Projekttermine einhalten, wenn der Hut brennt – so klappt’s!
Zeit ist Geld! Dieses – vielleicht schon etwas überstrapazierte Sprichwort – trifft vor allem im Projektmanagement zu. Vor meiner Selbstständigkeit war ich als Planer in einem technischen Büro tätig. Aus dieser Erfahrung heraus kann ich bestätigen, dass Projekte mit sehr knapp bemessenen Terminplänen mehr die Regel als die Ausnahme sind.
Und wenn bei einem so straff geplanten Projektablauf unvorhergesehene Ereignisse eintreffen, welche eine termingerechte Abwicklung des Projekts gefährden, dann gilt es, entsprechende Maßnahmen zu treffen.
Ein Beispiel
Um das Ganze etwas zu veranschaulichen, nehmen wir einfach mal an, ich sei der Inhaber eines Planungsbüros. Nun habe ich einen attraktiven Auftrag an Land gezogen, der mir eine längere Auslastung meines Büros verspricht. Gut, Verträge sind unterschrieben, Projekt – soweit es das Stadium erlaubt – abgeklärt, Vereinbarungen getroffen, Terminplan vom Auftraggeber – im besten Fall in Abstimmung mit den Auftragnehmern – definiert.
Projekt läuft an, interne Projektmeilensteine haben wir im Team festgelegt, meine Mitarbeiter machen sich frisch ans Werk, um die ausformulierten Leistungen zu den festgelegten Terminen liefern zu können.
Diese Leistungserbringung bezieht sich beispielsweise auf die Erstellung von Vorentwurfsplänen und entsprechenden Berechnungen. Den nächsten Meilenstein bilden die Entwurfspläne, Führungspläne etc.
So weit, so gut!
Aber wenn Unvorhergesehenes eintritt?
Nun kommt plötzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischen, das die termingerechte Erreichung der Meilensteine gefährdet. Dieses Unerwartete kann seitens des Auftraggebers kommen oder durch Vorkommnisse in meinem Büro, beispielsweise fallen mehrere Mitarbeiter durch ein grassierendes Grippevirus aus. Die termingerechte Leistungserbringung ist auf alle Fälle hochgradig gefährdet.
Und aus einer Nichteinhaltung der Termine resultieren in der Regel immer Konsequenzen, beispielsweise eine Pönale oder die verspielte Chance auf Folgeaufträge. Es besteht also akuter Handlungsbedarf. Aber wie am besten vorgehen?
Generell sollten zuerst alle kostenneutralen Maßnahmen ausgeschöpft werden.
Folgende Fragestellungen dienen zum Auffinden geeigneter Maßnahmen, um trotz der Vorkommnisse eine möglichst termingerechte Leistungserbringung zu gewährleisten.
Reicht der berücksichtigte Puffer?
Jede gute Planung berücksichtigt Puffer für Unvorhergesehenes. Reicht eine Reduzierung der vorgesehenen Reserve oder muss ich diese in meiner Planung komplett rausnehmen? Das wäre natürlich auch mit einem gewissen Risiko verbunden.
Können durch Mehrarbeit drohende Verzögerungen wettgemacht werden?
Niemand wird sich mit Freude auf Mehrarbeit stürzen, die in der Regel zu Überstunden führt. Hier liegt es dann an mir, meine Mitarbeiter zu motivieren und entsprechende Anreize zu schaffen.
Fehlt die Motivation der Mitarbeiter aufgrund nicht vorhandener Anreize, kann es durchaus sein, dass trotz Mehrarbeit die Meilensteine nicht erreicht werden. Deshalb ist der Motivationsansatz so wichtig.
Eine weitere Möglichkeit, um mehr Projektzeit zu gewinnen, besteht in temporären Urlaubssperren oder darin, Urlaube zu verschieben – wenn möglich.
Wie kann ich die Effizienz meiner Mitarbeiter erhöhen?
Das Thema Motivation habe ich bereits angesprochen. Aber eine Effizienzsteigerung lässt sich auch erreichen, indem man Ablenkungen und Störungen weitestgehend reduziert. Das kann beispielsweise durch vorübergehende Telefonumleitungen geschehen, Streichen oder Verschieben weniger wichtiger Besprechungen, Reduzierung des Parteienverkehrs etc.
Natürlich ist das immer nur in einem begrenzten Umfang möglich, aber Möglichkeiten finden sich in jedem Unternehmen.
Oft sind es kleine (temporäre) Maßnahmen, die eine deutliche Effizienzsteigerung zur Folge haben.
Kann ich Arbeitspakete auslagern?
Auch eine Möglichkeit, die es zu hinterfragen gilt – Outsourcing also. Hier bin ich im Vorteil, wenn ich bereits in der Vergangenheit auf externe Dienstleister zurückgreifen konnte und damit der aufwendige Weg der Rekrutierung erspart bleibt. Auch Personalleasingfirmen bieten eine Anlaufstelle, um Arbeitsüberlastung zu kompensieren.
Kann ich einen Experten hinzuziehen?
Hier geht es nicht nur um zusätzliche Arbeitskräfte, sondern tatsächlich um Experten. Diese sind zwar teurer, leisten aber in der Regel wesentlich mehr als „konventionelles“ Aushilfspersonal in der gleichen Zeit.
Wie können mich meine Lieferanten unterstützen?
Die fristgerechte Abwicklung eines Projekts hängt auch wesentlich von der Abstimmung mit den Lieferanten ab. Nun, bei einem Planungsbüro ist das kaum der Fall, dafür aber umso mehr bei “ausführenden Firmen”.
Wenn es also zu einer unvorhergesehenen Straffung des Terminplans kommt, hat das natürlich auch Auswirkungen auf die Liefertermine. Und aus vorverlegten Lieferterminen resultieren häufig Mehrkosten, die dem Auftraggeber zeitnah mitgeteilt werden müssen.
Aber auch Lieferanten haben in der Regel Puffer berücksichtigt, die dann ausgereizt werden können.
Kann ich eine Reduzierung der Leistungserbringung erwirken?
Häufig lässt der Auftraggeber mit sich verhandeln – ein Versuch ist es allemal wert. Sind die Gründe für eine absehbare Terminverzögerung nachvollziehbar und ohne eigene Schuld zustande gekommen, kann man mit Nachsicht seitens des Auftraggebers rechnen.
Das bedeutet, dass ich meinem Auftraggeber Vorschläge unterbreiten muss, die trotz der Umstände eine termingerechte Leistungserbringung ermöglichen. Um beim eingangs erwähnten Beispiel zu bleiben, könnte eine solche Möglichkeit das Vorlegen „abgespeckter“ Pläne sein. In der Regel ist genau definiert, in welchem Umfang die Pläne in den verschiedenen Planungsstufen vorgelegt werden müssen. Wobei nicht immer alle enthaltenen Informationen für den reibungslosen Projektablauf relevant sind. Und hier kann ich ansetzen!
Ich muss also mit dem Auftraggeber klären, ob ein späteres Nachreichen dieser weniger relevanten (Plan-)Informationen und Berechnungen möglich ist. Wird dies erlaubt, habe ich etwas Puffer gewonnen. Wichtig dabei ist, dass jede Vereinbarung schriftlich dokumentiert wird.
Fazit
In der Praxis gibt es genügend Vorkommnisse, die ein Projekt verzögern können – mit all den daraus resultierenden (negativen) Folgen für den Auftragnehmer und den Auftraggeber. Da diese Hindernisse in der Regel nicht vorhersehbar sind, gilt es, rechtzeitig Ressourcen zu schaffen, Partner zu finden und ein Netzwerk aufzubauen.
Diese bilden dann das Auffangnetz für akute Phasen.
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Ich finde, es kann sehr hilfreich sein, als Unterstützung für das Projektmanagement eine Zeiterfassungssoftware zu nutzen, mit der man auch Budgets genau erfassen kann. Dadurch kann in der Auswertung genau nachvollzogen werden, wie viel Zeit für welche Aufgaben benötigt wird. So kann das Projektmanagement nachhaltig effizienter gestaltet werden.