Zeitsparen mit Verteilerlisten in Outlook
Eine Verteilerliste in MS Outlook ist etwas Praktisches.
Denn oft versendet man eine E-Mail an dieselbe Personengruppe. So eine Personengruppe können im Privatbereich die Freunde sein, im Business sind das beispielsweise alle an einem Projekt beteiligten Personen.
Häufig habe ich gesehen, dass für solche Zwecke jede E-Mail-Adresse einzeln in die Empfängerliste eingefügt wird. Sei es aus Unwissenheit, dass es auch anders geht, oder einfach aus Bequemlichkeit.
Dabei dauert das Anlegen einer Verteilerliste sicher nicht länger als das umständliche Suchen aller Empfänger und das mühsame Auswählen und Einfügen jedes einzelnen. Einmal eingerichtet, reicht dann ein Klick auf die Verteilerliste und Sie können die E-Mail an die entsprechende Personengruppe senden.
So legen Sie in Outlook eine Verteilerliste an
Hier beispielhaft für die Outlook-Version 2007.
- Klicken Sie im Menü Datei > Neu > Verteilerliste.
- Geben Sie dann im Feld Name einen eindeutige Bezeichnung ein, z. B. Freunde.
- Nun brauchen Sie nur mehr auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen oder Neu hinzufügen klicken, um die E-Mail-Adressen Ihrer Freunde in die Verteilerliste aufzunehmen.
- Klicken Sie dann auf Speichern & Schließen. So, die Verteilerliste ist angelegt.
Eine E-Mail an die Verteilerliste schicken
Wenn Sie nun eine E-Mail an die neu angelegte Verteilerliste – in unserem Fall an die Freunde – schicken wollen, geht das blitzschnell:
- Öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie in der geöffneten Nachricht auf die Schaltfläche An.
- Nun öffnet sich das Dialogfenster mit der Verteilerliste. Klicken Sie auf die Verteilerliste Freunde und dann auf An. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Nun können Sie die Nachricht an Ihre Freunde versenden.
Die Verteilerliste bearbeiten
Wenn Sie in der Verteilerliste weitere E-Mail-Adressen ergänzen oder die bestehenden ändern wollen, müssen Sie die Verteilerliste bearbeiten. Das geht ganz einfach:
- Klicken Sie auf den Ordner Kontakte.
- Nun sehen Sie dort die angelegte Verteilerliste:
- Mit einem Doppelklick auf die Verteilerliste Freunde wird diese geöffnet und Sie können Sie beliebig bearbeiten.
Nutzen Sie Verteilerlisten in Outlook und sparen Sie in Zukunft damit Zeit.
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