Prioritäten erkennen – so geht’s

Was macht einen guten „Zeitmanager“ bzw. eine „Zeitmanagerin“ aus? Ich sage mal im Wesentlichen drei Faktoren:

  1. Er/sie kann Prioritäten setzen und arbeitet Aufgaben nach diesen Prioritäten ab.
  2. Er/sie erkennt Zeitfresser und kann diese auf das mögliche Minimum reduzieren.
  3. Er/sie kann Aufgaben delegieren (aber leider hat nicht jeder diese Möglichkeit).

Zu den Zeitfressern habe ich ja schon einiges geschrieben. Heute möchte ich die Prioritäten mal etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Das mit den Prioritäten ist aber nicht so einfach. Auch deshalb nicht, weil die meisten von uns diese vorgegeben bekommen, sei es durch die Vorgesetzten oder durch Termine, Deadlines etc.

Aber auch, wenn man diese von außen erhält, muss man meistens immer noch selbst entscheiden, wann was – meist auch in welcher Reihenfolge – zu erledigen ist.

Eine kleine Übung

Viele tun sich schwer damit, Prioritäten zu erkennen. Aber das Denken in Prioritäten kann man lernen. Ich habe das anfangs immer so gemacht:

Wenn ich mal den Überblick vor lauter To-do’s verloren habe, habe ich alle zu erledigenden Aufgaben aufgelistet. Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, habe ich mir eine Fragestellung überlegt:

Wo steht am meisten auf dem Spiel (für die Firma), sei es Gewinn oder Verlust?

Dann war mein Blick schon etwas klarer. Im nächsten Schritt habe ich in Abhängigkeit der Prioritäten für die einzelnen Aufgaben Erledigungstermine fixiert und die Aufgaben entsprechend dieser Termine neu sortiert.

Meine „Prioritäten-Frage“ habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinem Bildschirm platziert, bis mir das Denken in Prioritäten in Fleisch und Blut übergegangen ist.

Für Ihre Arbeit ist vielleicht eine andere Fragestellung passender.

Nun zur Übung, um im Arbeitsalltag die Prioritäten besser zu erkennen:

Nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand. Nun betrachten Sie mal einen „normalen“ Arbeitstag. Beantworten Sie jetzt für sich folgende Fragen:

Wenn ich nur noch die Hälfte meiner Arbeitszeit zur Verfügung hätte,

  • was würde ich weiterhin tun?
  • was würde ich einschränken?
  • was würde ich nicht mehr machen bzw. delegieren?

Prioritäten im Leben

Diese kleine Übung hilft nicht nur, die Prioritäten im Arbeitsalltag zu erkennen. Manchmal muss man sich auch bewusst werden, was einem im Leben wirklich wichtig ist. Hierzu ändern wir die Fragestellungen:

Wenn ich wüsste, dass ich noch genau ein halbes Jahr zu leben hätte,

  • was würde ich auf alle Fälle noch tun?
  • was würde ich unterlassen?
  • was würde ich noch machen, wenn ich in diesem halben Jahr kaum Geld zur Verfügung hätte?

Die letzte Frage stelle ich deshalb, weil viele sich bei der ersten Frage meist vorstellen, wie sie ihr Geld noch ausgeben können. Was ja überhaupt nichts Schlechtes ist – im Gegenteil. Aber wenn man darüber nachdenkt, was man noch machen würde, hätte man nur wenig Geld zur Verfügung, dann kommen meist noch andere Ziele in den Sinn.

Zum Weiterlesen:

Kommentare

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!