MS Outlook: Worin besteht der Unterschied zwischen privat, persönlich, vertraulich?
Zuletzt aktualisiert: 15.12.2022
In MS Outlook können Sie eine E-Mail vor dem Versenden mit einer Vertraulichkeitskennzeichnung versehen.
Diese zugegebenermaßen etwas versteckte Möglichkeit finden Sie bei geöffneter Nachricht im Register Optionen (1) und dann durch Klick auf den kleinen Pfeil bei Weitere Optionen (2):
Darauf öffnet sich das Eigenschaften-Fenster mit weiteren Nachrichteneinstellungen:
Beim Punkt Vertraulichkeit stehen Ihnen vier verschiedene Vertraulichkeitsstufen zur Verfügung: Normal, Persönlich, Privat, Vertraulich:
Standardmäßig sind Nachrichten mit Normal gekennzeichnet.
Was es mit den Kennzeichnungen auf sich hat
Nun, diese Markierungen dienen ausschließlich als Hinweis für den Empfänger und haben keinen Einfluss auf das Weiterbearbeiten der Nachricht.
So sollen diese Markierungen dem Empfänger folgende Hinweise liefern:
Privat
Als Beispiel: Eine Person, mit der Sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, sendet Ihnen eine Nachricht. Diese E-Mail hat inhaltlich nichts mit dem Projekt zu tun und wird vom Absender deshalb mit Privat gekennzeichnet. Er sendet Ihnen z. B. zwischendurch etwas Lustiges zur Auflockerung.
Persönlich
Sie haben einen Arbeitsplatz, an dem mehrere Personen auf Ihren PC und damit Ihren Posteingang Zugriff haben. Solche Situationen gibt es gelegentlich in Instituten und Labors.
Diese Information ist also für Sie persönlich bestimmt, kann aber trotzdem von allen gelesen werden, die gemeinsam den Posteingang nutzen.
Vertraulich
Als vertraulich soll eine Nachricht dann gekennzeichnet sein, wenn der Inhalt heikel und nicht für jedermanns Augen vorgesehen ist. Aber auch hier gilt: Das ist ein reiner Hinweis.
Darstellung der Vertraulichkeitsstufen beim Empfänger
Die Kennzeichnungen sind an verschiedenen Stellen sichtbar. Zum einen im Posteingang selbst, vorausgesetzt, Sie haben das Feld Vertraulichkeit eingeblendet:
Dann ist der Hinweis beim Empfänger auch in der geöffneten Nachricht ersichtlich:
Diese Kennzeichnungsmöglichkeit kann aber mehr
Wenn Sie eine E-Mail mit Privat markieren, kann der Empfänger sie nicht mehr ganz so einfach manipulieren, wie das in älteren Outlook-Versionen möglich war.
Und bei der Verwendung von Outlook-Exchange können als privat gekennzeichnete E-Mails in öffentlichen E-Mail-Ordnern von anderen nicht gelesen werden, was durchaus sehr sinnvoll ist.
So viel zu den unterschiedlichen Vertraulichkeitsstufen in Outlook.
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Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer
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