Fragen, Tipps, Formular & Leitfaden für Ihr erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist ein regelmäßig – üblicherweise jährlich – durchgeführtes Feedbackgespräch zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft (Vier-Augen-Gespräch).

Gemeinsam wird dabei ein Blick in die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft hinsichtlich Arbeitssituation und Unternehmensziele geworfen.

Im Idealfall erhält sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft wertvolles Feedback. Natürlich müssen dann auch entsprechende Maßnahmen und definierte Vereinbarungen folgen, damit das Gespräch seinen Zweck erfüllt.

Ziel eines Mitarbeitergesprächs ist es also, auf Basis des Feedbacks erforderliche Maßnahmen abzuleiten, deren Umsetzung die Arbeitssituation des Mitarbeiters verbessert und die Erreichung der Unternehmensziele fördert.

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Mitarbeitergespräch richtig durchgeführt, dann für beide Seiten ein Gewinn

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Mitarbeitergespräch?

In der Regel findet das Gespräch einmal jährlich statt, deshalb spricht man oft von einem Jahresgespräch. Die Intervalle können individuell und nach Bedarf gewählt werden.

Da diese Gespräche doch viel Zeit in Anspruch nehmen (für die Vorbereitung, die Gespräche selbst, Nachbearbeitung), empfehle ich, diese in einer ruhigeren Phase anzuberaumen. Das kann beispielsweise eine saisonal bzw. aufgrund der Auftragssituation ruhigere Zeit sein.

Auch kann es sinnvoll sein, die Mitarbeitergespräche vor Beginn eines größeren Auftrags/Projekts durchzuführen – wenn das möglich und planbar ist. Denn häufig kristallisieren sich Schwierigkeiten und Hindernisse in der Zusammenarbeit und in Arbeitsabläufen erst aus den Gesprächen heraus, welche die erfolgreiche/effiziente Auftragsabwicklung beeinträchtigen.

Werden diese Schwierigkeiten dann in weiterer Folge vor Beginn der größeren Auftragsabwicklung behoben bzw. reduziert, kommt das dem Unternehmen und auch den Mitarbeitern zugute.

Auch nach größeren internen Umstrukturierungen empfiehlt sich ein Mitarbeitergespräch, um die Auswirkungen im Detail zu ermitteln.

Ja, ein Mitarbeitergespräch ist mit Aufwand verbunden!

Das Gespräch kann nicht mal schnell zwischen Tür und Angel geführt werden. Es bedarf einer gründlichen Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung.

Der Gesamtaufwand ist natürlich auch von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig. Als groben Richtwert für ein ergiebiges Mitarbeitergespräch (nur das Gespräch, ohne Vor- und Nachbearbeitung) können Sie 1 Stunde/Mitarbeiter ansetzen. Und das ist nicht wenig, insbesondere wenn die Gespräche von der Führungskraft neben dem operativen Tagesgeschäft durchgeführt werden müssen.

Umso wichtiger ist es, dass Sie die aus den Gesprächen resultierenden Erkenntnisse nutzen und die Umsetzung der vereinbarten Ziele forcieren. Denn sonst können Sie das Gespräch als reine Zeitverschwendung verbuchen.

In größeren Unternehmen erfolgt die Durchführung der Mitarbeitergespräche in der Regel von der Personalabteilung.

Auf die richtigen Fragen kommt es an

Inwieweit Sie als Vorgesetzte(r) nutzbare Informationen von Ihren Mitarbeitern in den jeweiligen Gesprächen erhalten, hängt u. a. auch von den Fragen ab, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen. Im Folgenden habe ich einige Fragen formuliert. Daraus können Sie Ihren individuellen Fragekatalog zusammenstellen.

Ihre Fragen an den Mitarbeiter:

  • Gibt es (aktuelle) Probleme und/oder Schwierigkeiten, die aus Ihrer Sicht möglichst zeitnah gelöst werden müssen? (Beispiele: bei einem aktuellen Projekt, Computer-, Software-, Netzwerkprobleme, andere Gerätemängel bzw. Funktionseinschränkungen, Mobbing, …)
  • Was läuft aus Ihrer Sicht gut, womit sind Sie sehr zufrieden? (z. B. Zusammenarbeit im Team, Betriebsklima)
  • Wo sehen Sie noch Optimierungspotenzial? Haben Sie konkrete Vorschläge?
  • Wo bzw. in welchem Bereich wünschen/brauchen Sie Unterstützung und von wem in welcher Form?
  • Wo sehen Sie die Gründe, warum das (Projekt-)Ziel nicht erreicht wurde? (konkretes Projekt/Ziel nennen)
  • Wie kann im Team (oder in der Abteilung) die Zusammenarbeit verbessert werden? Gibt es Schwierigkeiten im Team?
  • Wo sehen Sie Informationsbedarf? Welche Informationen fehlen Ihnen? Wo und wie kann die Kommunikation verbessert werden?
  • Welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wünschen Sie sich im Unternehmen? Wie können wir/ich Sie dabei unterstützen?
  • Wo sehen Sie sich (im Unternehmen) in den nächsten drei Jahren?
  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Tätigkeit? Was könnte(n) wir/ich beitragen, um Ihre Zufriedenheit zu steigern?
  • Wünschen Sie sich bestimmte Fortbildungs-/Schulungsangebote? Wenn ja, in welchem Bereich?
  • Wie/wo könnten Sie die dadurch gewonnenen Kompetenzen in Ihre Tätigkeit einbringen? Was würde sich dadurch gegenüber der aktuellen Situation ändern?
  • Die Anschaffung welcher Arbeitsmittel (Software, Geräte, …) würde Ihre Tätigkeit erleichtern/effizienter gestalten und/oder die Arbeitsergebnisse verbessern?
  • Fühlen Sie sich in Ihrem Tätigkeitsbereich überfordert/unterfordert? Was müsste sich ändern, was könnten wir/ich dagegen unternehmen?
  • Welche Tätigkeit liegt Ihnen besonders, wo sehen Sie Ihre Stärken? Wie/in welchen Bereichen können Sie Ihre Stärken noch mehr einbringen/besser einsetzen?
  • Wo/wann (Arbeits-/Projektabläufe) kommt es häufig zu Verzögerungen und wie könnten diese in Zukunft verhindert/reduziert werden?
  • Funktioniert die Vertretungsregelung in Ihrer Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit)? Was könnte besser sein?

Wichtige Informationen, die Sie als Führungskraft dem Mitarbeiter im Gespräch auch kommunizieren sollen:

  • was Sie sich von ihm/ihr erwarten und wünschen
  • welche nächsten Unternehmensziele anstehen und was er/sie dazu beitragen soll (Leistungsziele, Zielvorgaben)
  • was aus Ihrer Sicht als Führungskraft in der Vergangenheit hätte besser laufen können (z. B. Soll-Ist-Vergleich)
  • wo Sie aktuell Schwierigkeiten und Probleme sehen
  • allgemeine für den Mitarbeiter relevante Informationen

Machen Sie sich Notizen zu den Antworten des Mitarbeiters. Nach der Beantwortung der Fragen definieren Sie mit dem Mitarbeiter gemeinsam Vereinbarungen und Maßnahmen – und das schriftlich!

Diese schriftlich formulierten Vereinbarungen und Maßnahmen bilden die Basis für das nächste Mitarbeitergespräch. Der Angestellte weiß, was von ihm (bis wann) erwartet wird, und Sie als Führungskraft wissen, was sich der Mitarbeiter wünscht, wo es Schwierigkeiten gibt, wo Handlungsbedarf besteht.

Ein Formular für Ihr Mitarbeitergespräch

Ich habe ein Formular erstellt, das Sie zur Protokollierung der Vereinbarungen und definierten Maßnahmen verwenden können:

Download Formular Mitarbeitergespräch:

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Leitfaden: Wie Sie ein Mitarbeitergespräch führen

Sind Sie unsicher, wie Sie ein Mitarbeitergespräch am besten angehen, dann habe ich hier noch einen Leitfaden, der Ihnen zur Orientierung hinsichtlich des Gesprächsablaufs dienen soll:

Download Leitfaden Mitarbeitergespräch:

leitfaden-mitarbeitergespraech

Zum Weiterlesen: 

Kommentare

  • Lea

    Sehr geehrter Herr Heidenberger,

    Sie richten sich ja in erster Linie an Arbeitgeber, aber vielleicht darf ich Sie trotzdem um Rat fragen?

    Als Arbeitnehmerin steht mir schon bald das nächste Zielvereinbarungsgespräch bevor, vor dem mir schon seit langem graut.

    Bei meinem Arbeitgeber läuft es so ab, dass der Chef mit der Personalleiterin an einer Tischseite sitzt und ich wie ein Delinquent davor.

    Dann wird ausführlich besprochen, was im vergangene Jahr nicht gut gelaufen ist ( „bei dem Auftrag haben Sie aber mehr Rabatt gegeben, als in den Richtlinien steht!“). Erfolge werden mit einem halben Nebensatz abgehakt. („So, der Umsatz war ja ganz ordentlich, aber…“.)

    Ich habe jedes Jahr geradezu Angst vor diesen Gesprächen. Was kann ich dazu beitragen, dass es besser läuft?

    Lea antworten
    • Hallo Lea!

      Wenn ein Mitarbeitergespräch mehr oder weniger wie ein Verhör geführt wird, dann liegt der „Nachholbedarf“ eindeutig auf der anderen Seite, nicht bei Ihnen. Am besten sprechen Sie gemeinsam mit Kollegen den Chef oder die Personalleiterin auf dieses Thema an. Denn Sie sind wahrscheinlich nicht die einzige in der Firma, die sich bei dieser Form des Mitarbeitergesprächs unwohl fühlt.

      Wenn dieses Unbehagen, welches durch diese Form des Mitarbeitergesprächs ausgelöst wird, der Personalleiterin und dem Chef nicht bewusst ist, werden sie es von sich aus sicher nicht ändern.

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Lea

    Vielen Dank für Ihre Antwort; Sie haben mir Mut gemacht, das Thema anzusprechen.

    Lea antworten

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