Hier erfahren Sie, wie Sie Outsourcing optimal für sich nutzen.

Wie wär’s mit Outsourcing?

Burkhard Heidenberger schrieb zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Immer häufiger trifft man in den Medien auf den Begriff Outsourcing. Aber was genau kann man sich darunter vorstellen und dann weiter: Wer und wie kann man Outsourcing am besten nutzen?

Auf diese Fragen möchte ich heute etwas näher eingehen. Beginnen wir mit der ersten:

Was genau ist Outsourcing?

Darunter versteht man im Grunde das Auslagern von Arbeiten. Also man lässt für sich arbeiten bzw. Aufgaben erledigen. Im Folgenden gehe ich hauptsächlich auf Outsourcing im Zusammenhang mit Einzel- und Kleinunternehmer ein – nicht auf den (groß)industriellen Bereich, die ganze Abteilungen und Arbeitsprozesse in „günstigere“ Länder outsourcen.

Es ist nun mal so: Jedem stehen nur 24 Stunden täglich zur Verfügung. Wenn einem die Arbeit erdrückt und diesbezüglich kein Ende in Sicht ist, hat man im Grunde fünf Möglichkeiten, der Arbeitsbelastung Herr zu werden:

1. Optimierung: Man optimiert Arbeitsabläufe, steigert seine Effizienz durch bessere Arbeitsmethodik, so dass man in der gleichen Zeit mehr Aufgaben schafft wie bisher. Diese Möglichkeit ist ziemlich schnell ausgereizt und bei überhand nehmender Arbeit ist die Optimierung nur ein Tropfen auf dem heißen Stein.
2. Arbeiten delegieren: Man überträgt Aufgaben an Mitarbeiter und reduziert damit die Anzahl der selbst zu erledigenden Arbeiten. Aber nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren.
3. Man nimmt keine weitere Arbeit bzw. keine weiteren Aufträge an. Diese Möglichkeit kommt aber wohl in den seltensten Fällen in Frage. Denn mit jedem neuen Auftrag fließt Geld in die Kassa. Und in der heutigen Zeit müssen viele froh sein, überhaupt Aufträge zu bekommen.
4. Man nimmt neue Arbeitskräfte auf. Diese Möglichkeit bietet sich vor allem dann an, wenn das Unternehmen wächst und in Zukunft eine weitere Auftrags- bzw. Umsatzsteigerung zu erwarten ist. Aber mit jedem neuen Angestellten nimmt auch die Flexibilität hinsichtlich Marktschwankungen ab.
5. Und jetzt kommt’s: Outsourcing. Das ist auch eine Form von Delegieren. Man delegiert in diesem Fall Arbeiten an Externe.

Heute ist Outsourcing einfacher

Mit den heutigen relativ kostengünstigen Technologien (Internet…) lassen sich Arbeiten viel einfacher auslagern, als das noch vor mehreren Jahren der Fall war. Damit lassen sich Arbeiten sogar länderübergreifend delegieren.

Wann bietet sich Outsourcing an?

Wer Arbeiten outsourcen möchte (ob generell oder nur für ein bestimmtes Projekt),   um damit seine Arbeitsbelastung zu reduzieren und dadurch vielleicht sogar ein Stück Lebensqualität zurückgewinnen möchte, sollte zuerst mal ein paar Vorüberlegungen anstellen.

Vor allem als Einzelunternehmer muss man sich mit Aufgaben rumschlagen, die viel wertvolle Zeit kosten, die aber jemand anderes mindestens genau so gut erledigen kann – und im Vergleich zum eigenen Stundenlohn – wesentlich günstiger.

Aber auch Spezialarbeiten bieten sich für Outsourcing an. Manchmal wird man mit Aufgaben konfrontiert, für die man vielleicht sogar die Qualifikation hätte, aber einem einfach die Übung und die Routine fehlt. Auch hier sollte man sich fragen, ob es nicht günstiger ist, wenn man diese Arbeiten von einem Spezialisten erledigen lässt – wieder unter Betrachtung des eigenen Stundenlohns:

Ein Spezialist erledigt die gleiche Arbeit in der Regel in einer weit aus kürzeren Zeit und dazu meist auch noch in einer besseren Qualität.

Wenn man die eigenen Aufgaben mal genauer unter die Lupe nimmt, entdeckt man sicher Arbeiten, die sich für Outsourcing förmlich aufdrängen.

Die Schwierigkeiten beim Outsourcing

Nehmen wir an, Sie haben Arbeiten zum Outsourcen entdeckt und sich auch dafür entschieden. Aber dann kommt der schwierige Teil.

Nun gilt es Partner zu finden, an die man Arbeiten abgeben kann, seien es Schreibarbeiten, Buchhaltungsaufgaben oder welche Aufgaben auch immer.

Und ein solcher Partner sollte

• verlässlich sein,
• kompetent sein,
• die Arbeiten in der gewünschten Qualität und Zeit erledigen,
• Arbeiten wenn möglich günstiger, aber mindestens zu den gleichen Kosten erledigen, wenn man den eigenen Stundenlohn gegenrechnet.

Um solche externe Partner zu finden, sollte man sich rechtzeitig umschauen, und nicht erst dann, wenn der Hut brennt. Einfach mal ein paar Angebote und Testarbeiten einholen, dann kristallisieren sich sehr schnell potenzielle Partner heraus.

Klein anfangen

Dann mal eine „kleinen“ Auftrag vergeben und sich so gemeinsam langsam herantasten. Denn jede Zusammenarbeit nimmt eine gewisse Einarbeitungsphase und damit Zeit- und Koordinationsaufwand in Anspruch.

Wer in „Stoßzeiten“ bereits auf verlässliche Partner zurückgreifen, also Aufgaben outsourcen kann, kommt nicht so schnell ins Schleudern.

Deshalb: Analysieren Sie genau, ob und welche Arbeiten sich zum Outsourcen lohnen. Schauen Sie sich rechtzeitig nach Outsourcing-Partner um. Bauen Sie ein Netzwerk auf. Damit schaffen Sie sich ein Auffangnetz für Zeiten, in denen die Arbeitsbelastung überhand nimmt.

Haben Sie Erfahrung mit Outsourcing?

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