß ich nicht, welche Aufgaben aufgeschoben werden können.

8. Unterstützung

Nicht jeder hat die Möglichkeit, auf Unterstützung zurückzugreifen, also auf Personen, die einem Aufgaben abnehmen. Aber häufig wird Hilfe auch dann nicht in Anspruch genommen, wenn sie einem angeboten wird.

„Das mache ich lieber selbst, dann weiß ich, dass es passt!“ Solche und ähnliche Argumente werden angeführt.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, bitten Sie um Unterstützung, nehmen Sie Hilfe an – ob von Kollegen, Mitarbeitern oder in Form von Outsourcing.

9. Abschotten

Wenn es durchführbar ist, ziehen Sie sich zurück, damit Sie ungestört arbeiten können – zumindest für eine bestimmte Zeit. Und wenn es nur für eine Stunde ist – immer noch besser als nichts. Bürotür schließen, Telefonate umleiten, …

Oder Sie kommen früher ins Büro oder bleiben länger (Gleitzeit nutzen). In dieser Zeit lässt sich aufgrund der geringeren Anwesenheit wesentlich ungestörter arbeiten.

10. Monotasking

Multitasking steigert die Hektik und fördert die Fehleranfälligkeit. Besser: eine Aufgabe nach der anderen, ohne Ablenkungen. Deshalb auch die Abschottung als vorhergehenden Schritt.

11. Perfektionismus

Erledigen Sie die Aufgaben so gut wie nötig bzw. gefordert, aber nicht besser – zumindest nicht in Phasen des Zeitdrucks. Drücken Sie auf die Perfektionismusbremse: gut ja, perfekt nein! Denn Perfektionismus kostet Zeit.


Zum Weiterlesen:

 

Kommentare

  • Andrea

    Hallo Herr Heidenberger,

    vielen Dank für Ihren Spickzettel! Dieser hängt gleich an meinem PC :-)!

    Endlich sagt mal jemand, dass man auch ruhig etwas “aufschieben” kann!

    Viele Grüße

    Andrea antworten

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